YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİ

1. GİRİŞ

Önümüzdeki çağ çevrenin çok çabuk değişmesi sebebiyle “çelişkiler çağı” ya da “global çelişki çağı” olarak adlandırılmaktadır. Rekabet global oyuncular sayesinde kızışmakta ve farklı bir çehre kazanmaktadır. Şirketlerin global çapta rekabet etme zorunluluğu alıştıkları biçimlerin dışında hareket etmelerine sebep olmaktadır. Bu değişime ayak uyduramayanlar ise mevcut pazarlarını ve konumlarını kaybedecektir.

Global çapta rekabet için daha büyük şirketler oluşturulmalıdır ki rekabetçi üstünlük sağlanabilsin. Ancak global rekabet zamanında ve çabuk karar vermeyi gerektirmektedir; bu ise şirketlerin küçülmesini gerektirmektedir. Diğer önemli bir faktör ise bilişim teknolojisidir. Büyük şirketler iletişimi, küçük şirketler ise dış bilgilere ulaşmayı bilişim teknolojileri sayesinde daha çabuk ve rahat yapabilmektedir. Şirketler piyasa baskılarına ve rakiplerin ilerlemelerine büyük bir hızla adapte olup beraberinde maliyetlerini kontrol ederek azaltmaya çalışmalıdır.

Günümüzde şirketleri etkileyen temel unsurlar şirket dışından kaynaklanmaktadır. Çeşitli dış etkiler pek çok yönetim bilimci tarafından incelenmiştir. Bunlar arasında teknoloji etkisi, global rekabet, kalite, müşteri ihtiyaçları ve zamanında karar verme gibi konular vardır. Bu etkilerin çoğu aslında birbiriyle ilişkilidir ve sürekli etkileşim halindedir.

Yönetim açısından ele alındığında bu kadar karmaşık ve çok sayıda değişikliğin kararlı ortamlar için uygun olan klasik yönetimin hiyerarşi anlayışı içerisinde çözülmesi oldukça zordur. Sorun doğru ölçeği yakalayıp zamanın etkin olarak kullanabilmesidir. Bu amaçla her durumda avantaj sağlayabilecek yeni yönetim yaklaşımları ortaya çıkmıştır. Takımlarla yönetim, azaltılmış hiyerarşi ve ağ tipi organizasyon yapıları bunlar arasındadır.

Yeni organizasyon yaklaşımları ve büyüyen şirketlerde temel sorun bilginin paylaşılması haline gelmiştir. Ancak bilginin sadece paylaşılması değil önemli süreçlerde girdi olarak kullanılabilmesi de gerekmektedir. Bunun sağlanabilmesi için bilginin tutularak istenildiği gibi işlenebileceği bir ortama gerek duyulmaktadır.

Bilgi artık stratejik bir kaynak haline gelmiştir. Bu açıdan bilginin de yönetilmesi gerekmektedir. Yönetim bilişim sistemleri bu bilgiyi karar vermede kullanılmak üzere süreçler ve karar vericiye/uygulayıcıya anlamlı hale getirir. Bilginin girdi olduğu bu süreçler sonunda tekrar bilgi çıkmaktadır. Önemli noktalardan biri de dış bilginin alınarak bu süreçlere dahil edilmesi ve sonuçlarının paylaşılmasıdır.Bu çalışma şirketlerin bu değişime rahatlıkla ayak uydurabilmesini sağlayan en önemli araçlardan biri olan Yönetim Bilişim Sistemlerini (YBS) güncel kavramlarla ilişkilerini göz önünde bulundurarak genel olarak incelemektedir.

1.l.Tarihçe

Günümüzün koşullarının daha iyi kavranması için geçmişin iyi anlaşılıp yorumlanması gerekmektedir. Bu nedenle birçok tarihçinin kabul ettiği görüşe göre; gelişen, ilerleyen uygarlıkların en önemli karakteri; etkin bilgi üretme, kullanma ve saklamalarıdır. M.Ö. 4500’lerde birçok uygarlık Mezopotamya’da başarı ve zenginlik kazanmıştır. Bu örgütlerin en ilginç ortak özellikleri ; kayıtlarını ve bilgilerini değişik büyüklük ve şekildeki kilden tabletlere yazmış olmalarıdır. Tabletler üzerine yazılan ve çizilen şekillerden yararlanarak uygarlıklara ait satış, satın alma anlaşmaları gibi konularda bilgi ve fikir sağlanmaktadır. Görüldüğü gibi, bilgi sistemleri eski çağlardan beri kullanılan ve yeni olmayan bir kavramdır. Zamanımızdan 500 yıl kadar önce, Güney Amerikalı Kızılderili İnka’lar, binlerce karakter dizinlerini kapsayan veri tabanı ve işleme modeli “quipus” olarak adlandırılan bir bilgi sistemi geliştirmişlerdir.

l8.yy ortalarında verilerin işlenerek bilgiye dönüştürülmesi çalışmalarına verilen önem daha da artmıştır. 19.yy Avrupası’ nda endüstriyel devrimle beraber küçük imalathanelerdeki üretim şekli yerini fabrikalarda toplu üretim şekline bırakmıştır. Bu gelişme, ürünlerin dağıtım ve pazarlaması için gerekli hizmet endüstrisinin gelişmesine neden olmuştur. Hizmet endüstrisinde doğan ihtiyaçlar, paralelinde teknolojik gelişmeyi de hızlandırmıştır. Bilgi işlem konusunda daima arayış içersinde olan insanoğlu teknolojik gelişmelerden yararlanarak bilgi sistemlerini geliştirmeye çalışmışlardır.

1950’li yıllara kadar bilgisayarlar, savunma ve bilimsel amaçlı çalışmalara hizmet ediyordu. 1951’de işletmelerde kullanım amaçlı ilk bilgisayar (Univac) üretilmiştir. Bu dönemde elektronik veri işleme ve otomatik veri işleme kullanılmaya başlanmıştır. 1960’lı yıllarda yöneticiler gerekli olan bilgileri raporlar halinde edinirken 1970 ve 1980’li yıllarda , yazılım ve donanım araçlarını kullanıma sunan karar destek sistemlerinden yararlanmaya başladılar. Bu araçlar, yöneticilerin gerekli bilgileri istedikleri anda, çabuk ve direkt olarak bilgisayarlardan sağlamalarına imkan tanımaktadır.

Dünya genelinde l980’lerden itibaren çeşitli eğilimler baş göstermiştir. Bunları, dünya genelinde global ekonominin yaygınlık kazanması ve toplumların güdümlü veya kendiliğinden değişerek bilgi tabanlı hizmet sektörlerinin oluşmasına zemin hazırlaması olarak sınıflandırılabilir. Kabaca iki ana gruba ayrılan bu eğilimlerin en büyük destekçisi de gelişen, dünya ekonomileri için pazar oluşturan ve aynı zamanda kendisi de bir pazar olan teknolojidir. Dünya ekonomilerinin globalleşmesi bilginin değerini arttırıcı bir etkide bulunmuş ve bilgiyi elinde tutan kişi, kurum ve kuruluşlar için fırsat kapıları açmıştır. Günümüzde, işletmeler global anlamda ticaret ve yönetim sağlayabilmek için büyük ölçüde bilişim teknolojisinden yararlanmaktadırlar.

İşletmeler, amaçları arasında bulunan maliyet düşürülmesi, kârlılık arttırımı, insan etkisinin azaltılması, etkin ve hızlı karar alma gibi konularla ilişkili hedeflerine ulaşmak için doğru, zamanında gelen ve kararı yönlendiren raporlara ihtiyaç duymaktadır.

Bunun yanı sıra, yukarıda belirtilen globalleşme ve değişim rüzgarı kişileri, kurum ve kuruluşları daha açık, korumasız ve tehlikeli bir ortama sürüklemiştir. Bu ortamın getireceği tehlikeleri etkisiz kılmak bilgiye sahip olmayı ve bilgiyi yönetebilmeyi gerektirmektedir. Bu amaçlarla kullandığımız yüksek teknolojili sistemlerin tümünü Bilişim Sistemleri olarak adlandırmaktayız.

Bilişim sistemi genel olarak;

Bir organizasyonda kontrol ve karar mekanizmalarına destek olmak için gerekli bilgileri toplayan, depolayan, dağıtan, süreçleyen ve etkileşimli olarak çalışan donanım

ve yazılımların bütünüdür.

Şekil 1.1. Bilişim Sistemi ve Çevresi

Globalleşme sonucunda bilgi ve bilişim ekonomisi adlı yeni bir iş kolu oluşmuştur. Bu iş kolunda veri işçileri, bilgi işçileri ve bilişim işçileri istihdam edilmiştir.

Bilgi yoğun işler; süreçleri sonunda yüksek öğrenim ve bilgi gerektiren ürün veya hizmetler sunan işlerdir. Bu meslek alanlarında çalışmak için derin bir uzmanlaşmaya gitmek gerekli görülmektedir. Bu uzmanlaşma sonucunda yukarıda da belirtildiği gibi yeni meslek alanları doğmuştur. Bunlarda ilki veri işçiliğidir.

Veri işçileri organizasyonun verilerinden sorumlu çalışanlardır. Veriyi ham durumda saklarlar ve her an kullanıma hazır durumda tutarlar. İlk akla gelen veri işçileri sekreterler, kütüphane ve arşiv görevlileridir. Fakat yakın gelecekte işletmelerin çok gizli bilgilerini güvenlik altına alacak bilgi güvenlik sorumluları istihdam edileceklerdir. Bu görevliler gelecekte patlak verebilecek herhangi bir bilgi savaşında kilit rol üstleneceklerdir.

Bilgi işçileri; ham verileri işleyen, bu verilere bir katma değer katarak bilgi üreten işçilerdir. Bu işçiler işletme bilgilerini değerlendirirler ve kademelerine göre strateji üretirler, yeni veri kaynakları ararlar. İlk akla gelen örnekleri, mühendisler ve mimarlardır. Günümüzde guru olarak adlandırılan fütürologlar geleceğin bilgi işçilerine örnek teşkil etmektedirler, bunun sebebi düşünce boyutunda gelecekte bilgi işçiliği yapıyor olacaklarından kaynaklanmaktadır.

Geleceğin teknikerleri olan bilişim işçileri teknolojik ilerlemeyi hem yönlendirecek hem de takip edecektir. Veri işçilerinin gereksinim duyacağı güvenlik araçlarını, bilgi işçilerinin gereksinim duyacağı donanımı bilişim işçileri sağlayacaklardır. Bilişim işçilerinin gelecekteki rolü belirttiğimiz gibi oldukça önemlidir. Sahnede olmamalarına rağmen destekçi rolünün, kazandırdığı önem nedeniyle pozisyonunu sağlamlaştıracaktır.

Şekil 1.2. Veri ve Bilgi İşçileri

Kısaca özetlersek;

FBilgi işçileri, ürün veya hizmet tasarlayan, işletme için bilgi üreten çalışanlardır. (mühendis, mimar vb.)

FVeri işçileri, organizasyonun verilenini düzenleyen ve saklayan çalışanlardır. (sekreter, arşiv sorumlusu)

FÜretim ve hizmet işçileri, işletmede ürün veya hizmet üreten çalışanlardır.

Bilişim sistemleri organizasyon içerisinde tüm kademelerde bilginin analizi, gösterimi ve sorun çözme gibi konularda karar verme durumundaki kişilere destek sağlamaktadır. Bilişim sisteminin girdisi organizasyon içinden ve çevresinden sağlanan bilgidir. Bu sistemde dönüşüm süreci bilginin işlenmesi ve anlamlı hale getirilmesidir. Sonuçta oluşan çıktı ise anlaşılır ve amaca yönelik bilgidir. Burada bir geri besleme söz konusudur o da çıktı olarak elde ettiğimiz bilginin başka bin bilgiyi elde etmek için girdi oluşudur.(LAUDON, 1995)*

2. BİLGİ ve BİLİŞİM SİSTEMLERİ

2.1. Bilgi Nedir?

Bilgi kavramı, Latince “informatio” kökünden olup biçim verme eylemi olarak tanımlanır. Bilgiye kişinin veriye yönelttiği anlam da denilebilir. Bilgi üzerinde çalışılan içerik ve perspektife göre pek çok çeşitte anlamlar içeren kompleks bir kavramdır. Bazı tanımları:

§ Öğrenme,araştırma veya gözlem sonucu elde edilen gerçek ve ilkelerin bütününe verilen ad.

§ Buluşta odaklanmış,uzmanlıkla birleştirilmiş, özel ilişkili bir aksiyondur.

§ İnsan,para,dürtü,öğrenme,güç ve yetenek avantajıdır.

§ Bir alanda ilgili çeşitli özellik ve tavırları açıklayan modeller kümesidir.

§ Yönetme yeteneğidir.

§ Bir değer ekleme davranışı ve aktivitesidir.

Bilgi karşımıza birçok farklı şekilde çıkabilir. Çizim,metin,fotoğraf,film vb. birer bilgi çeşididir. Bilgi bir işi gerçekleştirmede sermaye,emek veya topraktan daha fazla konuyla ilgilidir. Bilgi yeni çıkmış durumlara adapte olabilme yeteneği sağlar, öğrenmenin bir sonucudur ve rekabet avantajını arttırır. Burada önemli olan husus bilginin ‘‘kaydedilebilir, görülebilir, tekrar tekrar elde edilebilir, gözlenebilir ve yorumlanabilir’’ bir şekilde olmasıdır.

Bir bilginin değerli olması için odaklanmış, test edilmiş, gerçeklenmiş ve paylaşılmış olması gereklidir. Ayrıca bilginin girdi ve çıktılarının basit olması, güncellenebilmesi, dilinin basit ve uygun olması gereklidir.

2.2. Bilginin Çevrimi

Bilgiler aşağıdaki çevrime göre ömürlerini tamamlar. Bilginin türü ve özellikleri değişse de bu çevrim kesinlikle değişmemektedir.(ÇETİN ,1997)*

a) Bilgi doğar,bulunur ya da keşfedilir.

b) Bilgi kaydedilir.

c) Bilgi kullanılır,değerlendirilir.

d) Bilgi geliştirilir.

e) Bilgi aktarılır.

f) Bilgi arşive kaldırılır.

2.3. Bilginin Tanımlanması

2.3.1. İşlenmiş Data Olarak Bilgi

Veriler (data) genellikle tanımlanmamış kullanım ve başvuruları içeren ham gerçekleri göz önünde tutarlar. Bilgi seçeneklere etki eden işlenmiş data olmak üzere göz önünde tutulur. Data bazen formatlanır , filitrelenir ve özetlenir. Araştırmacılar datayı hipotezleri test etmek için toplarlar, böylece data, işlenmemiş ve analiz edilmemiş sayılara bağlıdır. Data, analiz edildiğinden, bilim adamları datanın içerdiği bilgi hakkında konuşurlar,bilginin yorumlanması ise,analizlerinden elde edilir.

2.3.2. Belirsizliğin (Bilinmeyenin) Karşıtı Olarak Bilgi

Bilgi üzerindeki farklı bir perspektif ekonomik teoriden türetilmektedir ve burada bilgi bilinmeyenin negatif ölçüsü olarak tanımlanmaktadır. Mikro ekonomi teorisinde arz ve talebin dengesi mükemmel olarak bilinen pazara bağlıdır. Burada tüm satıcılar ve alıcılar, birbirleri hakkında tüm bilgilere sahiptir ve bilinmezlik burada yer almaz. Bilgi, arz ve talep hakkında bilinmeyenleri yok ederek bir pazarı mükemmel hale getirmektedir. Makro ekonomik teoride, ekonominin yönünü ölçen ve önceden haber veren ekonomik sinyaller ekonomik durum hakkında bilgi sağlamaktadır. Firma bu sinyalleri çözerek bilinmeyeni en aza indirmektedir.

Yöneticiler bu nedenlerle bilgiyi bilinmeyeni azaltan şeklindeki terimlerle tanımaktadır. Çünkü yöneticiler, karar vermede alternatiflerin çıktılarını düşünmeli, kararın kalitesini, karar verme prosesinin etkisini arttıran çeşitli alternatiflerin çıktıları hakkında bilinmeyenin azaltılmasını tasarlamalıdırlar.

2.3.3. Anlamlı Bir Sinyal Olarak Bilgi

Bilgi teorisi, insanlar ve/veya makineler arasındaki haberleşmenin etkisini ölçme olmakla birlikte ,bilgiyi haberleşmenin girdisi ve çıktısı olarak tanımlamaktadır. Gönderici ve alıcı tarafından aynı şekilde yorumlanan elektronik, denetlenebilir, görülebilir veya diğer sinyaller bilgiyi iletirler.

Yöneticiler haberleşmeci olarak görevlerinde bilgiye ulaşırlar ve bilgiyi yönetmektedir. Anlamlarını iletecek şekilde, datayı veya sinyalleri organize eden raporları alırlar. Yöneticiler, haberleşmenin bir parçası olarak duydukları ve gördükleri bilgilerden bir anlam türetirler ve bunu karar vermek için kullanmaktadır. (GORDON)*

2.4. Yönetimde Bilgi İle İlgili Kavramlar

2.4.1.Yönetimde Bilgi Tanımı

Yönetim alanında bilgi “yöneticinin karar almasına yardımcı olan öğeler’’ dir. Daha dar anlamıyla işletme yönetiminde bilgi; “raporlar halinde üst düzeylere çıkan, emirler şeklinde alt kademelere inen günlük faaliyetler aracılığı ile işletmenin işlevsel bölümlerini birbirine bağlayan, müşteri ve ortak ilişkileriyle işletme dışına yönelen ve nihayet hesap durumu çizelgeleri ve basın yayın organlarıyla işletme içine yönelen bir olgudur.

Yönetimde bilgi, belirli amaçlara ulaşmak veya belirli bir anlayışı geliştirmek için verilerin ya da ham bilgilerin bir işlem sonucunda yöneticilere yararlı biçime sokulmuş şeklidir. Bu tanımdan bilginin bir dönüşüm sürecinin sonucu olduğu görülmektedir. Şu halde, hammaddenin bir üretim süreci sonunda ürün haline dönüştürülmesine benzer biçimde veri ya da işlenmemiş bilgiler de veri işleme süreci sonucu bilgiye dönüştürülebilir. Bu arada üretim süreci sonunda elde edilen ürünler satılıp, değerlendirilmedikçe bir yarar sağlamadığı gibi, veri işleme süreci sonunda elde edilen bilgi de yerinde kullanılmayıp, yönetim faaliyetleri ve karar almayı desteklemedikçe bir değer kazanamayacaktır.

2.4.2. Yönetimde Bilgi Gereği

Bilgi insan düşünce ve eyleminin bulunduğu her alanda gereklidir. Kişisel ve örgütsel kararların temelini oluşturmanın yanı sıra, önemli bir ulusal kaynak, büyük bir politik ve ekonomik güç kaynağıdır. Gerekli bilgiye sahip olan kişiler, bilgi sahibi olmayanlara oranla, kendi bilgi temellerini oluşturmada daha fazla yeteneğe, daha iyi meslek ve yaşam biçimi olanaklarına sahip olabilecek, çevrenin değişen koşullarına uymada daha az güçlükle karşılaşabileceklerdir. Her işlem bir karar almayı içerir ve karar süreci doğru, zamanlı, eksiksiz ve yerinde bilgi ile desteklenmelidir. Bir yöneticinin sahip olduğu bilgiler bu özellikleri taşımazsa, aldığı kararların niteliği en azından bozulacak işten beklenen başarı sağlanamayacaktır. Bilgi ekonomik bakımdan örneğin enerji kaynağı gibi yeni bir doğal kaynak olarak değerlendirilebilir. Bu açıdan bakıldığında, bilginin bir rekabet aracı olma özelliği açıklık kazanmaktadır.

Özetle etkinlikle kullanabileceklerin elinde nitelikli bilgi iyi kararların verilmesini destekleyecektir. İyi kararlar yönetsel eylemlerin etkinliğini arttıracak etkin yönetsel eylemler ise örgüt hedeflerine başarılı bir biçimde ulaşmayı sağlayacaktır.

Bir işletme ya da örgütte, yalnız üst düzeyde bulunan yöneticilerin değil tüm bölüm yöneticilerinin bilgiye gereksinimi vardır. Örneğin üst düzey yönetimi için stratejik planlama ve politika kararları için bilgiye gereksinme duyulurken, pazarlama yöneticisi pazar araştırma, reklam, fiyatlama ve satış politikalarıyla dağıtım kanallarına ilişkin kararlar için bilgiye gereksinme duyacaktır. Bir işletmede bilgiye duyulan gereği ve bilginin bağlayıcı işlevini göstermektedir.

Sonuç olarak, hiyerarşi düzeyleri, karar organları ve karar türlerine paralel olarak bilgi gereksinmeleri de farklılaşacaktır. Dolayısıyla kısa sürede (uzun sürede de belirsiz olmakla birlikte) bir örgütteki tüm yöneticiler için uygun ve arzulanan bir bilgi sistemi geliştirmek olanaksızdır. Ancak yine de belirli bir yönetici için gerekli olan bilgi,

• Hedefleri oluşturmak, değerlemek ve ayarlamak

• Plan ve standartları geliştirmek ve eyleme başlamak,

• Gerçekleşen faaliyetleri ölçmek ve faaliyet sonuçlarının standartlardan sapması halinde gerekli düzeltme eylemine geçmek.

• Elde edilen başarıları değerlemek için, yöneticinin gereksinme duyduğu her şeyi içermelidir.

Yukarıdaki sınıflandırmayı daha geniş kapsamlı ele alabilmek için bir yöneticiye gereksinme duyduğu bilgiyi elde edebilmesi için şu çözümlemeyi yapması önerilebilir;

• Her kritik etmen için hangi sayısal ölçümün başarıyı simgelediğini belirlemelidir,
• Başarı ölçülerine ulaşmayı sağlayacak gerekli bilgiyi elde etmek için harekete geçmelidir.

2.4.3. Yönetim İçin Gerekli Olan Bilginin Özellikleri

Herhangi bir işin başarısı,yürütücülerin temel fonksiyonlarını ne ölçüde yerine getirdiğine bağlıdır. Bu işlemlerin gerektirdiği biçimde yerine getirilmeleri ise,yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarını ne derecede karşıladıklarına bağlıdır. Her işlem karar almayı gerektirir ve karar süreci de doğru, zamanında, eksiksiz, öz ve yerinde bilgiye ihtiyaç duyar.

Doğruluk: Belirli bir zaman içindeki doğru bilginin üretilen ya da işlenen toplam bilgiye oranıdır.

Zamanlama: Bir yöneticiye geç gelmiş olan bilginin doğruluk derecesinin yüksek olmasının pek önemi yoktur, bilginin sadece doğru olması yeterli değildir, aynı zamanda bilginin yöneticilere ulaşması gerekir. Ancak bilginin doğruluk oranının yüksek olması gecikmelere sebep olurken,bilginin kısa zamanda yöneticiye ulaştırılması ise maliyetleri arttırmaktadır.

Eksiksizlik: Bilginin, yöneticinin karar verebilmesi için gereksinim duyduğu tüm verileri kapsamasıdır.

Kısalık: Gerekli verilerin özetlenerek,kısa ve öz bilgilerle desteklenmesidir.

Yerindelik: Bilginin önemli olan organ veya yöneticiye ulaşabilme özelliğidir.

Ucuzluk: Bilginin ucuza elde edinilmesidir. Ancak zamanlama,doğruluk ve ucuzluk özellikleri optimize edilmelidir.

2.5. Organizasyonel İletişim

Yöneticiler, hazırlanan raporlara göre, iş zamanlarının %80-90’ ını iletişime ayırmaktadırlar. İşletme içi iletişim; dahili ve harici iletişim başlıkları altında incelenebilir.

Dahili iletişim kendi içinde, aşağıya doğru, yukarıya doğru ve yatay iletişim olmak üzere üç gruba ayrılır. Ancak, özellikle günümüzün büyük organizasyonlarında, iletişim her organizasyonda yer alan çoklu ilişkileri kapsayacak şekilde gerçekleştiğinden, iletişimi sadece bu başlıklara bağlı kalarak düşünmek hatadır.

Aşağıya doğru iletişim; var olan iletişim seviyesi sayısı, coğrafik uzaklık, statü farklılıkları, motivasyon farklılıkları ve kişilerin ne istediklerine karar verme güçlükleri gibi kısıtlara bağlı olarak zorlaşan bir iletişim türüdür. Bu gün, organizasyonel piramitteki basamak sayısının azaltılması üzerine çalışmalar yapılmaktadır. İşletmelerde organizasyon bilgi akış hattını kısaltmak için, basamakları azaltma ve alt temellerin alanlarını genişletme eğilimi bulunmaktadır. Konuyla ilgili etütler en üst kademeden başlayarak daha alt beş kademeden geçen bir orjinal mesajın aslının %75’ine kadar kayba uğrayabileceğini göstermiştir.

Yukarıya doğru iletişim: modern yönetimin, aşağıdan gelen önerilere daha fazla önem vermeye ve karar almada paylaşımı daha etkin düzeyde gerçekleştirmeye başlaması ile gelişmiştir.

Yatay iletişim, hat organizasyonunun departmanları arasındaki ve çalışanlar ile hat fonksiyonları arasındaki koordinasyonu içermektedir. Çalışanlar konusuyla ilişkili bir ilgi çekici nokta, mühendislerin teknik konuları hat personeline açıklama ile ilgili iletişim ihtiyacının artmakta olduğudur. Pennsylvania State University’ nin yaptığı araştırma uyarınca şu sonuca ulaşmıştır: Bir mühendisin en önemli ihtiyacı iletişim alanındadır. Her 10 mühendisin yaklaşık olarak 8’i iletişim becerileri konusunda bir ihtiyaç ya da eksikliği belirtmişlerdir.

Dışsal iletişim, organizasyonun halkla ilişkiler amaçları ve buna paralel olarak satış veya müşteri ilişkileri amaçlarını içerir. İçsel iletişimi iyi olan firmaların, dışsal iletişimde başarılı oldukları görülmüştür; iyi bilgilendirilmiş bir satış elemanı, garson veya banka memuru müşteriyle çok daha iyi bir iletişim kurar. Eğer bunun yanında şirkete aidiyet hissine sahip olursa, yaptığı işleri motive olmuş bir şekilde gerçekleştirir. Birçok şirket toplulukları konuşsal aktiviteler düzenleyerek firma imajını iyileştirmek için çabalamaktadırlar.(STRONG,1965)*

2.5.1. Bilginin Elde Edilmesi

Kullanılabilmesi için bilginin elde edilmesi ilk adımdır. Bilgi resmi veya gayri resmi kaynaklardan elde edilebilir. Formal kaynaklar, izafi olarak organize edilmiş ve tahmin edilmiş biçimde bilgi sağlarlar, informal kaynaklar bilgiyi daha az yapısal bir yolla sağlarlar. Genellikle bilginin informal kaynaklardan elde edilmesi daha az maliyetlidir ama elde edilen bilginin organize edilmesi ve efektif bir şekilde kullanılabilmesi daha zor olabilir.

Datanın elde edilmesi manuel veya elektronik olarak meydana gelebilir. Uzmanlar verilerin elde edilmesi için elektronik formların kullanılmasının, tasarım, satın alma, kullanma, taşınma, gözden geçirilmesi gibi işlemlerde benzer kağıt formlara göre %70 daha aza mal olduğunu bildirmektedirler.

Tablo 2.1. Bilgi Kaynakları Örnekleri

FORMAL KAYNAKLAR	İNFORMAL KAYNAKLAR
İş formları	Çalışanlarla diyalog
Elektronik monitörleme elemanları	Müşteri ve tedarikçilerle görüşmeler
Makineden okunabilir veriler	Aktivitelerin gözlemlenmesi
Bilgi veritabanları
Personel kayıtları
Ticari yıllık raporlar
Özetlenmiş eski ticari işlem kayıtları

2.5.2. Bilgi İşlemenin Tanımı ve Anlamı

Bilgi, verilerin işlenerek yararlı ve anlamlı biçime sokulmuş sonuçları olarak ifade edilmektedir. Bilgi işleme ise söz konusu verilerden yöneticiye yararlı raporlar ya da genel anlamda bilgiler oluşturmak için bir takım araçlar kullanılarak yapılan işlemlerdir.

Veriler bilginin hammaddesidir, birbiri ile ilgisi ya da herhangi bir bağıntısı olmayan olgulardır. Bunlar çözümlenmeye ve değerlendirmeye başlandığı andan itibaren bilgi kaynağı haline gelirler ve bu sürecin sonucunda bilgiye dönüşürler. Kısaca bilgi işleme yöneticiler için yararlı bilgilerin toplanması, işlenmesi ve kullanıcıların ulaşabileceği biçimde saklanması olup, bu işlev gerçekleştirilirken birtakım araç ve yöntemlerden yararlanılır ve örgütün tüm yöneticileri ile ilişki kurulur. Bu özelliği ile bilgi işleme karar organlarının yüksek nitelikte karar almalarını sağlayan bilgi sisteminin işlevsel bölümünü oluşturmaktadır.

2.5.3. Bilgi İşlemenin Önemi ve Gereği

Bilginin elde edilmesinin ve işlenmesinin gereği, genellikle işletme içi ve işletme dışı olarak sınıflandırabilecek bir takım organların bu bilgilere olan gereksinmesine dayanmaktadır. Nitekim işletmeler maliye, sosyal sigorta kurumları vb.. resmi organlara, ticaret ve sanayi odaları, borsalar ve sendikalar gibi özel kurumlara, diğer taraftan sermaye sahiplerine, kredi veren kuruluşlara müşterilerine ve topluma bir takım bilgiler vermek zorundadır.

Gerçekte işletmenin gelecekteki faaliyetlerini planlamak, uygulanacak politikaları belirlemek, yönetsel faaliyetlerin gelişmesini izlemek, karşılaşılan sorunları çözmek ve nihayet uygulamayı denetlemek açısından yöneticiler birtakım işletme içi bilgilere gereksinme duyacaktır. İşte son yıllardaki bilgi patlaması bu gereksinmelerin sonucu olarak ortaya çıkmış, bilgi işleme sürecine yeni boyutlar kazandırmıştır. Yönetimin zamanlı ve doğru bilgi ile donatılması planlama, karar alma yürütme ve denetim işlevlerini büyük oranda kolaylaştırmaktadır.

Geçmişte yönetimde bilgi ve bilgi işlemeye duyulan gereksinme rekabetçi bir silah olarak pek ilgi görmemiştir. Nitekim yöneticiler, bilgi hazırlanması ve işlenmesinden çok üretimi artırma, maliyetleri düşürme, pazar geliştirme, ve reklam aracılığıyla satışları yükseltme faaliyetlerine yönelmişlerdir. Yakın zamanda ise bir örgüt için doğru, zamanlı ve yerinde bilginin artan yaşamsal önemine paralel olarak, bilgi işlemenin de önemi ve gereği artık ‘Yönetim Bilişim Sitemi’ dir. Bugün artık birçok örgütün üst düzey yönetimi başarılı sonuçlar için çabuk ve yerinde karar alma durumunda olup tüm örgütle sıkı ilişki kurmak zorundadır. Sonuçta yöneticiler iyi bir bilgi işleme ve yönetim bilgi sisteminin yönetsel başarı üzerindeki etkilerinin farkına varmaya başlamışlardır.

Son yıllarda, bir yandan kullanılan veri miktarına paralel olarak artan kırtasiye hacmi ve personel giderleri, öte yandan bilginin artan zamanlılık, doğruluk ve kalite istemi, bilgi işleme tekniklerinin dev adımlarla gelişmesine neden olmuştur. Nitekim İkinci Dünya Savaşı’nı izleyen yıllarda işletmelerin büyümesi ve karmaşıklaşması, hükümet, belediye ve özel kuruluşlara ilişkin dış kaynaklı verilere duyulan gereksinmenin artması, yöneticilerin bilgi ihtiyacını da artırmıştır. Artan bilgi gereksinimi bilgi işleme sürecinin önemini ve gereğini ortaya koymuştur.

Veriden Bilgiye

Yönetim sürecinde Veri (Data) ve Bilgi (Information) arasında dikkatli bir ayırım yapmak gerekmektedir. Bu süreçte veri, örgütsel süreç içinde oluşmuş fakat düzenlenmemiş, yorumlanmamış değerlerdir. Bilgi ise işlenmiş ve yorumlanmış ve düzenlenmiş veridir.

Böylece bilgi, yönetim sürecinde doğrudan kullanılabilecek bir yapıya kavuşmuş olur. Bir çok kuruluşta faydalı bilgi haline dönüştürülememiş dağlar gibi veri toplanmaktadır. Birçok kuruluşta yönetici rafları uygun bir şekilde düzenlenmemiş, okunması ve yorumları güç bilgisayar formları ile tıka basa doludur. Yönetimin kullanabileceği gerçek bilgileri oluşturabilmesi için, kurum yöneticilerinin bilgi işlem sistemlerinin dikkatle analizi, tasarımı ve uygulanması gerekmektedir.

Bir kuruluş enformasyon sisteminin başarıyla gerçekleştirilmesi için temel bir faktör yönetsel ve teknik ekibin yakın bir çalışma yaparak etkin bir enformasyon sisteminin tasarımını yapmalarıdır. Enformasyon sisteminin yalnızca teknik personel tarafından gerçekleşmesi sonucunda teknik olarak görkemli ve kaliteli fakat yönetimin sorunlarına cevap vermeyen tasarımlar ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan çok ön kurum yöneticisi isteklerinin enformasyon diliyle teknik açıklamasını yapacak bir bilgi ve deneyim düzeyine sahip olabilmektedir. Burada gerekli olan projenin her aşamasında dengeli ve kooperatif bir çalışma gerekmektedir. Burada özellikle kuruluş yaşamında önemli bir yer olan prosedürlerin, teknik ve enformatik bir prosedüre dönüştürülmesi başarıyla ulaşmakta rol oynamaktadır.

Burada belirtmemiz gerekir ki bilgisayarlar sistem tasarımının sadece bir parçasıdır. Çok başarılı enformasyon sistemlerinin, bilgisayar yardımı olmadan da geliştirildiği gözlenmiştir. Diğer taraftan bir çok kurumun ölçeği, karmaşıklığı ve işlem (Transaction) yoğunluğu veri üretimi ve analizi için bilgisayarları zorunlu kılmaktadır. Burada gözden kaçırılmaması gereken nokta bilgisayarların daha genel bir amacı gerçekleştirmek için yararlanılan bir araç olduğudur. Enformasyon sisteminin mimarisini tasarlamak, bilgisayarlara koşmaktan daha önceye alınmalıdır.(MERIH, 1999)*

2.6. Bilişim Sistemleri

2.6.1. Bilişim Sistemi Nedir?

Bilişim sistemi, teknik olarak, organizasyonlardaki karar verme desteğine kadar bilgiyi düzenlemek, saklamak, işlemek, toplamak olan birbirleriyle ilgili parçaların kümesi olarak tanımlanabilir. Ayrıca karar verme desteği, koordinasyon ve kontrol sağlayan bilişim sistemleri, bununla beraber, yöneticilerin ve çalışanların problem çözümüne, karmaşık konuları açıklamalarına ve yeni ürünler oluşturmalarına yardım edebilir.

Bilişim sistemleri, organizasyon içinde ve çevresinde önemli insanlar, yerler ve şeyler hakkında bilgi içermektedir. Bilişim denilince insanlar için faydalı ve anlamlı biçime sokulmuş veriler (data) anlaşılmaktadır. Bilişim sisteminde üç aktivite karar verme, işlemlerin kontrolü, problemlerin çözümü ve yeni ürünler veya hizmetler oluşturmada organizasyonların ihtiyacı olan bilgiyi üretmektedir. Bu aktiviteler, girdi (input), çıktı (output) ve işlem (transaction) dır. Girdi, organizasyonun içinden veya dış çevresinden, ham bilgileri (veri) ele geçirmek veya toplamaktır. İşlem, bu ham veriyi daha anlamlı bir hale getirmektir. Çıktı ise işlenmiş bilgiyi (information), insanlara veya kullanacak olan aktivitelere aktarır. Bilişim sistemleri aynı zamanda organizasyon içinde seçilmiş olan uygun kişilerin input aşamasını doğrulamasına veya değerlendirmesine yardım eden geri beslemeyi içerir.(KARAHOCA,1998)*

İş ve yönetim açısından bilişim sistemleri,bir vakum içerisinde çalışan girdi,çıktı makinelerinden daha fazla niteliğe sahiptir. İş hayatı açısından,bir bilişim sistemi,çevre tarafından takınılan tavra karşı,bilişim teknolojisi üzerine kurulmuş organizasyonel ve yönetsel bir çözümdür. Bilişim sistemleri,iş çevrelerinde oluşturulan problem ve meydan okumalara karşı geniş çaplı bir organizasyonel çözüm gerektirir. Bilişim sistemlerini anlamak için ,bir yöneticinin daha geniş organizasyonun yönetimi ve sistemlerin bilişim teknolojisi boyutlarını ve bunların iş hayatı karşılıklarına çözüm sağlama güçlerini anlaması gerekir. Bilişim sistemlerini etkili kullanmak, sistemleri şekillendiren organizasyon,yönetim ve bilişim teknolojilerini anlamayı gerektirir. Tüm bilişim sistemleri çevrenin ortaya çıkardığı organizasyon ve yönetim çözümlerinin doğruluğunun sorgulanması olarak tanımlanabilir.

Tablo 2.2. Organizasyonların Bilişim Teknolojisiyle Olan Değişimleri

Bilişim Teknolojisi	Organizasyonel Değişim
Global Ağlar	İş gücünün uluslar arası kısmı: Bir işletmenin operasyonları sabit bir yerle kısıtlanamaz;işletmenin global uzantısı yayılımcılıktır;global koordinasyonun maliyetleri azalmaktadır. Atomik işlem maliyetleri azalmaktadır.
Girişimci Ağlar	İşbirliğinde çalışmak ve takım ruhu:İşin organizasyonu kısımsal sınırlar boyunca koordine edilebilir; bir müşteri ve ürün oryantasyonunun gözükmesi; geniş alanda dağılmış görev gücü baskın çalışma grubu oluşturur. Yönetim maliyetleri (agenta maliyetleri) azalır. İşletme işlemleri değiştirilir.
Dağıtık Hesaplama	Güçlendirmek: Bireylerin ve çalışma gruplarının hareket edebilmeleri için enformasyonları ve bilgileri vardır. İşletme işlemleri tekrar tasarlanır, akış çizgisi düzenlenir. Yönetim maliyetleri azalır,çünkü gayri menkul işletme için en az gereklidir.
Taşınabilir Hesaplama	Sanal organizasyonlar: Çalışmalar coğrafyaya bağlı değildir. Bilgi ve bilişim, gerektiği herhangi bir yerde ve anda verilebilir. Çalışmalar taşınabilir hale dönüşür. Organizasyonel maliyetler azalır, çünkü gayrimenkul işletmeler için en az gereklidir.
Grafiksel Kullanıcı Ara Yüzdeleri	Erişilebilirlik: Organizasyondaki her kişi, üst düzey yöneticiler dahi, enformasyona ve bilgiye erişebilir; iş akışları otomatlaştırılabilir; tüm uzaktaki sitelerden katkılar toplanabilir. Organizasyonel maliyetler iş akışlarına göre azaltılabilir, kağıttan dijital imaja , belgeler ve sese aktarılabilir.

2.6.2. Neden Bilişim Sistemleri?

1980’lere kadar bilgi işlem sürecinin hızı ve önemi çok fazla algılanamamıştır. 1980’lere kadar yöneticilerin bilgilerin toplanması, işlenmesi ve organizasyonlara dağıtılması hakkında fazla bir şey bilmelerine gerek yoktu, teknolojik yapı minimum düzeydeydi. Bilgi kendi başına, firma için önemli bir varlık olarak düşünülmemekteydi. Yönetim süreci yüz yüze ilişkiler olarak kabul ediliyordu, kişisel yetenekler yüksek değildi, global koordinasyon süreci de düşüktü. Fakat bugün ancak birkaç yönetici, bilginin işletmede el altında tutulmasını göz ardı edebilir.

Dünya çapındaki üç önemli değişim iş dünyasını etkilemiştir. Birincisi, global ekonominin doğuşu ve diğeri de hızlı endüstriyel ekonomilerin dönüşümüdür. İkincisinde, endüstriyel ekonomi ve hizmet ekonomisine dayalı bilgi toplumlarındaki değişimdir. Bu çok hızlı bir değişim sürecidir, beraberinde üçüncü değişim sürecini getirmiştir. Üçüncüsü, girişimlerdeki değişim sürecidir.

Globalleşme:

j Global Pazar piyasasında yönetim ve kontrol

k Dünya piyasalarında rekabet

l Global iş grupları

m Global dağıtım sistemleri

Endüstriyel Ekonomilerin Dönüşümü:

j Bilgiye dayalı ve bilgi tabanlı ekonomiler

k Verimlilik

l Yeni ürünler ve hizmetler

m Liderlik

n Zamana dayalı rekabet

o Kısa ürün hayatı

p Çalkantılı iş dünyası

q Bilgi bazında sınırlı personel

Girişimin Değişimi:

j Hiyerarşi kademesinin azalması

k Yetkinin merkezkaçlaştırılması,

l Esneklik

m Bağımsız birimler

n Düşük işlem ve koordinasyon bağlantıları

o Personelin güçlendirilmesi

p Ortak işbirliği ve takım çalışması

2.6.3. Organizasyon

Bilişim sistemleri organizasyonların bir parçasıdır. Bir organizasyonun anahtar elemanı, insanlar, yapısı, kuralları, politikası ve kültürüdür. Bir organizasyon, çalışmasını belli bir yapılandırılmış hiyerarşi, formal ve standart işlem prosedürlerine göre koordine eder. Hiyerarşi, insanları piramit yapısında artan otorite ve sorumluluğa göre ayarlar. Hiyerarşinin üst seviyeleri yönetim, profesyonel ve teknik çalışanlardan oluşur ve alt seviyelerse temel operasyon personellerinden oluşmaktadır.

Organizasyonlar birçok farklı çeşit beceri ve insana ihtiyaç duyarlar. Yöneticilere ek olarak bilgi işçileri (mühendis,mimar ve bilim adamı gibi) ürünleri ve hizmetleri tasarlarlar ve veri işçileri ( sekreterler,büro elemanları,kütüphane çalışanları gibi) organizasyonun kırtasiye işleri ile uğraşmaktadır.

Her organizasyonun eşsiz kültürü vardır veya çoğu üyesi tarafından kabul edilmiş kurallar,değerler ve işleri yapma yollarını içeren gerekli kurallar kümesi vardır. Bir organizasyonun kültürünün parçaları onun bilişim sisteminde her zaman bulunur.

Organizasyonun değişik seviyelerindeki yönetim rolleri ve kararları çeşitlilik gösterir. Tepe yöneticiler üretilecek olan ürün veya servisler hakkında uzun dönemi kapsayan stratejik kararlar verirler. Orta kademe yöneticiler, tepe yöneticilerin program ve planlarını yerine getirirler. İşlemsel kademedeki yöneticiler ise, firmanın günlük aktivitelerini gerçekleştirirler. Yönetimin tüm seviyelerinin yaratıcı olması beklenir yani problemlere hızlı çözümler geliştirilmesi istenir. Yönetimin her seviyesi değişik bilgilere ve bilişim sistemlerine ihtiyaç duyar.

2.6.4. Bilişim Teknolojisi

Teknoloji bir işletmenin takım ve alet kutusu gibidir. Öyle ki, tüm bu sistem teknoloji ile yürümektedir. Teknoloji verileri elde eder, modele sokar, depolar, erişimi sağlar, çıktıları nakleder tüm sistemin kontrolüne yardımcı olur. Teknoloji üç temel açıdan incelenir;

1. Teknik eleman

2. Yazılım

3. Donanım

Teknik elaman; Bilgisayar operatörleri, programcılar, kelime işlem operatörleri ve iletişim uzmanlarıdır.

Yazılım; Donanımı çalıştıran programlar ve modellere erişmek için verilen talimatlardır.

Donanım; Yapı bloklarını destekleyen, çok sayıdaki fiziksel makineler, araçlar ve terminaller ve disklerden meydana gelir.

Bilişim sistem teknolojisi değişiklikleri yöneticinin algılamasına yardımcı olan bir araçtır. Daha önemlisi bilişim sistemleri organizasyonları bir arada tutan yapıştırıcıdır. BTBS (CBIS) bilgisayar donanımı, yazılımı, depolama ve telekomünikasyon teknolojilerinden yararlanır.

Bilgisayar donanımı giriş, işlem ve çıkış aktiviteleri için kullanılan fiziksel ekipmanlardır. Bu bilgisayar işlem ünitesi, çeşitli giriş, çıkış ve depolama üniteleri ve bu üniteleri birbirine bağlayan hatlardan oluşur.

Bilgisayar yazılımı bilişim sisteminde bilgisayar donanımının bileşenlerini kontrol eden ayrıntılı programlardır. Depolama teknolojisi, hem veri saklamak için manyetik veya optik disk ve teyp gibi fiziksel medyadan , hem de bu fiziksel depolama medyasında veri organizasyonunu içeren yazılımlardan oluşur.

Telekomünikasyon teknolojisi,fiziksel cihazlar,yazılım ve bir fiziksel bölgeden diğerine veri taşıyan hatları içerir.

2.6.5. Farklı Sistem Tipleri

Farklı organizasyonel seviyelerde servis veren dört tip bilişim sistemi vardır:

1. İşlemsel seviye sistemleri: İşlemsel yöneticileri destekler ve bunu organizasyonun satışları, para depozitleri, kredi kararları ve fabrikadaki malzemenin akışı gibi temel aktivitelerin ve işlemlerin kayıtlarını tutarak yaparlar. Bu seviyede sistemlerin temel prensipleri rutin sorulara cevap vermek ve organizasyonların muamelelerinin kayıtlarını tutmaktır. İşlemesel seviye sistemleri olarak bankamatikler veya tüm gün çalışma sürelerini tutan sistemler gösterilebilir.
2. Bilgi seviye sistemleri: Bir organizasyondaki veri işçilerini ve bilgileri destekler. Bilgi seviye sistemleri bir firmanın kırtasiye işlemlerinin kontrolüne ve yeni bilgilerin işe entegre edilmesine yardımcı olur. Bilgi seviye sistemleri özellikle iş istasyonları yapısında ve ofis sistemlerinde bugün için en hızlı gelişen uygulamalardır.
3. Yönetim seviye sistemleri: Orta kademe yöneticilerin olayları izlemesine kontrolüne, karar vermesine yardımcı olmaktadır. Tipik olarak anlık raporlar yerine belli bir periyot için bilgi elde ederler. Anlık bilgiye ihtiyaç fazla değildir fakat periyodik raporlara halen ihtiyaç duyulmaktadır.
4. Stratejik seviyedeki sistemler: Tepe yöneticilerin firma içi ve dış çevredeki stratejilerini belirlemeye yardımcı olurlar. Onların ana prensibi dış çevredeki değişikliklere var olan organizasyon olanaklarıyla uyum sağlamaktır.

3. YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ

3.1. Yönetim Bilişim Sistemi Çerçevesi ve Tanımları

Bütün bilgi işlem sistemleri, temel olarak gerekli bilgileri kayıt etme, onları bir şekilde düzenleme ve anlamlı sonuçları üretmek üzere geliştirilmişlerdir. Bu sonuçlara genel olarak enformasyon adı verilir. Bu enformasyon organizasyonun çeşitli kademelerindeki elemanlar tarafından çeşitli aktiviteler ve karar vermeler için kaynak olarak kullanılır. Buna göre iş hayatındaki her firma bir çeşit yönetim bilişim sistemine doğal olarak sahip olmaktadır.

Bununla beraber yönetim bilişim sistemine çeşitli kişiler tarafından çeşitli açılardan görülmektedir. Bilgi işlem departmanı yöneticileri, yönetim tarafından ihtiyaç duyulan bilgilerin büyük bir çoğunluğunu sağladıklarını düşünmektedirler. Onlara göre yönetim ne istediğini tam söyleyebilse geriye kalanı da sağlamakta zorlukları olmayacaktır. (LAOUDON, 1995)*

Yönetim danışmanları ve bilgisayar pazarlamacıları karmaşık bilgisayar temelli sistemler önermekte ve yöneticilerin bir tuşa basmakla bulmak veya bilmek istedikleri herhangi bir şeyi bulabileceklerini savunmaktadırlar. Birçok tepe yönetici ise geçmişte birtakım karmaşık yöntem ve donanımın hayalci ve ütopik propagandalarının kurban olmaları nedeniyle otomasyona mesafeli bakmakta ve eski dost, denenmiş ve güvenilir manuel sistemlerini tercih etmektedirler. Yönetim bilişim sistemleri konusunda herhangi bir tanışma önce bazı temel terim ve çerçeveler üzerinde anlaşmak ile başlayacaktır. YBS’ler hakkında çok çeşitli görüşler olması nedeni ile bu konunun tek bir tanımı bulunmamaktadır.

Bu alanda çalışan her kişi ayrı bir tanım getirebilmektedir. Kavramı oluşturan bu sözcüğü ayrı ayrı ele aldığımızda, (yönetim, bilgi, sistem) bunların yeni yeni gelişen ve nesnelleşmekte olan üç soyut sözcük olduğu görülür. Böylesi üç sözcükten oluşan bir kavramında net bir tarımını yapmak güçtür. Ancak yine de bu üç sözcüğün bilinen anlamlarını esas alarak ve uygulama gerçeklerine de dayanarak YBS için şu tanımları verebiliriz:

§ Bir kurumun işleyiş, yönetim ve karar verme işlevlerini desteklemek üzere bilgi sunan, bütünleşik insan-makine sistemidir. Sistem; donanım, yazılım, analiz planlama, kontrol ve karar verme modelleri ve veri tabanı kullanır.

§ Yöneticilerin karar vermede kullanacağı bilgiyi geliştirip sunan, donanım, yöntemler ve personeli bütünleyen bir bilgisayar sistemidir.

§ Örgütlerdeki işleyiş, yönetim ve karar verme süreçlerini desteklemek için gerekli bilgiyi sunmak üzere değişik kaynaklardan alınan verilen bütünleyebilen bir bilgisayar sistemidir.

§ Örgüt ihtiyaçlarını karşılamak üzere bilgi toplama, bilgi aktarım ve bilgi sunusunu en iyi hale getiren veri tabanları ve bilgi akışlarının bütünleşik yapısıdır.

§ Örgütün yaşama ve gelişmesinin sağlanması ile örgütsel faaliyetlerin planlanması, örgütlenmesi, yürütülmesi ve denetimi için, yönetimin ihtiyaç duyduğu, doğru, zamanlı ve anlamlı bilgiyi sağlayan ve geliştiren sistemdir.

Verilen tanımların ortak noktalarını toplayacak olursak yönetim bilgi sistemini; karar alıcılara hizmet etmek amacıyla gerekli bilgileri derlemek, toplamak ve sunmak işlevlerini üstlenen bir etkinlikler ve yöntemler paketi olarak görebiliriz.

YBS kavramının temelini oluşturan süreç yerinin bilgiye dönüştürülme sürecidir. Bu çerçevede veriyi sayılar, semboller vb. değerlerle simgelenen gerçekler; bilgiyi ise karar alıcıya anlam ve fayda sağlamak üzere işlem görmüş veri olarak tanımlayabiliriz. Veri bilginin türetildiği hammaddedir. Bilgi ise, yerinin dikkatle inceleme, işleme ve sunuş sürecinden geçerek karar verme mekanizmasını destekleyecek bir biçime sokulmasının sonucudur. Ham verilerin anlamlı bilgilere dönüştürülme olgusu, bilgi sisteminin özünü oluşturan ve sistemin başarısında belirleyici rol oynayan etkenlerden biridir. Söz edilen dönüşüm süreci sonunda elde edilen bilgi her düzeydeki yöneticinin karar verirken duyduğu gereksinmeleri karşılayabilecek nitelikte olmalıdır.

Karar sürecideki belirsizliği azalttığı oranda değerli olacak bilginin bazı ölçütlere uyması beklenir. Bütünlük, uygunluk, zamanlılık ve doğruluk bu özelliklerin başlıcalarıdır.

Bilginin bu ölçütlere uyması Yönetim Bilişim Sisteminin başarısını etkiler. Yönetim Bilişim Sistemlerine duyulan büyük gereksinimin özünde örgütlerin verimlilik ve etkinlik gibi kavramlara gösterdikleri duyarlılık yatmaktadır. Etkin bir Yönetim Bilişim Sistemi ile sorunlar ve planlardan sapmalar zamanında fark edilebilir, etkileri en aza indirilebilir ve önleyici tedbirler alınabilir.

İşletmelerde Yönetim Bilişim sistemlerinin oynadıkları kritik rolü ortaya koyabilmek için işletmeyi birbirini saran ve tamamlayan, anahtar süreçlerden oluşmuş bir bütün olarak ele alabiliriz. Tüm süreçlerin etkin yönetimlerini sağlayabilmek için, yöneticilere süreçler hakkında bilgi iletebilecek bilgi sistemlerine ihtiyaç vardır. Mali yönetim, satış planlama pazar araştırması, halkla ilişkiler gibi farklı bölümlerdeki bilgi sistemlerinin vereceği bilgiler, planlama, denetim ve yürütmeyi destekleyecek bilgiler olmalıdır.

Yönetim Bilişim Sistemi kavramını incelerken, ele alınması gerekli bir konu da bütün işletmeler için standart bir Yönetim Bilişim Sisteminin olamayacağıdır. İşletmenin çalışma alanına göre kurulacak Yönetim Bilişim Sistemi farklı olacaktır.

Hatta bu olguya isim veren tek bir terim de bulunmamaktadır. Birçok durumda “Toplam Enformasyon Sistemi’ ,‘Toplam Yönetim Sistemi’, ‘Entegre Bilgi İşlem Sistemi’ , ‘Yönetim Kontrollü Enformasyon Sistemi” açılmaktadır.

YBS baslıca bir tanım olarak “insanların, bilgi işlem aygıtlarının, giriş / çıkış terminallerinin ve haberleşme olanaklarının bileşimi” şeklinde düşünülmektedir. Bu sistem işletmenin yöneticilerine ve personeline işlerin yürümesi ve yürütülmesi ile ilgili programlı raporlar sağlayacaktır.

YBS aynı zamanda işlemlerin teknik bir format çerçevesinde düzenli bir şekilde değerlendirilmesi olarak da yorumlanabilir. Çevreden veya işletme içinden input olarak alınan ham data standart işletmecilik raporları halinde formatlanır. Bu raporlar ise yönetime karar verme sürecinde kullanacakları gerekli enformasyonu sağlar. Buna göre bir YBS, işletmenin kolektif ve otomatik kofrasını oluşturan bir şebekedir.

Şimdi bütün bu tanımların bir ortak faydaya sahip olduğu görülmektedir. Bu da bilgisayarın, karar verme sürecinde doğrudan rol almış olmasıdır. Hiçbir yönetici işletmesinin günlük işlemlerinin veya uzun dönem planlamaların gerektirdiği bütün bilgileri ve faktörleri hafızasında tutamaz.

Bilgisayarlı bir bilgi işlem sistemi ise faturalama, bordro, sipariş, stok kontrolü, bütçeleme gibi günlük ve periyodik uygulamaların sonuçlarını bir yan ürün olarak depolayacak ve böylece oluşan data bankası YBS’nin ana kaynağı olacaktır. Böylece oluşan büyük dosya demetleri, uygun raporlama düzenlemeleri ile yönetimi için enformasyon kaynaklarını oluşturacaklardır.

3.2. Bilişim Sistemlerinin Yeni Stratejik Rolü

Pek çok organizasyonda üst yönetim Yönetim Bilişim Sistemlerini bir destek fonksiyon olarak değerlendirmişlerdir. Ancak bu görüş gün geçtikçe daha çok işletmede değişmektedir. Pazar payı rekabeti yönetim Yönetim Bilişim Sistemlerinin yeni stratejik rolüne odaklanmayı beraberinde getirmektedir. YBS, kazançları, yeni ürünleri ve yeni pazarları etkilemektedir. Bu şekilde organizasyonun dış çevresi üzerinde bir etkiye sahip olmaktadırlar.

Aynı şekilde, YBS’nin iç işleyişler üzerinde de önemli etkileri vardır: organizasyonel yapıda değişikliğe önderlik edebilirler ve yenilikleri teşvik ederler. Bu tür etkiler organizasyonun gelişiminin hız ve yönünü önemli bir şekilde değiştirebilecekleri için stratejiktir.

3.2.1. YBS’nin Stratejik Değeri

YBS’ye gösterilen tüm ilgi ve dikkate rağmen dengeli bir bakışla, tüm organizasyonlar için aynı anlamı taşımadığı söylenebilir. Bazı organizasyonlar stratejik fırsatları değerli bulabilirler. Örneğin YBS’nin bankalar ve finans kuruluşlarındaki stratejik kullanımı bir ayakta kalabilme meselesi şeklinde ifade edilebilir. Ancak, diğer endüstri dallarındaki organizasyonlar stratejik sistemlerde daha az değer görebilirler.

3.3. Yönetim Bilişim Sistemleri’nin Elemanları

1. Atomik İş İşleme Sistemleri (Transaction Processing Systems)

2. Yönetim Raporlama Sistemleri (Management Reporting Systems)

3. Karar Destek Sistemleri ( Decision Support Systems)

4. İletişim Destek Sistemleri (Communication Support Systems)

5. Yönetici Destek Sistemleri (Executive Support Systems)

6. Uzman Bilgi İş Sistemleri( Knowledge Work Systems)

7. Ofis Otomasyon Sistemi (Office Automation Systems)

Her seviyedeki sistemler ana fonksiyon alanlarına servis için düzenlenmişlerdir. Böylece organizasyonlarda bulunan tipik sistemler işçilere veya yöneticilere her seviyede ve satış,üretim,pazarlama,finans,insan kaynakları fonksiyonlarında yardım amacı için oluşturulmuşlardır.

3.3.1. Atomik İş İşleme Sistemleri(Transaction Processing Systems-TPS)

Organizasyonun işlemsel seviyesine servis veren en basit sistemdir. Bir TPS işlerin yönetilmesi için günlük olarak işlemlerin kayıtlarını tutan bilgisayarlarla donatılmış sistemlerdir. Örnek,satışların sipariş girişleri,otel rezervasyon sistemleri,bordro,personel kayıtlarının tutulması ve taşımacılıktır.

TPS; “organizasyonel mesaj işleme sistemleri” olarak görülebilir. Yöneticileri içerideki operasyonların durumu ve firmanın dışarıdaki çevre ile ilgili ilişkileri hakkında bilgilendirir ve diğer bilgi sistemlerini yönetimsel bilgi almayı kolaylaştıracak şekilde destekler.

TPS organizasyonların temel muhasebe ve kayıt saklama sistemleridir. Bütün bu sistemler, bir şirkete operasyonlarını yönetmelerinde ve aktivitelerinin izlenmesinde yardımcı olurlar. TPS bilgi sistemlerinin en eski tiplerindendir. İlk olarak büyük işletmelerin muhasebe departmanlarında 1950’lerde geliştirilmiştir. TPS üç ana yapıya sahiptir:

Yığın Dosya İşlem Yapısı (Batch File Processing Architecture)

On –Line Dosya İşlem Yapısı(On-Line File Processing Systems)

Veritabanı İşlem Yapısı (Database Processing Systems)

TPS girdileri işlem verilerinden oluşur. İşlem datanın kontrolünü,veritabanının günün ihtiyaçlarına uygun hale dönüştürülmesini içerir. TPS çıktıları yenilenen, modern hale getirilen uzman datadan , operasyonel sonuçlardan ve raporların birçok çeşitlerinden oluşur.

TPS’ den elde edilen çıktılar üç ana tiptedir. İlk tip günlük hale getirilen,modernleştirilen uzman datadan oluşur. MIS (veya tüm organizasyon ) açısından bakıldığında bu en önemli sonuçtur. Uzman data, ayrı uzman dosyalarda veya bir/birden çok veritabanında saklanabilir.

Çıktıların ikinci çeşidi operasyonel sonuçlardır. Örnek olarak,maaş bordrosu programından ödeme çekleri,hesap tahsil etme programından müşteri faturası veya sipariş işlem sisteminden ambar paketleme listeleri verilebilir. Bunlar işlemlerin direkt sonuçları olabilir: İmalat alanındaki iş emirleri veya stok satışı

TPS çıktılarının üçüncü tipi operasyon ve özet raporlarından oluşur. Bu raporlar direkt olarak işlemlerin yapılmasından doğar. Ayrıntılı rapor yapılan her işlem hakkındaki tüm bilgileri içerir. TPS raporlarının bir diğer çeşidi özet rapordur ve sonuçlar ile ortalamaları gösterir. TPS raporlarının üçüncü çeşidi istisna raporudur. Bu rapor tanımlanmayan sınırlarla ilgili sonuçları gösterir. Üretim izleme sisteminde,böyle bir rapor,kendi üretim paylarını,kotalarını yapmayı ihmal eden kişileri gösterir. Kişiler tanımlanmamış sınırlar dışına çıktığında listelenirler.(KROENEKE)*

3.3.2. Yönetim Raporlama Sistemleri (Management Reporting Systems-MRS)

Yönetim raporlama sistemleri, işlerin yönetimine destek olması amacıyla rapor hazırlar. Yönetim raporlama sistemi raporları günlük raporları ilgilendirmez fakat daha çok operasyonlardaki kaynakların yönetimini ilgilendirir. Bu kaynaklar işçileri, parayı, malzemeyi, ekipmanları vb.leri içerir.

Bir bilet rezervasyonu sisteminde TPS, yerlerin ayırtılmasında ve biletlerin yazılmasında kullanılır. Bu satılan biletlerin değerlerini ve sayılarını raporlar. Yönetim raporlama sistemi ise, her bir acentanın performansının ölçülmesi veya raporlanması için kullanılır. Böyle bir sistem her bir acenta tarafından yapılan satışların sayılarını ve bedellerinin izlenmesini ve acenta etkinliği hakkında düzenli raporların hazırlanmasını sağlar.

Genellikle MRS uygulamaları, TPS veya diğer dahili bilgi kaynakları tarafından meydana getirilen verileri işler. Kullanıcı yönetim raporlama sistemi programına bir rapor hazırlamak için talepte bulunur. Program,TPS datasını birleştirerek ve yeniden formatlayarak raporu üretirler. Raporlar otomatik olarak üretilebilir. Bazen yönetim raporlama uygulama programları datadaki istisna şartları bulmak ve bu şartlar meydana geldiğinde raporları üretmek amacıyla yazılırlar.

Bazı durumlarda, yönetim raporlama uygulamaları, operasyonel TPS datasını direkt olarak girmezler. Yönetim raporlama sistemleri uygulamaları TPS datasının hesap özetlerini kullanırlar. Bu TPS datası için güvenliği sağlama,TPS ve MRS farklı makinelerde olduğunda datanın transfer edilmesi veya yönetim raporlama proseslerinin daha etkin hale getirilmesi,datanın birleştirilmesi için yapılır

Yönetim

raporlama

sistemi

Yönetim raporlama sistemi programları

datası

Rapor

talepleri

Raporlar Kullanıcı

	TPS den Gelen Data

Sekil 3.1. Yönetim Raporlama Sistemi Yapısı

3.3.3. Karar Destek Sistemleri ( Decision Support Systems-DSS)

Kararı destekleyen herhangi bir sistem Karar Destek Sistemleri olarak adlandırılır. MIS ve DSS organizasyonun yönetim kademesine destek verir. Bilgi sistemleri kararları çok değişik yollardan desteklerler. DSS, yöneticilere yarı yapılanmış (semi structured), eşsiz veya hızla değişen, kolayca belirlenemeyen kararları belirlerler. Diğer sistemlerden daha fazla analitik güce sahiptir. Detayı analiz etmek için birçok belirgin model geliştirir. İkinci olarak DSS kullanıcının direkt olarak bu sistemlerle çalışması sağlayacak şekilde tasarlanmışlardır.

Karar destek sistemleri (DSS) insanların karar vermesine yardımcı olan interaktif (on-line) bilgisayar tabanlı bir faaliyettir. DSS, TPS veya MRS ‘den daha az yapılanmış problemlerin çözümünde destek sağlar. Aslında DSS’ in birçok yolu formal hale gelmemiştir, kapalı sistemlerdir fakat insanlara kararlarını vermede yardımcı olan bir faaliyetler kümesidir. Datanın toplanması,bilinmeyen ve genellikle beklenmeyen soruların cevaplanmasında datanın ustalıkla kullanılabilmesi için araçların işletilmesini sağlar. DSS, iş aktivitesinin modellerini içerir,modeller genellikle kompleks ve dinamiktir. DSS,kullanıcıları modelleri genellikle değişen anlayış ve ihtiyaçlara adapte edebilmek için değiştirirler.

Karar Destek Sistemlerinin karakteristik özellikleri:

1. DSS kullanıcılara esneklik,uyumluluk ve hızlı cevaplar sunar.

2. DSS kullanıcılara girdi ve çıktıları basma ve kontrol izni verir.

3. DSS profesyonel programcılardan çok az ya da hiç yardım almadan çalışır.

4. DSS kararlar ve problemler için destek sağlar.

5. DSS karmaşık analiz ve modelleme araçları kullanır.

TPS organizasyonu ve yönetim raporlama uygulamalarında elde edilen datanın yanı sıra,bağımsız data kaynaklarından elde edilen harici data da DSS programının içine girdi olarak verilebilir. DSS, kendi model datasını da saklayıp,daha sonra yeniden işleyebilir. DSS program çıktısı text, yapılanmış raporlar veya grafikler olabilir.

DSS tipleri:

Finansal model uygulamaları: DSS’in en çok kullanılan tipidir. Finansal modellerin kullanılmasını ve iş modellerinin diğer çeşitlerini içerir. Uygulamaların çoğu elektronik çalışma sayfası kullanımını kapsar. Bu modeller, input datanın değeriyle çıktılar arasında ilişkiler kuran eşitlikler serisinden oluşmuştur.

Veritabanı sorguları: Bu veritabanları TPS datası,yönetim raporlama sistem datası, iş kaynaklı data veya bunların çeşitli kombinasyonlarını içerebilirler. Karar verici sorgu dilini kullanarak datayı işler. Standart bir sorgu dili her boyuttaki SQL’in DBMS’iyle veya yapılanmış sorgu diliyle uğraşır.

Yönetici sistemler: Yönetici sistemler bilgisayar tabanlı bir sistemdir ve bazı problem alanları hakkındaki bilgiler data şeklinde sunulur ve sistematik olarak teşhis ve tavsiyelerin yapılması, yeni tasarımların yaratılması veya benzer çıktıların üretilmesi için işletilir.

Grup karar destek sistemleri: Bu sistem ,insanların bilgiyi işlemeleri,üretmeleri ve yorumlamayı bir grup halinde yapmasına izin verir.

Sekil 3.2. Karar Destek Sistemi Yapısı

3.3.4. İletişim Destek Sistemleri (Communication Support Systems)

Bu sistem organizasyon bünyesinde insanlar arasındaki iletişimi sağlamak amacıyla bilgisayarları kullanır. Organizasyon bünyesindeki iletişimde, haberleşme aktivitesinin her çeşidiyle birbirine bağlanmış olan insanlar tarafından sistem kullanılır. İletişim destek sistemleri,tek başına basit bir sistem değildir. İletişim destek sistemleri,her zaman olmamakla birlikte genellikle PC’ lerden sağlanır. Kelime işlemci, e-mail,elektronik konferans sistemleri şeklinde kullanılırlar.

Kelime işlemci(word processing): İlk iletişim destek sistemleri sekreterler tarafından geleneksel masa üstü görevlerinin otomatikleştirme amacıyla kullanılan kelime işlemcilerdi. 20 yıl önce tüm yöneticiler bir sekreter ve birçok büro elemanı tarafından destekleniyordu. Bunların birincil görevleri, yazışmaların ,raporların ve diğer dokümanların üretilmesini sağlamaktı. Bugün için daha güçlü donanım ve yazılımlar, iş adamlarına personel asistanlığına gerek duymadan veya çok az gerek duyarak kendi iletişimlerini sağlamalarına olanak kılmıştır. Bugün yöneticiler, sekreterler yerine ,iş problemlerinde bilgilendirilmiş idari asistanlara sahiptirler.

Grafikler(graphics): Birçok şirketteki yöneticiler,kendi slayt ve grafiklerini prezantasyonlar için hazırlamaktadırlar. Slaytlar, izleyici dikkatini odaklar ve iletişimin etkinliğini arttırır. Prezantasyon grafikleri uygulamaları, kullanıcılara profesyonel görünümlü malzemeleri kolaylıkla ve hızlı bir şekilde hazırlama olanağı sağlamaktadır.

Masa üstü ilanları (Desktop Publishing-DTP): Benzer şekilde bazı yöneticiler, DTP ile gazeteler, broşürler hazırlamaktadırlar. Bununla beraber, DTP programları ve gelişmiş grafik tekniklerini öğrenmek zaman alıcı olduğundan ,genellikle DTP programları grafik bilgisine sahip uzmanlar tarafından kullanılırlar. DTP ve diğer bilgisayar destekleri sayesinde uzmanlar eskiden olduğuna göre şimdi çok daha etkili bir şekilde çalışabilmektedir.

Elektronik konferans: Dosya paylaşımının özel bir çeşididir. Grup konferans sisteminde kişiler aynı zamanda bilgisayar desteğiyle toplanırlar. Elektronik konferans sisteminde ise,aynı zamanda bulunmak zorunluluğu yoktur. Konuların çözülmesinin acil olmadığı durumlarda elektronik konferanslar yüz yüze toplantılar kadar etkilidir.

3.3.5. Yönetici Destek Sistemleri (Executive Support Systems-ESS)

Yönetici destek sistemleri, organizasyonun stratejik kademesindeki yapılandırılmamış karar vermeyi gelişmiş grafikler ve iletişim sayesinde belirlemeyi amaçlayan bilgi sistemleridir. Tepe yöneticiler karar vermek için ESS olarak adlandırılan bilgi sistemlerini kullanırlar. ESS organizasyonun stratejik kademesine hizmet verir. Bu sistemler yapılandırılmamış kararları belirler ve belirli yetenek veya herhangi bir sabit uygulama sağlamaktan ziyade iletişim ortamı ve geliştirilmiş hesaplama yaratırlar. Bu sistemler,kritik verilerin sıkıştırılması,filtre edilmesi,zamanın kısıtlığını vurgulayarak ve gerekli ihtiyaçların bilgi olarak saklanması için yöneticilere yararlıdır.(KARAHOCA,1998)*

ESS, yüksek düzeyde özetlenmiş datayı sunar. Çoğunlukla standart formattaki raporları hazırlarlar ve bazen grafikleri de içerirler. Her ne kadar sınırlı analitik yetenekler sahip olsalar da ESS en gelişmiş grafik yazılımlarını kullanır ve grafikleri ve verileri birçok kaynaktan hızlı bir şekilde kıdemli yöneticilerin ofislerine ve yönetim odalarına dağıtabilir.

ESS’nin birincil görevi,çeşitli kaynaklardan datayı elde temek,entegre etmek ve birleştirmek,kullanım kolaylığı olan ,anlaşılabilir bir formatta bilgileri sunmaktır.(2)

Diğer bilgi sistemlerinden farklı olarak ESS belirli problemleri çözmeyi amaçlamaz,onun yerine geliştirilmiş hesaplama ve iletişim yeteneği sağlar. DSS yüksek analiz olarak tasarlanmış iken ESS daha az analitik modeller kullanmaya eğilimlidir. Onun yerine bu sistem yöneticilere ihtiyaçları olan ve yüksek karşılıklı etkileşimli(interactive) bilgileri dağıtır. Tepe yöneticiler,kişisel tarzlarında farklıdırlar ve hepsi radikal olarak değişen sorularla yüz yüze gelir. Sistem bu yeni şartlara adapte olabilecek şekilde kurulmalıdırlar. (KARAHOCA,1998)*

Sekil 3.3. Yönetici Destek Sistemleri Yapısı

3.3.6. Uzman Bilgi İş Sistemleri ve Ofis Otomasyon Sistemi

Uzman bilgi iş sistemleri (KWS) ve ofis otomasyon sistemleri (OAS) organizasyonun bilgiye ihtiyaç duyduğu andaki bilgiyi sağlar. Uzman bilgi iş sistemleri,ofis otomasyonunun yaptığı gibi bilgi çalışanlarına destek olur. Her ikisi de bilgi çalışanı olarak dışarıdan değerlendirilebilir.

Bilgi çalışma sistemleri bilimsel veya mühendislik yeni bilgiler üretmeyi ,bu bilginin ve teknik veriyi uygun bir şekilde entegre etmeyi sağlar. Veri işçileri daha az resmi eğitim dereceleri olan ve bilgi üretmekten çok işlemeye yarayan kişilerdir. Ofis otomasyon sistemleri veri işçilerinin ofisteki verimliliklerini arttırmaya yönelik olarak çalışan (tipik bir ofisin iletişim,koordinasyon ve aktivitelerini düzenleyerek) bir bilgi teknolojileri uygulamasıdır. Ofis otomasyon sistemleri farklı bilgi çalışanlarını ,coğrafik ve fonksiyonel bölgeleri kontrol eder. Bilgi çalışma ve ofis otomasyon sistemlerinin firmadaki rolü küçümsenmemelidir.

3.4. Rekabet Aracı Olarak YBS

İleri sistem uygulamalarının yarattığı stratejik değeri saptamada, işletmelerin Çoğu sistemlerin işletmenin bir endüstri içindeki rekabet ortamındaki pozisyonlarını nasıl etkileyeceğini hesaba katmaktadırlar. Michael Porter bir organizasyonun uygulayabileceği toplam üç rekabetçi stratejiden bahsetmektedir: Toplam maliyet liderliği, ürün farklılaştırma ve niş pazar.

Toplam maliyet liderliği stratejisi; işletim maliyetlerini diğer rakiplerinkilerden aşağıda tutarak kâr ve pazar payını arttıran düşük maliyetli işletmeler tarafından uygulanan bir stratejidir. McFarlan, McKenney ve Pyburn YBS’İerinin, özellikle ofis personeli başta olmak üzere destek personeli ile ilgili ana maliyetlerin düşmesine yol açarak bu stratejiyi desteklediğini savunmaktadırlar. YBS, aynı zamanda kaynaklardan daha iyi yararlanma, envanter seviyelerindeki düşüş, ham madde kullanımlarında israfı azaltma gibi başarılara ulaşmada da etkilidir.

Ürün farklılaştırma stratejisi; ürünleri rakip şirketlerin ürünlerinden fiyattan başka bir dizi faktör bazlı farklılaştırmak üzerine kurulu bir stratejidir. Bu stratejiyi uygulayan şirketler müşterilerine, müşteri yöneticilere yardımcı olan raporlar sunmak gibi büyük değere sahip bilgi servisleri sağlayabilirler. YBS aynı zamanda şirketlere yeni ürünleri daha yüksek hızla geliştirme ve böylece pazarda görülen yeni trendlere daha hızlı yanıt verebilme imkanı sağlamaktadır.

Niş pazar stratejisi; firmanın fiyat liderliği ya da ürün farklılaştırması yoluyla kazanabileceği spesifik pazar dilimleri saptamak için uğraşan bir stratejidir. Uzmanların bunun için verdiği örneklerden biri; tebrik kartı üreten şirketler çağdaş dizaynlara sahip üç çizgili kırmızı kartların spesifik bir bölgede çok talep ettiğini görüp, bu duruma uygun bir davranış içine girmeleridir.

3.4.1. Orgaııizasyonel Yapıyı Etkilemek

Stratejik sistemler; mevcut incelemelerin çoğunda, ürünler üzerindeki etkileri ile rakipler , tedarikçiler ve müşteriler ile ilişkileri açısından ele alınmıştır. YBS de aynı şekilde stratejik bir etkiye sahiptir. Bir işletmenin organizasyonel yapısındaki ve yönetim yapısındaki değişiklik, çalışanların etkinliğini, iletişimlerinin ve etkileşimlerinin verimliliğini ve sonuçta işletmenin bütünsel gelişimini anlamlı bir biçimde etkileyecektir. Özellikle kâr amacı gütmeyen kuruluşlar ve hükümet organizasyonlar için bu içsel etkiler dominant öneme sahiptir.

3.4.2. Yenilikleri Teşvik Etmek

YBS uzun süre bilişim sistemleri çalışanlarının verimliliğini ve etkililiğini arttırmak için kullanılmıştır. Thomas J. Peters ve Robert H. Waterman, daha az başarılı şirketlerden farklı olarak, mükemmel bir şekilde yönetilen şirketlerde bulunan sekiz noktaya işaret ediyorlar. “Yaratıcılık” bir fikir bulmaktır. “Yenilik” ise fikri bulmanın yanında uygulamayı da içerir. Peters ve Waterman, başarılı şirketlerin, çalışanlarından geliştirdikleri fikirleri uygulamalarını bekledikleri için yeniliği yaratıcılıktan daha çok vurguladıklarını belirtmektedirler. Yeniliğin gerçekleştirilmesi çoğu zaman bir grup çalışmasının ürünüdür. Bu sebeple, insanların düşüncelerini kolaylıkla paylaşabilecekleri bir iş ortamı yaratmak, yeniliğe daha açık bir atmosfer oluşturmak anlamına gelmektedir.

Bir şirketin yeniliği teşvik etmesi için yapabilecekleri; iletişim seçeneklerini zenginleştirmek, yeniliği artırmak ile ilgili resmi prosesleri iyileştirmek ve harekete geçme eğilimini teşvik etmektir.

3.4.3. Yönetici ve Kullanıcıların Eğitimi

Yeni bilişim sistemlerinin maliyet değerlendirmesi çalışmalarında eğitim giderlerine az önem verilmiştir. Tasarlanan sistemlerin çoğunda bunların ikincil öneme sahip oldukları; asıl önemli olanın teknik özellikler olduğu düşünülmüştür. Aslında eğitim ve yetiştirme en önemli iki başarı kriteridir. Teknik açıdan başarılı bir sistem, insanlar tarafından kullanılamıyor ise; bu bir operasyonel başarısızlıktır. Bilişim sistemleri organizasyonların kalbi durumuna geldiklerinden, sistem başarısı ya da başarısızlığı, şirket başarısı ya da başarısızlığı anlamına gelmektedir.

Bilişim teknolojisi üzerine üst düzey eğitim, Yönetim Bilişim Sistemleri için kaynak tahsisi, bu sistemlerin planlamasına rehberlik edilmesi, şirket üzerindeki etkilerinin değerlendirilmesi ve sistemlerin takdimi sırasında destek olma ile ilgili daha iyi kararlar almaya hazırlar. Daha iyi bilgilendirilmiş üst yönetim aynı zamanda reklam taleplerini değerlendirmede daha etkin olabilir.

Orta düzey yöneticilerin daha değişik tipte bir bilgisayar eğitimine ihtiyacı vardır. Onlar sistem teknikerleri ile kullanıcılar arasındaki bağlantıyı oluşturacaklarından, sistemler kullanıldığında oluşacak kişisel problemlerin çoğunu kontrol altında tutmak ihtiyacını duyacaklardır. Orta düzey yöneticiler, değişim yönetimi ile ilgili becerilerini geliştirmek için eğitime ihtiyaç duyacaklardır. Bu yöneticiler, aynı zamanda bilişim sisteminin güvenliğinden de sorumlu olacaklarından, risk değerlendirme eğitimine de ihtiyaç duyacaklardır.

Son kullanıcıların, hem bilgisayar kavramları eğitimi, hem de işletmenlik eğitimine ihtiyaçları olacaktır. Bilgisayar bazlı eğitim programları bu alanların her ikisinde de göreli olarak yeni bir eğitim aracı sağlamaktadır.

Sonuç olarak bilişim sistemleri yöneticilerinin, bilgisayar bazlı teknolojinin verimli kullanımını temin edecek eğitim programlarını her organizasyonel düzeyde uygulamaları gerektiği söylenebilir.

3.4.3.1. Üst Düzey Yönetici Eğitimi

Bilgisayar ve iletişim teknolojileri hakkında bilgili olan üst düzey yöneticiler aşağıdaki alanlarda daha akıllıca kararlar alabilirler:

§ Kaynakların tahsis edilmesi

§ Planlamaya rehberlik etmek

§ Organizasyonun teknoloji karşısındaki tavrını saptamak

§ Anlamları değerlendirmek

§ Teknoloji tanıtımına destek olmak

§ Talep ve reklamları değerlendirmek

§ Hükümet süreçleri ile ilgilenmek

3.4.3.1.1 Yönetici Eğitim Programları

Bu programlar resmiyet derecesine göre genel olarak üçe ayrılır:

1. Informal programlar

2. Yarı formal programlar

3. Formal programlar

Informal programlar; yöneticilerin daha önce kurulan kanallar aracılığıyla kendilerini eğittikleri programlardır. Çoğunlukla kullanılan metotlar; yayınları okumak, astlar aracılığıyla ve bireysel gösteriler ile eğitim metotlarıdır.

Yarı formal programlar; genellikle kullanıcılar tarafından talep edilen ve katılımın gönüllü olduğu eğitim kurslarıdır. Bu kurslar yeni konular tanıtmak ya da mevcut bilgiyi güncellemek için kullanılabilir. Çoğunlukla kullanılan metotlar; yönetici brifingleri ve kısa seminerlerdir.

Formal programlar; yöneticilere yeni teknolojiyi tanıtmak ve onları kısa zamanda bilgi sahibi yapmak için tasarımlanmış programlardır. Bu programların iki varyasyonu: Bir günden üç güne kadar değişen bir tek oturum ve kısa oturumlar serisidir.

Başarılı Yönetici Eğitim Programlarının Karakteristikleri;

§ Spesifik bir kişi ya da grubun sorumluluğunda devam eden bir süreçtir

§ Katılımcıların bilgilerini güncel tutmak amacıyla çeşitli uzunluklardaki oturumlardan oluşur

§ Şirket içi ve şirket dışı uzman bakış açılarının bir kombinasyonunu sunar

§ Teknik olmayan malzeme sunar (Yeni teknoloji trendleri ile ilgili uzman görüşleri vb.)

§ Yeni bir teknolojinin uygulanabilirliğini gösteren örnekleri içine alır

§ Yöneticiler, ünlü iş hayatı dergilerinde yayınlanan makaleler, ünlü dış uzmanlar ve güvenilir astlar gibi güvendikleri kaynaklardan bilgi almaya daha eğilimlidirler

3.4.3.2. Orta Düzey Yönetici Eğitimi

Kullanıcı durumdaki yöneticiler yeni bilişim sistemlerinin uygulanmasında pivot rol oynamaktadırlar. Bu nedenle geleneksel iş ortamı ile bilgisayar kullanımını içeren iş ortamı arasındaki farkı anlayabilmeli ve eski sistemden yeni sisteme geçişi yönetebilmelidirler. Eğitim programlarına katılan orta düzey yöneticiler için teknoloji ile ilgili iki alan gittikçe daha önemli hale gelecektir. Bunlardan birincisi, teknolojik değişimi yönetebilme yeteneği; diğeri, bilgisayar güvenliğini -önce teknolojik risklere değer biçmek, sonra olasılık planları hazırlamak- yönetebilme yeteneğidir. 0. D. Resources değişimi tanımlamak ve değerlendirmek için dört aşamalı bir yaklaşım önermektedir:

1. Değişimi tanımla

2. Sponsorların projeye bağlılığını değerlendir

3. Hedeflerin destek ya da direncini değerlendir

4. Değişimi gerçekleştirenlerin becerilerini değerlendir

Bilgisayar Bazlı Kullanıcı Eğitimi

Son kullanıcılar beş tür eğitimi gereksinirler:

§ Veri işleme kavramları

§ Hızlı başlama

§ Güçlendirici destekler

§ Gelişmiş kullanımda karşılaşılan problemlerin üstesinden gelmede yardım

§ Kullanılması planlanan modelin zorluklarının açıklanması

3.4.3.3 Son Kullanıcı Eğitim İzlencesi

Aşama-1: Giriş dersleri ile terminoloji, donatım ve iş fonksiyonları, veri işleme, veri ilişkileri ve bilişim merkezi ile ilişkilendirerek tanımlanır.

Aşama-2: Genel bir veri işleme becerileri eğitimi ile kullanıcıya metin editörleri, hesaplamalar, veri seçimi, kavramları sınıflandırma, sapmaları kontrol etme, bilgisayar ile oluşturulmuş raporlar ve maliyet analizi gibi değişik tipte veri işleme araç ve prosedürleri kullanma deneyimi kazandırılır.

Aşama-3: Kullanıcıların dördüncü kuşak programlama dilleri ile kullanacakları dosyaları oluşturup yönetmelerini sağlamak yoluyla işletim sistemi editörü öğretilir.

Aşama-4: Dördüncü kuşak programlama dillerinin, temel, orta düzey ve gelişmiş düzeyde konular ile ilgili simülasyonu yapılır.(SPRAGUE,1986)*

3.5. Yönetim Bilişim Sistemi Özellikleri

İşlem süreç sistemleri detaylara daha yakın olduğu için YBS’nin var olan veri tabanından kullanabileceği bilgiyi rahatlıkla sağlar. YBS’nin özellikleri:

§ YBS , işlevsel kontrol ve yönetim kontrol seviyelerinde yöneticileri karar almalarında destekler. Bunun yanında planlamaya da yardımcı olur.

§ Genellikle kontrol ve raporlama odaklıdır. Günlük işleri kontrol ederek yöneticilere raporlamak amacıyla tasarlanmıştır.

§ Mevcut veri ve veri yollarını kullanır

§ İşlemsel yetenekleri sınırlıdır.

§ Mevcut ve geçmiş verilen kullanarak karar alma mekanizmasına destek olur.

§ Göreceli olarak esnek değildir.

§ Organizasyon içine yöneliktir.

§ Bilgi ihtiyaçları bilinir ve bellidir.

§ Uzun analiz ve tasarım aşaması gerektirir.

3.6. YBS ve Yönetim Seviyeleri

§ İşlevsel Bilişim Sistemi Seviyesi, organizasyonun olağan ve temel işlevlerini kontrol eden bilişim sistemleri. (faturalama, satış vb.)

§ Bilgi Bilişim Sistemi Seviyesi, organizasyondaki bilgi ve veri işçilerini destekleyen bilişim sistemleri. (Satın alma, bakım vb.)

§ Yönetim Bilişim Sistemi Seviyesi, organizasyondaki idari faaliyetleri destekleyen, kontrol eden, orta düzey yöneticilere hizmet veren bilişim sistemleri. (Finans, bütçeleme vb.)

§ Stratejik Bilişim Sistemi Seviyesi, üst düzey yöneticilere uzun dönemli planlama desteği sağlayan Bilişim Sistemleri. (MRP vb) (Laudon, 1994)

3.6.1. YBS Seviyeleri ve Kullanıcıları

Stratejik Seviye Üst Düzey

Yönetim Seviyesi Orta Düzey

Bilgi Seviyesi Bilgi ve veri işçileri

İşlevsel Seviye Operasyonel seviye

Stratejik Seviye

• 5 Yıllık satış tahmini

• 5 yıllık üretim planlama tahmini

• 5 yıllık bütçeleme tahmini

• Kâr planlaması

• İşgücü planlaması

Yönetim Kontrol ve Taktik Planlama Seviyesi

• Satış yönetimi

• Stok kontrol

• Yıllık bütçeleme

• Sermaye yatırım analizi

• Tesis tasarımı

• Bölgesel satış analizi

• Üretim çizelgeleme

• Maliyet analizi

• Fiyatlandırma/kâr analizi

Operasyonel Kontrol ve Planlama İçin Bilgi Seviyesi

• Mühendislik iş istasyonları

• Yönetim iş istasyonları

• Kelime işlemciler

• Elektronik takvim

• Resim saklama

Kullanıma Hazır Bilgilerin İşlemsel Düzeyde Kontrolü Seviyesi

• Makine kontrol

• Üretim

• Muhasebe

• İnsan kaynakları (Kroenke, 1993)*

4. ORGANİZASYONLARDA YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ

Sistemler arasında karşılıklı ilişkiler,organizasyondaki çeşitli tipteki sistemler bağımsız olarak çalışmazlar tam tersi olarak sistemler arasında birbirine bağlılık vardır. TPS’ ler diğer sistemler için ihtiyaç duyulan bilgiyi üreten bilginin ana üreticisidirler. Bu farklı tipteki sistemler birçok sistemde çok az olarak iç içe geçmişlerdir.

Değişik sistemler arasında bilgi akışı sağlanmalıdır ama entegrasyonun maliyeti yüksektir,bu nedenle sistemler arsında sırf iş olsun diye köprüler kurmak da mantıklı değildir. Gerçek dünyada işin yürütülmesi için gereken entegrasyon derecesine yöneticiler karar verirler. Sistemler arasındaki bağlantılar zaman içinde gerçekleşir. Çoğu sistemler iş aksini gerektirmedikçe ayrı ayrı kurulurlar. Organizasyonlar bütün sistemleri aynı anda kuramazlar;bunu yapmak için muazzam kaynak gerekir ,ayrıca büyük yönetim sorunları çıkar.

Şekil 4.1. Bir Sistemden Diğerine İlişkiler (Entegrasyon)

4.1. Bilişim Sistemlerinin Organizasyonlardaki Yeni Rolü

Sekil 4.2. Bilişim Sistemlerinin Organizasyonlardaki Yeni Rolü

Çağdaş sistemlerde bir kuruluşun iş stratejisi, kuralları ve işlemleri ile o kuruluşun bilişim sistemleri arasında giderek artan bir bağımlılık cardır. Stratejideki, kuraldaki ve işlemlerdeki değişiklikler, donanımlar, yazılımlar, veri tabanları ve telekomünikasyonlarda da değişiklikler gerektirir. Varolan sistemler kuruluşlara engel oluşturabilir. Çoğu zaman kuruluşların neler yapmak istediklerini sistemler belirler.

Bilişim sistemleriyle kuruluşlar arasındaki ilişkideki ikinci bir değişiklik, sistem projelerinin ve uygulamalarının artan karmaşıklığı ve kapsamından kaynaklanır. Bugün sistem kuruluşu,geçmişe oranla bir firmanın çok daha fazla bölümünü içine alır. (KARAHOCA,1998)*

4.1.1. Organizasyonlar ile Yönetim Bilişim Sistemlerinin İlişkisi

Bir organizasyon çevreden kaynaklar alan ve bunları işleyerek çıkışlar üreten formal sosyal yapılardır.

Organizasyon

Çevrede Çevreye

Oluşan girişler Çıkışlar

Üretim işlemi

Şekil 4.3. Organizasyon Yapısı

Sermaye ve işgücü çevreden sağlanan birincil üretim faktörleridir. Organizasyon bu girişleri bir üretim fonksiyonunda üretime ve hizmete dönüştürür. Ürün ve hizmetler çevre tarafından tüketilir,tüketici tarafından talep edilirler.

Bir organizasyon yeni bilişim sistemleri oluştururken veya eskilerini tekrara yapılandırırken bu, işçilerin ve makinelerin tekrar yapılandırılmasından daha çok şeyi kapsar. Bunun yerine teknolojik değişiklik “bilgiye kimin sahip olduğu ve kontrolü altında olduğu, kimin erişim hakkına sahip olduğu, kimin için karar verme işlemini, kimin için ne zaman ve nasıl yaptığı” değişimini gerektirir.

Alman sosyolog Max Weber, 1911 yılında ilk defa bu “ideal,tipik” karakteristikleri ortaya atmıştır. Organizasyonları kesin yapısal özellikleri olan bürokrasiler olarak isimlendirmiştir. Weber’ e göre tüm modern bürokrasilerde işgücünün bölümlendirilmesi ve özelleştirilmesi söz konusudur. Organizasyonlar belirli becerileri olan kişileri istihdam eder ve eğitir. Organizasyonlar bir hiyerarşi içerisinde tasarlanır ve herkesin belirli bir sorumluluğu ve yaptığı işlerden dolayı sorumlu olduğu bir kişi vardır. Organizasyonlar maksimum verimlilik için organize olurlar :sınırlı girişler kullanılarak çıkış maksimize edilir.

İlişkilendiren Faktörler:

Çevre

Kültür

Yapı

Standart Prosedürler

Politikalar

Yönetim Kararları

Şans

Şekil 4.4. Organizasyon Bilişim Teknolojisi İlişkisi

4.1.2. Organizasyonlar Bilişim Sistemlerini Nasıl Etkiler?

Organizasyonlarda yönetici ve çalışanların kararları arasında çatışmalar olabilir. Yöneticiler sistemlerin tasarımı hakkında kararlar alırlar. Bu kararları alırken bilgi teknolojilerini kullanırlar. Yöneticiler, kurulacak sistemler hakkında karar verirken, sistemlerin akla yatkın olup olmadığına bakarlar.

Bilişim teknolojilerinin nasıla kullanılacağı ve organizasyonlarda nasıl rol oynayacağının kararı,organizasyonların bilişim teknolojileri üzerindeki etkisini belirler. Bu değişiklikler organizasyonun teknik ve organizasyonel yapısının değişimini destekler. Sınırlı fonksiyonları bulunan “elektronik hesaplama makineleri” 1950’lerde kullanılmaktaydı. Merkezileştirilmiş mainframe bilgisayarları ana bina ve uzaktaki birçok siteye 1960’larda hizmet vermekteydi. 1970’lerde ise orta ölçekli mini bilgisayarlar bölümlerde veya kısımlarda kullanılmaya başlandı,ağ aracılığı ile merkez bağlantısı bulunmaktaydı. Masa üstü mikrobilgisayarlar bağımsız olarak 1980’lerde ilk defa kullanılmaya başlandı. 1990’larda organizasyonun tamamına yayılan ağ mimarisi ortaya çıktı. Bu yeni mimaride ,büyük merkezi mainframe bilgiyi depolayıp yüzlerce küçük lokal ağa ve masa üstlerine bilginin akışını koordine eder.

Tablo 4.1. Bilişim Sitemlerinin Organizasyon Üzerindeki Etkileri

Teoriler	Mikro-ekonomi	İş maliyeti	Aracı
Analiz ünitesi	Firma	Pazarlar ve Firma	Firma
Öz kavramlar	Üretim faktörlerinin ikamesi	İş maliyetleri pazarlar	Aracılar,yönetici ve sözleşmeler
Dinamikler	BS ücretlerinin düşüşü gibi; sermayenin işgücü için yer değişimi	BS pazarlama maliyetlerini düşürür.	BS aracı maliyetlerini düşürür.
BS iş yapılarının etkisi	Orta kademe yöneticilerde ve büro çalışanlarında azalma	Orta kademe yöneticilerde ve büro çalışanlarında azalma	Orta kademe yöneticilerde ve büro çalışanlarında azalma
Organizasyonel yapı § Hiyerarşi § İşgücü § SOP’leri § Yetkili	Azalan hiyerarşi Merkezileşme	Azalan Organizasyon hacmi Otoritenin merkezileştirilmesi Kararların dağıtıklaştırılması Hiyerarşide azalma SOP’lara daha az güven	Azalan organizasyon hacmi Otoritenin merkezileştirilmesi Kararların dağıtıklaştırılması Hiyerarşide azalma
Yapısal olmayan: Bilgi akışı, karar verme, akıl	Daha hızlı karar verme ,daha fazla bilgi akışı	Bilgi erişimi Zamanda azalma Doğruluğun artması Karar verme birimleri daha çok ve daha verimli	Gözetimde artış,bilgi erişiminde artış Karar verme birimleri daha çok ve daha verimli
Yönetim stratejisi	Teknoloji kullanımıyla işçi maliyetlerinde azalma	Organizasyonlarda ve orta yönetici ve büro çalışanlarında azalma,BS çalışanlarında artma	Tepe yöneticiler BS’i,gözetimi arttırmak ve maliyetleri azaltmak için kullanır.

4.2. Yönetim Bilişim Sistemi Departmanı

YBS departmanı bilgi sistemlerinin geliştirilmesi,bakımı ve güvenliğinden sorumludurlar.

4.2.1. Organizasyonel Yerleşim

Şekil 4.5. Organizasyonel Yerleşim

Bu şema tipik bir şirketin yüksek seviyedeki organizasyonel şemasıdır. Kullanıcı departmanlar YBS (Bilgi Hizmetleri, Bilgi Teknolojisi) departmanları tarafından desteklenirler. Şekilde görüldüğü gibi YBS (MIS) bölümünün başkanı direkt olarak raporlarını yönetim kurulu başkanına sunar. Bu durum işletmedeki bilginin önemini ve bilgi sistemlerinin önemine dikkat çekmektedir.

Geçmişte YBS departmanı genellikle finans departmanı başkanına raporlarını sunardı. (önceleri bilgisayar sistemleri neredeyse tamamen finansaldı) Bu yapı çok fazla iş yapılmasına imkan vermiyordu çünkü finans departmanının sağladığı bilgiler tüm organizasyon için yeterli olmuyordu. Ancak şekildeki konumda bulunan bir MIS departmanı tüm departmanlarının ihtiyaçlarını karşılayabilecek durumdadır.

4.2.2. YBS Departmanının Rolü

YBS departmanları organizasyonların bilgi teknolojisinin birincil kaynağıdır ve organizasyonun bu teknolojiyi amaçlarına ulaşmak için kullandığını garanti etmekten sorumludurlar. Bu sorumluluk iki büyük fonksiyona ayrılır: İlk fonksiyon organizasyonel bilgi sistemlerinin geliştirilmesi, işlenmesi,bakımının yapılması ve yönetilmesidir. İkinci fonksiyon teknolojinin gözden geçirilmesi ve kullanıcıların bu teknolojiye ayak uydurmaları için yardım etmeyi içerir.

Şekil 4.6. Yönetim Bilişim Sistemi Departmanı

Bugün büyük bir şirketin MIS departmanı şekilde görüldüğü gibi iki büyük bölüme ayrılır. Bilgi işlem merkezi organizasyonel bilgi sistemlerinin geliştirilmesini ve çalıştırılmasını sağlar. Son kullanıcı destek bölümü ise, son kullanıcılara kişisel ve/veya grup halindeki bilgisayar teknolojileri uygulamalarına ayak uydurmalarında yardımcı olur.

Data işleme: Organizasyonel bilgi sistemlerinin geliştirilmesi,işlenmesi,bakımından sorumludurlar. Geliştirme,operasyon ve sistem destek grubundan oluşurlar. Aynı zamanda,bir data idare grubu bölüm yöneticine eleman fonksiyonunu sağlar.

Geliştirme grubu: Sistem analisti ve programcıdan oluşur. Bunlar organizasyonel bilgi yaratmak için kullanıcılarla birlikte çalışırlar. Normal olarak, uzman bir sistem analisti,sistem geliştirme projesinin lideri konumundadır,ama bazı durumlarda uzman bir kullanıcı da lider konumunda olabilir. Sistemlerin yaratılmasına ek olarak, geliştirme grubu sistemlerin bakımından da sorumludurlar. Yeni taleplere göre, sistemin değiştirilmesini sağlamak veya sistemi kullanıcıların çalışmak için neler istediğine göre tasarlarlar. Bazı organizasyonlarda,sistemin yaratılmasından çok daha fazla insan sistemin bakımının yapılmasında görev almaktadır.

Operasyon grubu: Bilgisayarın donanımını (hardware) çalıştırır. Bu grup, normalde birçok sayıda bilgisayar operatöründen oluşmaktadır. Operasyon grubu, data kütüphanesini yönetir ve bazı durumlarda donanım bakım grubunu da içerir.

Sistem destek grubu: Sistem yazılımını seçen,install eden,uyumlu hale getiren ve bakımını yapan uzman teknik programcılardan oluşmaktadır. Bu yazılım; sistemin işletilmesini,CCP ve diğer teleproses softwarelerini,DBMS,sistem yararları ve diğer programları içerir. Bu grubun üyeleri son derece gelişmiş özelliklere sahip programcılardır.

Son kullanıcı destek bölümü: Sistem kullanıcılarına her türlü problemin çözülmesinde yardımcı olurlar. Her ne kadar Bilgi işlem bölümü kullanıcılar için sistemleri yaratsa,bakımını yapsa ve işletse de ,son kullanıcı destek bölümü kullanıcılara kendi kişisel uygulamalarını ve grup uygulamalarını oluşturma ve işletmede yardımcı olurlar.

5. BİLİŞİM SİSTEMİ TASARIMI

5.1. Bir Bilişim Sisteminin Geliştirilmesi Aşamaları

Etkin bir işletme yönetiminde en önemli öğelerden biri bilgidir. Günümüzde bilginin bir işletmenin oluşumu için gereken teşebbüs, sermaye, toprak ve işgücüne ilaveten beşinci temel öğe olduğu inkar edilemez bir gerçektir. Zira günümüzün dinamik koşulları içinde, varlığını önceden belirlediği amaçlar doğrultusunda sürdürmek isteyen her işletmede, gerek işletme içinden ve gerekse işletme dışından gelen çeşitli bilgilerin temel işletme fonksiyonlarının (Planlama, Organizasyon, Kontrol, Haberleşme) başarıyla yerine getirilmesinde en önemli kaynak olduğu açıktır. Gerek çevresinden gelen ve gerekse kendi yapısı içindeki değişiklikleri algılamayan ve değerlemeyen bir sistemin varlığını uzun süre sürdüremeyeceğinin örneklerini, günümüzde hemen her alanda görmek mümkündür.

Bununla birlikte günümüzde birçok yönetici, işletmelerinde mevcut çeşitli bilgi iletişim sistemlerinin varlığını anlamakta güçlük çekerler. Oysa tüm bu iletişim sistemleri işletme içinde hayati ve koordine edici bir rol oynar. Bu iletişim sistemlerini şöyle sıralamak mümkündür:

• Kuralsız (Informal) Bilgi İletişim Sistemleri

• Organizasyonel Bilgi İletişim Sistemleri

• İşletme Faaliyetlerine İlişkin Bilgi İletişim Sistemleri

• Yönetim İçin Bilgi İletişim (Yönetim Bilişim) Sistemleri

• Karar Verme İçin Bilgi İletişim Sistemleri

• Veri-İşleme İletişim Sistemleri

Tüm bu bilgi iletişim sistemleri işletmenin gereksinimi olan haberleşme fonksiyonunun yerine getirilmesinde, kendilerine özgü özellikleri ile önemli rol oynarlar.

İyi bir bilgi iletişim sisteminin kurulması yukarıda sayılan çeşitli iletişim sistemlerini koordine edecek, bütünleşik ve kurallı (formal) bir biçimde haberleşme fonksiyonunun yerine gelmesini sağlayacaktır. Bu durum işletmenin etkin bir biçimde yönetilmesinin en önemli gereğidir.

Böyle bir iletişim sistemini oluşturmak hemen her işletmenin sahip olduğu özelliklere göre farklılıklar gösterebilir. Ancak iyi bir iletişim sisteminin geliştirilmesine ilişkin faaliyetleri üç aşamada toplamak mümkündür:

1. Mevcut Sistem Hakkında Bilgi Toplama ve Analiz
2. Yeni Sistemin Tasarımı ve Bir Önerinin Hazırlanması
3. Sistem Spesifikasyonlarının Hazırlanması ve Uygulamaya Konması

Her türlü bilginin değerlendirilerek işletmenin yararına kullanıldığı batı ülkeleri işletmeleri ile ülkemiz kuruluşlarının giderek daha büyük bir ilişki içine girdiği gerçektir.

Ancak bu tip kuruluşlarla ilişkilerde sürekliliği sağlamak ve ülke ekonomisi açısından yararlı olabilmek için onların sahip oldukları organizasyonel yapıyı da dikkate almak gerekmektedir. Bu nedenle işletmelerin yönetiminde etkinliği sağlayacak bütünleşik bir haberleşme sisteminin oluşturulmasını konu alan bu çalışmada konuya ilişkin aşamalar yer alacaktır.

5.1.1. Mevcut Sistem Hakkında Bilgi Toplama ve Mevcut Sistem Analizi

Herhangi bir organizasyona getirilecek yenilik, o organizasyonun yapısında ve bölümler arası yetki ile sorumluluk dengesinde, bir değişikliğe neden olacaktır. Tepe yöneticisinin bu durumdan başlangıçta haberdar olması ve söz konusu değişiklikler sonucunda ortaya çıkacak hoşnutsuzlukları en aza indirmesi ve gerçekleşecek yeniliğin işletmeye en yararlı biçimde gerçekleştirilmesini sağlaması gerekir.

Tepe yöneticisinin yeni bir bilgi iletişim sisteminin gerçekleştirilmesine karar vermesinin çeşitli nedenleri olabilir. Bunları aşağıdaki gibi özetleyebiliriz.

vEski Bilgi İletişim Sisteminin Esnekliğini Kaybetmesi

Yeni bir sisteme gereksinim duymanın en önemli nedenlerinden biri, eski sistemin büyümeye, yeni uygulamalara veya ortaya çıkan değişikliklere uyma yeteneğinin kalmamış olması gösterilebilir. Yönetimin planlanmış amaçları gerçekleştirme dileği onun bilgi gereksiniminin sürekli ve dinamik bir yapıda olmasını gerektirir. Bu nedenle onun ve diğer bilgi kullanıcılarının ihtiyaçlarına cevap verecek bir bilgi sisteminin esnekliğe sahip olması gerekir.

vKontrol Yetersizliği

Yeni bir bilişim sisteminin geliştirilmesinin bir diğer önemli nedeni de girdi, işlem ve çıktı süreçlerine ilişkin kontrol düzeninin yetersizliğidir. İç kontrolün yeterliliği, işletmenin sahip olduğu her değerin korunmasında çok önemli bir öğedir. İç kontrol düzeni, işletmenin yönetim, denetim, bilgi işleme departmanı sorumluları, muhasebeciler ve devlet yetkilileri tarafından sürekli olarak kontrol edilebilmesini ve değerlendirilmesini olanaklandıran en önemli fonksiyondur.

vMaliyetlerin Artması

Sistem analizine karar vermenin üçüncü önemli nedeni mevcut sistemin maliyetinin yükselmesidir. Maliyetin istenmeyen boyutlara ulaşması veya böyle bir eğilime sahip olması halinde yeni bir bilişim sisteminin geliştirilmesine karar verilebilir.

Günümüzde işletme faaliyetlerinin dinamik yapısı, esnekliğin kaybolması, kontrol yetersizliği, veya maliyet artışı gibi sorunlardan sakınmak için sistem analizi çalışmasını işletmede sürekli olarak gerçekleştirilmesi gereken bir iş haline getirmiştir.

Mevcut sistem hakkında bilgi toplama ve mevcut sistemin analizi aşamasının ilk alt aşaması, tüm sürece ilişkin bir plan geliştirmektir.

5.1.1.1. Tüm Sürece İlişkin Bir Plan Geliştirme Aşaması

Yeni bir bilişim sisteminin geliştirilmesinde planlama oldukça önemli bir yere sahiptir. Bundan sonra gerçekleştirilecek tüm faaliyetlerin başarısı büyük ölçüde bu aşamaya bağlıdır. Bu aşamada; yeni bilişim sistemine ilişkin toplam harcama miktarına, yararlanılacak insan gücüne ve çalışmanın gerçekleşeceği süreye karar verilir. Bununla beraber özellikle süre konusunda esnek bir karara varmak, sürenin, yeni sistemin geliştirilmesi sürecini zorlaştıran bir kısıt rolü oynamaması açısından önemlidir.

Tüm plan yapıldıktan sonra geliştirmek üzere işletme içindeki iletişim sistemleri tek tek ele alınmaya başlanır. Bu ele almada en önemli ölçüt karlılıktır.

Planın geliştirilmesi sırasında standart bir terminolojiye dikkat edilmelidir. Bu planda kayıtların, formların özellikle tek tek çeşitli kalem eşyaların isimleri kritik bir önem arz eder. Böyle bir plan, gelecekteki yeni sisteme sağlam bir temel oluşmasına olanak verecektir. Bu planda dikkate alınacak ana öğeler şunlardır:

AMAÇLAR: Gerçekleştirilecek çalışmadan ne elde edilmek istendiği açıkça belirlenmelidir. Ancak bu amaçlar mümkün olduğunca spesifik olmalıdır.

ÇALIŞMANIN KAPSAMI: Planda yer alması gereken önemli öğelerden biri de çalışmanın kapsamıdır. Bir başka ifade ile gerçekleştirilecek çalışmanın işletmedeki tüm iletişim sistemini mi, bir kısmını mı yoksa tek bir alanı mı içereceği açıkça belirtilmelidir.

KISITLAR VE VARSAYIMLAR: Planın bu aşamasında, gerçekleştirilecek çalışma ile ilgili olarak söz konusu olabilecek zaman, insan gücü ve mali olanaklarla ilgili kısıtlamalara yer verilir. Yine bu bölümde yukarıda adı geçen unsurlardan birinin eksik olması halinde alınacak tedbirlere de yer verilmelidir.

İNSAN GÜCÜ GEREKSİNİMİ: Bu bölümde çalışmayı yürütecek ekibin büyüklüğü yanında, ekip üyelerinin nitelikleri de açıkça belirtilir. Çalışma sırasında işletme içindeki bölümlerden insan gücü desteği alınacaksa, bu husus planda açıkça anlatılmalıdır.

ÇALIŞMA AŞAMALARI: Bu bölümde bir çalışmanın hangi aşamalardan oluşacağı ve bu aşamalarda yararlanılacak kaynakların (insan gücü, para, bilgisayar süresi, zaman vb gibi) dökümü verilir.

TAMAMLANMA TARİHİ: Çalışma aşamaları sürelerinin önceden belirlenmedi planı belirsizlikten kurtarır. Bu sürelerin belirlenmesinde iki durum söz konusu olabilir.

- Tüm çalışma ile ilgili olarak yönetim önceden bir tarih belirleyebilir. Bu durumda analist bu tarihten geriye doğru hesaplamalarla her aşamanın süresini belirlemeye çalışır.

- Bu ikinci durumda yönetim bir tarih koymamıştır. Bununla birlikte yine de analist çalışma aşamalarının ne kadar süre alacağını, her aşamanın ve tüm çalışmanın bitiş tarihlerini belirlemelidir. Ancak hangi durum söz konusu olursa olsun faaliyetleri bir pert diyagramı ile temsil etmek ve analiz etmek yararlı olur.

TAHMİNİ MALİYETLER: Bu bölümde çalışma süresi boyunca katlanılacak toplam tahmini maliyetler kalem kalem belirlenmeye çalışılır. Bazı maliyet unsurlarını şöyle sıralamak mümkündür.

- İnsan gücü maliyeti

- Seyahat, konaklama vb. gibi masraflar

- İşletme dışından alınacak yardımın maliyeti

- Satın alınan her türlü malzeme ve teçhizatın maliyeti

- Diğer masraflar

ÇALIŞMANIN GELİŞİMİNE İLİŞKİN RAPORLAMA DÜZENİ: Planda çalışmanın seyrine göre kimlerle nasıl haberleşileceği konularına da yer verilmelidir. Bu haberleşme, çalışmanın özellikle yöneticilerin belirlediği amaçlara uygun gidip gitmediğinin kontrolü yanında, çalışmanın bu kişilerce daha çok benimsenmesine yardımcı olur.

5.1.1.2. Çalışmayı Yürütecek Ekip

Çalışmanın kapsamına göre çalışmayı yürütecek ekibin büyüklüğü farklı olacaktır. Bu tip çalışmalarda sorumluluk çoğu kez kuruluşun yetkililerinden birine verilir. Bununla birlikte çalışmayı yönetecek ekip konuya ilişkin uzmanlıkları olan kişilerden seçilir. Günümüzde büyük işletmelerde “sistem analisti” olarak tanınan kişi çoğu kez bu tip projeler için istihdam edilir. Bu tip projelerde oluşturulan ekibin başına getirilen bu kişinin yanına bilişim sistemlerinde bilgi sahibi olan “sistem tasarımcısı”, “sistem programcısı” gibi kişiler de katılırlar. Eğer proje tüm işletmeyi içeriyorsa çeşitli bölümlerden de yardımcılar almak yararlıdır. Ancak bu bilişim sisteminin geliştirilmesi projesinde görevi doğrudan yürüten kişiler çoğunlukla sistem analistleri olduğundan aşağıda bu kişilerin özellikleri ve görevleri hakkında kısaca bilgi vermek yararlı olacaktır.

Sistem Analistinin Özellikleri ve Görevleri

Bir haberleşme uzmanı olarak sistem analisti kendini yöneticilerin yerine koyarak onların bilgi gereksinimlerinin ne olacağını araştırır. Sistem analistinin organizasyonda mevcut bilişim sistemlerinin ne olduğunu bilmesi gerekir. Analistin organizasyon içindeki bilgiyi nasıl toplayacağı, analiz edeceği, bütünleştireceği ve ileteceği konularına ilişkin teknikler konusunda tecrübeli olması gerekmektedir. Bazı durumlarda analist yöneticilerinin bilgi gereksinimlerini yöneticilerden önce sezmek ve belirlemek zorundadır. Özet olarak analistin görevi, organizasyon ve yöneticiler arasındaki bilgi gereksinimi açığını ortadan kaldırmaktır.

Buradan da anlaşılacağı üzere sistem analistinin görevi oldukça karmaşıktır. Analist önce bir teknik kişidir. Hiç şüphesiz haberleşme ve bilgi işleme yöntemleri yanında bilgisayarlara ilişkin temel bilgilere de sahip olması gerekmektedir.

Bunların yanında sistem analistinin organizasyonların yapıları hakkında da uzman olmaları gerekmektedir. Organizasyonlarda komuta, kurmay yetki ve sorumlulukları, politikalar ve süreçler konusunda yeterli bilgiye sahip olması gerekir.

Bunlara ilaveten, bir sistem analistinin insan ilişkileri konusunda da uzman olması gerekmektedir.

5.1.1.3. Mevcut Sistem Hakkında Bilgi Toplama

Tüm sürece ilişkin plan geliştirildikten ve sistemi inceleyecek personelin belirlenmesinden sonra sistem analistinin yapacağı ilk şey işletmenin ana uğraşına ilişkin bilgi toplamaktır. Bu bilgi, onun işletmeyi çevresiyle bir bütün olarak tanımasını olanaklandırır. Ancak bu bilgilerle analistin işletmenin tüm faaliyetlerine ilişkin bilgi akışını tüm boyutlarıyla anlaması beklenemez.

Birçok durumlarda sistem analisti işletmelerde bir göreve sahiptir. Bu durumda bir analist işletmeyi tanımak açısından büyük bir avantaja sahiptir. Ancak bunun yanında analistin işletmeyi ve bilgi iletişimini daha iyi tanıması için bazı yardımcı bilgi kaynakları vardır:

R Politika ve süreçlere ilişkin el kitapları

R Organizasyon Şemaları

R Faaliyet ve diğer işlemlere ilişkin akış diyagramları

R İş tanımları

R Görüşmelerde bilgi toplamak

R Örnek formlar ve raporlar

R Konuya ilişkin önceden yapılmış çalışmalar

R İşletmede çalışanların bazı tutum ve davranışları

R Gözlem yolu ile ilgili bilgi toplama

R Anket yolu ile bilgi toplama

R Toplantılar yolu ile bilgi toplama

R Konuya ilişkin yayınlar yolu ile bilgi toplama

5.2. Toplanan Bilgilere Dayanarak Mevcut Bilişim Sisteminin Analizi

Analist işletme faaliyetleri, organizasyon ve işlemler hakkında yeterli bilgiyi topladıktan sonra bilgi sistemini geliştirme çalışmalarına başlayabilir. Yeni bir iletişim sistemi geliştirmenin bu aşamasında, mevcut bilgi akış sisteminin ana yapısı belirlenmeye çalışılır. Bu aşamada hem mevcut sistemin analizi yapılır, hem de ileride geliştirilmesi çabalarına katkıda bulunmak amacıyla mevcut sistemin yapısı belgelendirilir.

Hiçbir işletmede işletme faaliyetlerini kontrol etmek, yönetmek veya yol göstermek bilgi akışı olmaksızın başarılamaz. Bununla birlikte bu gerekçe her işletmede kurallı (formal) bir iletişim sisteminin varlığını gerektirmez. Bu nedenle analist işletmede hem kurallı hem de kuralsız bir iletişim sistemi olabileceğini dikkatten uzak tutmamalıdır.

Bu bölümde, mevcut bilgi sisteminin amaçları, sınırları, araçları, bileşenleri ve fonksiyonel ilişkileri açısından nasıl analiz edilebileceği konusunda bir çözüm geliştirilmeye çalışılacaktır.

Mevcut bilgi sistemine ilişkin herhangi bir analiz, önce mutlaka mevcut sistemin etkinliğini ortaya çıkarmalıdır. Kısaca söylemek gerekirse analiz aşaması mevcut sistem hakkındaki çalışmalar ve onun belgelendirilmesiyle ilgilidir.

5.2.1. Mevcut Sistemin Amaçlarının ve Kısıtlarının Belirlenmesi

Herhangi bir mevcut bilgi iletişim sistemi analizinin ilk aşaması genel olarak sistem amaçlarının belirlenmesidir. Bir önceki bölümde de belirtildiği üzere ister kurallı (formal) ister kuralsız (informal) olsun her işletmede mutlaka bir bilgi iletişim sistemi vardır. Bu sistemin temel amacı işletmede çalışanların hepsini, görevini en iyi biçimde yerine getirmeleri için gerekli bilgi ile donatmak şeklinde tanımlanabilir. Bu düşünceden hareketle her iletişim sisteminin amacı (veya amaçları) konusunda bir belirleme yapmak ve bunu belgelendirmek mümkündür.

Bir işletmede mevcut çeşitli bilgi iletişim sistemlerinde bir ortak amaç görmek mümkündür. Çoğu kez bu amaç tüm iletişim sisteminin ana amacıdır. Bu ana amacın yanında ikincil veya alt amaçlar da vardır.

Amaçlar açısından sistem analizinin ilk amacı mevcut sistemin ilgili her kişiye gerekli bilgiyi verip vermediğini araştırmak olmalıdır.

Analist, hangi bilgi kullanıcılarının hangi bilgileri kullandığını belirledikten sonra, bu sistemin o kullanıcılara verdiği bilginin yeterliliğini de belirlemek zorundadır. Çoğu kez analist, bilgi kullanıcılarının bilgi gereksinimlerinin büyük kısmının kurallı ve kuralsız bilgi iletişim sistemleri ile karşılanabildiğini görebilir. Bu nedenle analist gerçek iletişim sisteminin yapısını belirlemek amacıyla kuralsız bilgi iletişim sisteminin de yapısını belirlemelidir. Şayet kuralsız bilgi iletişim sisteminin ilettiği bilgiler kullanılmakta ve bir yarar sağlanmakta ise bu bilgiler elden geldiğince belgelendirilmelidir. Bu arada analist kendi yargısını da kullanarak mevcut sistemdeki eksiklikleri de belirlemeye çalışmalıdır.

5.2.2. Mevcut Bilişim Sisteminin Belgelendirilmesi

Sistem analistinin ilk ve temel görevi yaptığı araştırmaya ilişkin her türlü bilgi, belge, kayıt, form vb. gibi her şeyi biriktirmektir. Sistem analistinin çalıştığı alana ilişkin bilişim sisteminin yapısını belirlemede en büyük yardımcısı bu birikimi olacaktır. bu her türlü kayıt ve formların içerdiği bilgi, gelişmiş bilişim sisteminin daha geliştirilmesine yardımcı olacaktır. Genel olarak bir bilişim sisteminin iki tip girdisi vardır. Bunlardan birincisi, işletme faaliyetlerini tanımlayan kaynak belgelerdir. Buna örnek olarak satış makbuzları, işçi zaman kartları, satınalma talep fişleri verilebilir. Tüm bu kaynak belgeler işletme faaliyetlerine ilişkin bilgiler içerir. Bilgi sistemine girdi olabilecek diğer belgeler ise, sisteme bilginin doğrudan girmesini sağlayan gerçek kayıt formlarıdır. Buna örnek olarak delikli kartlar, manyetik şeritler vb. gibi ortamlar verilebilir.

Bilgi sisteminin ürettiği çıktılar da benzer şekilde bölümlendirilebilir. Bunlardan ilki tüm yönetici ve diğer çalışanlara çeşitli bilgiler ileten raporlardır. İkinci grup çıktı ise, bilgiyi yine sistemde işleyerek bir başka amaç için kullanılmasını olanaklandıran ara çıktılardır. Buna örnek olarak yine delikli kartları, kağıt şeritleri, manyetik şeritleri vb. gibi ortamları vermek mümkündür.

Analistin bilişim sistemine ilişkin olarak belgelendirmesi gereken diğer önemli bir konu da dosyalardır. Analist bu aşamada dosyaları, içeriklerini, dolduruş biçimlerini ve sıralarını vb. gibi bilgileri toplamaya çalışır. Yine analistin dosyalarla ilgili olarak dikkat edeceği bir diğer konu da bilgilerin dosyalarda ne kadar süre ile saklandığı ve bu bilgilerin kullanılış sıklığıdır.

Son olarak analist, mevcut bilişim sisteminin bütünlüğünü sağlamaya çalışan kontrol düzenini belgelemeye çalışmalıdır.

5.2.3. Belgelendirilen Mevcut Bilişim Sisteminin Analizi

Sistem analistinin mevcut sistemin amaçlarını, kısıtlarını belirlemesinden, onları belgelemesinden ve akış diyagramlarını çizmesinden sonra sıra analize gelir. Analitik bir aşama olan bu analiz ve araştırmanın amacı mevcut bilişim sistemini, üzerinde analiz yapılacak küçük parçalara bölmektir. Analiz aşamasının ilk faaliyeti olan araştırma sonucunda bilişim sistemi parçalara bölündükten sonra ancak gelişmiş bir sistem tasarlanabilir.

Analiz aşamasının başlangıcında mevcut bilişim sistemini oluşturan çeşitli bölümlere ilişkin aşağıdaki sorulara cevap aranır.

- Sistemin her aşamasında icra edilen faaliyetler nelerdir?

- Bu faaliyetler niçin bu biçimde icra edilmektedir?

- Bu faaliyetler ne zaman icra edilmelidir?

- Onları kim icra etmektedir?

- Onlar nerede icra edilmektedir?

Mevcut bilişim sistemini oluşturan alt bölümlere yöneltilen bu soruların bir kısmı tamamen cevaplandırılması mümkün olmakla beraber bazı durumlarda bu sorulara kısmen cevap verilebilir. Bununla birlikte, analist bu aşamada yine de mevcut bilişim sisteminin yapısını iyi bir şekilde belirlemeye ve işleyişini iyice anlamaya çalışmalıdır. Buradan da anlaşılacağı üzere, analiz aşaması yavaş yavaş gelişen bir süreç olması nedeniyle büyük çabalar gerektiren bir aşamadır. Çeşitli uygulamaların yapılış nedenleri organizasyon el kitaplarında ve benzeri belgelerde bulunabilir. Ancak bazı uygulamaların nedeni, uygulamaların yapıldığı süreçtekilerle yapılacak görüşmeler sonucunda bulunabilir. Bazı durumlarda analist bilişim sisteminde eskiden beri mevcut olmakla birlikte bazı gereksiz faaliyetlere rastlayabilir. Analistin görevi bunları belirlemek ve elimine etmektir.

Analistin bu analiz aşamasındaki en önemli görevi, mevcut bilgi sisteminin performansının nasıl artacağını sürekli araştırmaktır. Bilişim sistemini oluşturan her faaliyete ilişkin olarak şu dört sorunun cevabı aranır.

- Bu faaliyet elimine edilebilir mi?

- Bu faaliyet başka bir faaliyetle birlikte kombine edilebilir mi?

- Bu faaliyet basitleştirilebilir mi?

- Bu faaliyetin, bilişim sisteminin basitleştirilmesi amacıyla sırası değiştirilebilir mi?

Faaliyetleri derinlemesine analiz etmeye olanak veren bu soruların cevapları geliştirilmiş bir bilgi sisteminin oluşturulmasına büyük ölçüde yardımcı olur.

Analist yukarıdaki sorulara ilişkin olarak alacağı acele cevaplara karşı tedbirli olmalıdır. Bilişim sisteminin araştırılması ve analizi aşamasında bulunacak cevaplar, dikkatli bir araştırmanın ürünü olmalıdır. Yukarıda faaliyetlere ilişkin olarak sorulan soruların benzerini bu faaliyetlerin destek olduğu karar verme süreci ile ilgili olarak da sormak gerekir:

- Bu karar süreci elimine edilebilir mi?

- Bu süreç basitleştirilebilir mi?

- Çeşitli kurallarla bu süreç, kurallı bir süreç haline getirilebilir mi?

- Bu sürece ilişkin karar verme yetkisi daha alt kademelere devredilebilir mi?

Çeşitli durumlarda nasıl karar verileceğine ilişkin bir karar tablosunun hazırlanması, karar verme sürecini mükemmelleştiren bir araç olacaktır. Böyle bir karar tablosu veya kurallar topluluğunun hazırlanması, sürecin basitleştirilmesine, açık olmasına ve herkes tarafından anlaşılmasına yardımcı olacaktır.

Karar sürecine ilişkin bir diğer konu da verilecek kararlar konusunda yöneticinin sahip olduğu yetkinin ölçüsüdür. Bazı durumlarda yöneticiler tüm veya birçok kararların kendileri tarafından verilmesini arzular. Bu durum kontrol amacıyla bir ölçüye kadar kabul edilebilir. Ancak bu kararların sıklığı belirli bir ölçüyü aşınca süreç yavaşlar hatta işlemez duruma gelir. Bu durumda en çok bilinen çare, karar verenin bu yetkilerinin bir kısmını devretmesidir.

İşletme içinde formal bilişim sistemi dışında kişiler arasındaki ilişkilerden doğan bazı kuralsız bilişim sistemleri de vardır. Çoğu kez işletme içindeki çeşitli sorunları kurallı düzenin getireceği geç çözümlerden önce çözmeye yönelik bu tip iletişim, çoğu kez kurallı iletişim sisteminin yapısını zorlar. Analist bu durumları mümkün olduğunca belirlemeli ve kuralsız iletişim sisteminin işlemesine neden olan durumları belirleyerek onlara normal düzen içinde erken çözümler getirecek bir yapı oluşturmaya çalışmalıdır.

5.2.4. Mevcut Bilişim Sisteminin Verimliliğinin Değerlendirilmesi

Analiz aşamasının son bölümünde mevcut sistemin nispi verimliliği ve yeterliliği araştırılır. Bu bölümün temel amacı alternatif bir bilişim sistemi ile kıyaslamaya olanak verecek bir ölçüt bulmaktır. Mevcut sistemin verimlilik ve yeterliliğinin değerlenebilmesi için önerilen yeni sistemin özelliklerinin ortaya konması gereklidir. Objektif bir kıyaslama olmadığı takdirde yeni sistem bir takım sübjektif yargılarla değerlenmek zorunda kalacak; bu durum ise, yeni sistemin yönetim tarafından kabulünü ve uygulanmasını zorlaştıracaktır.

Sistem verimliliğinin değerlemesinde kullanılabilecek en önemli ölçütlerden biri maliyettir. Bu maliyet ölçütüne göre mevcut sistemin, belirli bir zaman süresine göre ve her bir kaydın maliyeti belirlenmeye çalışılır. Bir diğer verimlilik ölçütü ise belirli bir grup kaydın işlenmesi için gereken süredir. Bu konudaki son ölçüt ise sistemdeki bilginin kalitesidir. Bu ölçütler aşağıda ayrı ayrı ele alınacaktır.

5.2.4.1. Maliyet Verimliliği Ölçütü

Maliyet, genellikle bir bilişim sisteminin analizinde en büyük etkendir. Yeni bir sistemin kabulü aşamasında tartışmaların büyük bir kısmı doğrudan doğruya yeni sisteme ilişkin yapılacak olan harcamalara odaklanmıştır.

Maliyet verimliliğinin ölçülmesinde iki farklı yaklaşım söz konusu olabilir. Bunların ilkinde önerilen yeni sisteme ilişkin maliyet, belirli bir periyoda göre belirlenir. Bu durunda ulaşılan toplam değer, maliyet hakkında en önemli kaynaktır. İkinci yaklaşımda ise her bir kaydın işlenmesine ilişkin birim maliyetler bulunur. Bu durum, kayıt hacmi faktörünü elimine ettiğinden daha güvenilir sonuçlar verebilir. Bununla birlikte çoğu kez bu iki yaklaşımı birlikte ele alarak daha ayrıntılı bir rapor hazırlamak, sağlıklı bir karar verilmesine yardımcı olur.

Hesaplanabilir maliyet öğelerini belirlemek bu konuda ilk yapılması gereken iştir. Bu maliyet öğelerinin ilki, mevcut bilişim sisteminde yer alan personelin ücret ve maaşlarıdır. Bu sisteme katkısı olmakla birlikte zamanının belirli bir oranını bu sistem için harcayanların, harcadıkları zaman ölçüsünde maliyetlerini de hesaplamaya katmak gerekir.

Hesaplanabilir maliyet öğelerinin ikincisi ise, bilgi işlem sistemindeki makine ve teçhizatın maliyetidir. Tüm bu teçhizatın amortismanları ve kiraları da hesaplamaya katılmalıdır. Şayet bu teçhizat birden çok iletişim sisteminde birden kullanılıyorsa, bu teçhizatların sistemlerdeki kullanılış oranları dikkate alınarak maliyetler belirlenmelidir.

Bir diğer maliyet öğesi ise, yan hizmet ve kırtasiye masraflarıdır. Bu masraflar diğer masraflara oranla önemli boyutlarda olmayabilir. Ancak yine de belirlenmesi hesapların güvenilirliği açısından önemlidir.

İşletmede hemen hiçbir bölüme doğrudan yüklenemeyecek diğer maliyet unsurlarını da bu aşamada dikkate almak gerekir. örneğin tüm yönetim personeline verilen maaşlar hangi oranda bilişim sistemi ile ilgili ise belirlenmelidir. Yine bilişim sisteminin varlığını sürdürebilmesi için işletme içinde işgal edilen alanın alternatif maliyeti de bu hesaplamalara katılmalıdır. Bu ve benzeri bilgiler muhasebe bölümünde elde edilebilir.

Şüphesiz tüm bu maliyet öğelerinin doğru ve ayrıntılı bir biçimde belirlenmesi pek kolay değildir. Bu maliyetlerin belirlenmesi sırasında karşılaşılan takdir zorluklarına önerilen çözümler dipnotlarda açıklanarak daha sonraki çalışmalarda homojenlik sağlanmaya çalışılır. Önce sistemin toplam maliyeti hesaplanmaya çalışılır. Bu kısım başarıldıktan sonra ancak belirli ölçütlere göre belirli bir süredeki kayıt maliyetlerini bulmak mümkün olacaktır.

5.2.4.2. Zaman Verimliliği Ölçütü

Bir bilişim sistemi için zaman verimliliği ölçütü oldukça önemli bir değerleme öğesidir. Böyle bir ölçütün hesaplanmasının temel amacı, belirli bir kayıt topluluğunu işlemek için gereken sürenin belirlenmesidir. Örneğin bir satın alma talebinin ortaya çıkıp satın alma bölümüne iletilmesinden satın alma emrinin gönderilmesi ve bir kopyasının dosyaya girmesi arasındaki ortalama süre, zaman verimliliğinin bir ölçütü olarak kullanılabilir. Örneğin yine satın alma bölümünün yerine gelmemiş satın alma siparişlerine ilişkin olarak yönetime sunduğu raporların sıklığının da alınacak tedbirler açısından büyük önem taşıdığı açıktır. Bu kavram raporların zamanında üretilmesi kavramı ile yakından ilişkilidir.

Analist, raporların zamanında üretilip üretilmediğinin araştırmak üzere, yeterli sayıda kaydın bilgi işlem sürecinde ortalama ne kadar sürede işlendiğini araştırır. Çeşitli işletme kayıtları tiplerini temsil eden örnek kütleye ilişkin olarak yapılan araştırma sonucunda raporların zamanında üretilip üretilmediği kararı verilebilir.

5.2.4.3. Kalite Verimliliği Ölçütü

Kalite verimliliğinin ölçülmesi belki diğerleri arasında en güç olanıdır. Bununla birlikte sistem verimliliği değerlemesinde konuya ilişkin bir takdire mutlaka gereksinim vardır. Bilgi sistemlerinin bu açıdan değerlenmelerine, hangi bilginin gelişmeye elverişli olduğunu veya hangi bilgilerin hatalara neden olduğunu belirlemek amacıyla gereksinim vardır. Ancak ne yazık ki böyle bir araştırmanın sonuçları çoğu kez mükemmel, iyi, kabul edilebilir veya zayıf gibi sübjektif deyimlerle ifade edilmek zorundadır. Mevcut bilişim sistemlerinin çeşitli bölümlerini tarifleyen bu deyimler aynı zamanda mevcut sistemin kalitesini de belirlemeye yardımcı olurlar.

5.2.5. Mevcut Sistemin Etkinliğinin Belirlenmesi

Mevcut sistemin etkinliğinin değerlemesinde, sistemin önceden belirlenmiş ana ve alt amaçları tek tek ne ölçüde yerine getirdiği araştırılır. Şüphesiz bunun için amaçların neler olduğu araştırılır.

Araştırma ana amaçlar açısından ele alındığında mevcut sistemin belirli bir ölçüde de olsa bu açıdan başarılı olduğu kabul edilmelidir.

Alt amaçlar daha spesifik olmaları nedeniyle onların yerine getirilmelerinin değerlemesi daha spesifik sonuçlar verecektir. Örneğin mevcut sistemin, gereksinim duyduğu güvenilir, zamanında ve özet raporlar üretip üretmediği araştırılabilir. Bu tip sorulara verilecek cevaplar, sistemin etkinliği hakkında analiste değerli ipuçları verir. Bununla birlikte bilişim sisteminin etkinliğinin belirlenmesi oldukça güç ve çok dikkat isteyen uzun bir çalışmanın ürünüdür.

Özet olarak mevcut bilişim sisteminin etkinliğinin değerlemesi, arzulanan sistem açısından mevcut sistemin performansının sübjektif bir şekilde ifadesidir. Analiz aşamasında ortaya çıkan yetersizlik ve eksiklikler, önerilecek yeni sistemin şekillenmesine en büyük yardımcıdır.

5.2.6. Rapor Hazırlama

Analiz aşamasının sonunda sıra rapor hazırlamaya gelir. Bu ana kadar çeşitli şekillerde toplanan, çeşitli araçlar yardımıyla belgelenen ve analiz edilen bilgiler belirli bir amaç ışığında değerlendirilerek bir rapor hazırlanır. Bu raporun amacı, hem yapılan çalışmalar hakkında yönetime bilgi vermek hem de bir sonraki tasarım aşamasına bir kaynak oluşturmaktır. Aşağıda böyle bir raporun içeriğinin ana başlıkları verilmektedir:

- Sistem analizinin amaçları ve kapsamı

- Mevcut sistemin ve onu oluşturan süreçlerin ve de onlara ilişkin olarak tespit

edilen sorunların tanımı

- Bu aşamada soruna çare olabileceği düşünülen çeşitli seçeneklerin belirlenmesi

- Mevcut sistemi düzenlemek veya tasarlanan yeni sistemi geliştirmek için gerekli

sermaye ve diğer kaynakların tahmini

Bu raporun yönetim tarafından olumlu bulunması halinde bir sonraki aşamaya geçilir.

5.3. Sistem Tasarımı

5.3.1. YBS Tasarımı

YBS tasarımının 3 ana sorumluluğu bulunmaktadır:

1) Sunulan yaklaşımlara teknolojik alternatifler getirmelidir. Yazdım ve donanım alternatifleri sunmalıdır.

2) Teknoloji yönetimi: Programlama, test etme, veri giriş ve çıkışları, raporlama ve test etme gibi konulardan sorumludur.

3) Tasarımcılar geliştirilen sistemin yönetim ve organizasyon tarafından anlaşılmasından sorumludur.

Büyük ölçekli bir işletmede bir bilgi sistemin kurmanın ne kadar zor ve stresli olacağı bu sorumluluğun büyüklüğünden hissedilebilir. Bunlara ek olarak tasarım belirli özellikleri de sağlamak zorundadır:

• Çıkış: Zamanlama

Raporlama

• Giriş: Kaynak

Akış

Veri giriş

• Kullanım kolaylığı: Basitlik

Etkinlik

Mantık

Geri besleme

Hatalar

Veri tabanı tasarımı

Veri ilişkileri

Veri hızı ve hacmi

Dosya işlemleri ve desenleri

Kayıt özellikleri

• İşlem: Hesaplamalar

Program modülleri

Gerekli raporlar

Çıkış zamanlaması

• El yönergeleri: Hangi işlemler?

Sorumlular

Ne zaman?
Nerede?

• Kontroller: Giriş kontrolleri

İşlem kontrolleri

Çıkış kontrolleri

Akış kontrolleri

• Güvenlik: İlerleme kontrolleri

Sistem çözmesi

• Belgeleme: İşlem belgeleri

Sistem belgeleri

Kullanıcı belgeleri

Uyarlama

Transfer dosyaları

Yeni yönergeler

Test yöntemleri

• Deneme Deneme yöntemleri

• Organizasyon değişiklikleri: Görev tanımları

Görev değişiklikleri

Organizasyon değişikliği

Raporlama ilişkileri yukarıda tasarım özelliklerini sağlamak amacıyla çeşitli tasarım alternatifleri sunabilir. Bu alternatifler işletmeye uygulanacak bilgi sistemine göre değişiklik gösterecektir. Bazı bilgi sistemleri işlevsel ağırlık alabileceği gibi bazı sistemler veri tabanı ağırlıklı olabilirler. Örnek verilecek olursa tasarlanacak sistemin on-line özelliğe sahip olması hız açısından büyük fayda sağlayabileceği gibi maliyet yönünden yüklü faturalar çıkarabilir. Kısaca, sistem tasarımcıları ve sistem kurma çalışmalarının doğru ve hızlı ilerlemesi açısından kolaylık sağlayacaktır.

Uzun ve yorucu sistem analizi ve tasarımı adımlarından sonra, sırada bütün bu konuşulanların ve sunulan çözüm yaklaşımlarının hayata geçirilmesi gelir. Bu adım da en az analiz ve tasarım safhaları kadar uzun ve gayret istemektedir. Programlama, test etme, deneme, uyarlama, uygulama ve bakım gibi detaylı bölümler sırada beklemektedir. Bu sırada eş zamanlı olarak kullanıcı eğitimlerine başlamak oldukça önemlidir. Programlama, test etme ve deneme safhaları çoğunlukla eş zamanlı yapılır. Kısaca, en ufak bir program parçacığına yazılımdan hemen sonra bu modülün testleri ve denemeleri yapılır. Böylece, program dev boyutlara ulaşmadan en azından ufak tefek hatalar bu safhalarda bertaraf edilebilir. Burada yapılan testler birim test etmedir. Modül olarak nitelendirebileceğimiz program parçacıklarının test ve denemesi birim testi olarak nitelendirebiliriz. Bu adımları sistem testi ve kabul testi takip eder.

Bazı işletmeler gerçekleştirilen bilgi sistemine yaklaşırlar ki bu davranış oldukça doğru bir davranıştır çünkü yeni sisteme tamamıyla bel bağlamak olası bir sistem çökmesinde işletmenin iflasının söz konusu olmasına sebep olacaktır.

Bu gibi tehlikeleri önlemek için uyarlama yöntemlerine başvurulabilir:

• Paralel: Mevcut sistem olduğu gibi kalır ve aynı zamanda geliştirilen yeni sistem de çalıştırılır. Mevcut bilgi sistemi ve yeni bilgi sistemi etkileşimli ya da tamamıyla ayrı bir şekilde çalışır. Belli bir süre sonra yeni sistem işletmenin güvenini kazanacaktır.

• Pilot: Bu çalışmada işletmenin seçilen bir departmanında yeni sistem uygulanmaya başlayabilir, eski sistem bu çalışmada da korunur fakat aktif değildir. Yeni sistemin sorunları çözdüğü ve istenilen çıktıları verdiği görüldüğünde yeni bilgi sistemi işletmede uygulanmaya başlar.

• Kademeli: En fazla kabul gören ve tavsiye edilen çalışma yöntemidir. İşletme departmanında sıra ile uzun vadede bir yeni bilgi sistemi kurulur ve uygulanır. Uygulamanın başarılı olması ile bilgi sistemi görevlilerinin sorumlulukları sona ermez. Yeni sistemin bakımı yine bu görevlilerin sorumluluğundadır.

• Ani Geçiş: Sistem bir işgünü veya hafta sonu ayrılarak tamamen yenisi ile değiştirilir. Riski büyüktür.

Bir YBS yaratırken üç farklı düzeyde sistem tasarımı düşünülebilir. Bunların her biri YBS’nin zihni oluşumuna çeşitli katkılar sağlamaktadır.

Basit bilgi işlem sisteminde birçok bağımsız işleme dönük fonksiyonlar ile veri toplanır ve bunlar çeşitli raporlar olarak özetlenir. Entegre bilgi işlem sisteminde data birimleri birbirleri ile ilişkilendirerek fonksiyonel bağlantılar gerçekleştirilir ve daha anlamlı sonuçlar çıkmasına olanak sağlanır. Toplam bilgi işlem sisteminde, ilk iki kademe gerçekleştirilir ve bunlar üzerinde karar destek sistemi, simülasyon, model kurma gibi özel yönetim teknikleri monte edilir. (WARD, 1996)*

5.3.1.1. Basit Bilgi İşlem Sistemi

Tarihi olarak bilgi işlem çalışmalarının büyük bir çoğunluğu basit bilgi işlem sistemleri şeklinde kuruldu ve bu durum hala geçerliliğini sürdürmektedir. Basit sistem “uygulamalar” adı verilen birçok basit fonksiyonun bileşiminden oluşmaktadır.Bunların çalışması ile oluşan transaksiyonlar bir şekilde sıralanır, tasnif edilir ve çeşitli kümülatif toplamlar ile rapor haline getirilir. Böyle bir sistemin çıktıları genel olarak çok sayfalı raporlar halindedir. Yüzlerce sayfa rapor içinde anlamlı bir sonuç bulmaya çalışan yönetici, sabırsızlanmakta ve görevi bir asistanına devretmektedir.

Buna göre sistem uygulamacıların işlemini kolaylaştırırken, yöneticilere büyük bir katkı sağlayamamaktadır. Ayrıca, aralarında gerekli fonksiyonel bağlantılar kurulamamış, veriler yönetim kademelerinden yukarıya doğru çıkarken özetlenerek ve yeniden değerlenerek giderek etkilerini yitirmektedir.

Basit sistemin buna karşılık yarattığı avantajlar, düşük başlangıç maliyeti, düşük işletme maliyeti, ihtiyaçların belirlenmesinde ve uyarlanmasında kolaylık, dar bir uygulama aralığı ve yönetim politikasından bağımsız olan aktivitelerin ayıklanması olarak özetlenebilir.

Buna karşılık çok önemli bir dezavantajı bulunmaktadır. Basit sistem hiçbir zaman bir entegre sistem haline gelemez. Bunun için tamamen yeni bir sistemin tasarlanması gerekmektedir.

5.3.1.2. Entegre Bilgi İşlem Sistemi

Bilgisayarların büyüyen hafıza kapasiteleri, artan hızları ve gelişen database yazılımları sayesinde artık çeşitli bilgi işlem uygulamalarını entegre bir sistem halinde tasarlamak mümkün olmaktadır. Böylece bir sistem kavramı ortaya çıkmaktadır.

Burada işlemler yalnızca tasniflenmez fakat diğer işlemler cinsinden yeniden değerlendirilebilir. Dosya kayıttan farklı kriterler cinsinden yeniden dökümlenebilir. Buna göre pazar araştırması sonuçları üretim planlamasına, stok kontrolüne, finansmana ve personel planlamasına bağlanabilir.

Entegre bir bilgi işlem sistemi kurulmasının ana problemi maliyetidir. Burada artık bölümler kendi sistemlerini kurup kendi işlerini göremezler. Sistemin bütün işletmeyi kapsaması gerekmektedir. Bölümsel farklılıklar sınırlıdır. Büyük disk kapasiteleri, çok sayıda kayıt terminali, uzman programcı ve kullanıcılar maliyeti yükseltmektedirler. Fakat iyi bir tasarım uyarlama ile kurulan bir entegre bilgi işlem sistemi büyük ölçekli örgütlere özel yararlar sağlamaktadır

5.3.1.3. Toplam Bilgi İşlem Sistemi

Toplam YBS, karar verme sürecini destekleyen olanaklara sahip bir entegre bilgi işlem sistemidir. Basit sistem transaksiyonlardan doğan verilen bir düzene koyarken, entegre sistem bunların anlamlı bir bütün olarak çeşitli formlarda organize olmasını sağlamaktadır.

Toplam YBS ise buna karar verme sürecinde kullanılabilecek yordamları ve teknikleri eklemektedir. YBS sadece kronolojik verilerin analizini değil fakat alternatif politikaların ve bunların sonuçlarının değerlendirilebilmesini de sağlamalıdır. İyi tasarımlanmış bir YBS, tepe yönetiminin anlamlı olabileceğini düşünmediği bazı fonksiyonel ilişkileri ortaya koyabilir.

Çıktılar en uygun şekilde tasarımlanarak uygun zamanda ve uygun yönetim düzeyindeki karar vericilere ulaşabilir. Böylece karar verici kendisi için gerekli detaya hükmederek etkin sonuçların alınmasını sağlayabilir. Buradan görülebileceği gibi YBS yalnızca tepe yönetimin değil, ara yönetimin de sağlıklı ve başarılı bir şekilde gelişmesinde olanak sağlamaktadır. (ROCHE, 1992)*

5.3.2. Karar Verme Sürecine Alternatif Yaklaşımlar

Yönetim kuramcıları, işletmelerde karar verme sürecinde, enformasyonun ne ölçüde kullanılması gerektiği konusunda karşıt görüşler oluştururlar. “Rasyonel­Analitik” yaklaşım, durumun gerektirdiği bütün bilgilere sahip olmadan ve ilgili maliyet ve etkinliklerin tam analizini yapmadan hiç bir karar verilmemesi gerektiğini savundular. Bu rasyonel model 1960’ larda Amerikan Savunma Bakanlığının da yaklaşımları ile oldukça kabul gördü.

Yönetim planlama ve kontrolü için Data-Base tabanlı analitik yaklaşımların yararlı olacağı kanısı oldukça yaygındı. Bu dönemde Maliyet-Fayda analizi, Pert-CPM, Sistem mühendisliği gibi teknikler yaratıldı ve çeşitli uygulamaları görüldü. Bunların bütün yönetim sorunlarına çözüm sağlayacak ilaçlar olduğu ileri sürüldü.

Tartışmanın karşıt ucundaki kuramcılar, yönetim kararlarının büyük bir çoğunluğunun deneyimli bir yöneticinin sevgi, sağduyu, analiz ve dikkatinin sonucu alındığını ileri sürdüler. Bu “kişisel” yaklaşımın savunucularına göre önemli kararların büyük çoğunluğu politik faktörlerden etkilenen duruma özel olanlara dayanarak verilmektedir. Rasyonel yaklaşım entelektüel olarak ne kadar heyecan verici olsa da gerçek karar verme sürecine katkısı son derece küçüktür.

Bir çok gerçek hayat probleminde görüldüğü gibi, bu karşıt görüşler esas sorunun cevabını vermekten uzak kalmaktadır. Enformasyon yönetimde karar verilirken ne ölçüde kullanılmalıdır? Rasyonel model bir çok gerçek problemde uygulanamayacak kadar pratik olmaktan uzak olarak eleştirildi. Çok karmaşık ve kapsayan bir çok olayın yeteri kadar sayısallaştırmayacağı açıktır.

Bununla beraber bu gerçek her halde karar verme sürecinde hiç bilginin, bir miktar bilgiden daha faydalı olduğu anlamına gelmeyecektir. Kolayca görülebilir ki karar vericinin elinde ne işe yaradığı ve nasıl kullanılacağı belirlenmiş bir miktar bilgi, daha sağlıklı kararların verilmesine yol açacaktır. Politik faktörlerden yoğun bir şekilde etkilenen durumlarda bile karar vericinin alternatif çözümlerin maliyet ve etkinliği konusunda sağlıklı bilgi sahibi olması durumunda daha etkin kararlar vereceği açıktır. Bazen koşullar en iyiye yakın kararların da verilmesini zorlayabilir. Bu durumda bile sağlıklı bilgi iyiye ulaşmanın kuruma maliyeti konusunda ışık tutacaktır.

Bütün bu tartışmaların ışığında, yöneticilerin kişisel becerileri yanında enformasyonu da değerlendirilebilmeleri doğrultusunda beceriler kazanmaları kurumlara daha sağlıklı karar verme potansiyelleri yaratmaktadır. (WARD,1996)*

5.3.3. Yeni Bilişim Sisteminin Amaçlarının Belirlenmesi

Yeni bilişim sisteminin aşamaları, yeni sistem tarafından yerine getirilmesi gereken çeşitli niteliklere sahip faaliyetlerdir. Bazı durumlarda yeni amaçlar önceki sistemin amaçlarına benzeyebilir. Ancak, yeni amaçlar ortaya koymak için, en iyi başlangıcın eski amaçlar olduğu unutulmamalıdır.

Yeni sisteme ilişkin genel amaçların belirlenmesinden sonra analist yine yeni sisteme ilişkin alt amaçları ve bu hizmeti gerçekleyecek sistemin işleme sürecini belirlemelidir.

Yeni bir sistemin tasarımında çoğu kez dikkate alınan spesifik alt sistem araçları şunlardır:

- Rutin katiplik işlerinin otomasyonu

- Merkezi bir bilişim dosyasının geliştirilmesi

- Fazla karar sürecinin eliminasyonu,

- Girdi bilgilerinin zamanlılığının ve doğruluğunun geliştirilmesi,

- İşlem sürecinin standardizasyonu,

- Fala kontrol süreçlerinin eliminasyonu.

Bu amaçlardan herhangi birinin başarılması işlem maliyetlerinin düşmesini, işletme kayıtlarına ilişkin işlem süresinin kısalmasını ve bilişim süreci içindeki bilginin doğruluğunun artmasını sağlar. Analistin bu noktalara dikkat etmesi, gelişmiş bir bilgi sistemi kurulmasına ilişkin alt amaçların oluşturulmasına yardımcı olur.

Yönetim bilişim sistemine ilişkin amaçlar ise, kısaca yönetimin verdiği kararların etkinliğini arttırmak amacıyla yönetime zamanında, tam ve doğru bilgiler sağlamak şeklinde tanımlanabilir.

Genel olarak belirtmek gerekirse; yeni bir sistem tasarımının amacı, bir sistem olarak işletmenin etkinliğini arttırmaktır.

5.3.4. Bilgi İşleme Sürecinin Kısıtlarının Belirlenmesi

Yeni bir bilişim sistemi tasarımında, çeşitli nedenlerle arzulanan ve gelişmiş makine ve de teçhizatın elde edilebilirliği oldukça önemli bir kısıt oluşturulur. Bu durum özellikle bilgisayar kullanan yerlerde açıkça görülebilir. Bu nedenle analistin gerek mevcut sistem hakkında gerekse piyasadaki sistemler hakkında bilgisi olması gerekir.Analist önce eldeki sistemi incelemelidir. Bu incelemeleri sırasında şu iki soruyu cevaplandırmalıdır:

- Sahip olunan bilgi işleme sistemi nasıl bir sistemdir?

- Mevcut sistem yeni düzenleme sonucunda ortaya çıkacak ilave iş yükünü

kaldırabilir mi?

Bu soruların cevapları yeni sistem tasarımının temel parametrelerinin oluşturur. Bu sorulara cevap bulmak için analist, dikkatini mevcut sistemi oluşturan bileşenler üzerinde yoğunlaştırmalıdır. Mevcut sistemin ayrıntılı bir dökümü darboğazların nerede olduğunu gösterecektir.

Analist, mevcut sistemin dökümünü yaptıktan sonra, bu sistemin önerilen yeni bilişim sürecinin gereksinimlerini yerine getirip getiremeyeceğini belirlemelidir.

Hiçbir organizasyon sınırsız kaynaklara sahip değildir. Bu nedenle analist hedeflenen amaçları gerçekleştirmek için mevcut kaynakları en iyi biçimde kullanmalıdır.

Bir bilişim sisteminin oluşturulmasında söz konusu olabilecek tipik kısıtlar; ayrılan bütçe, geliştirme için belirlenen zaman, bu proje için elde edilebilecek insan gücü ve mevcut veya satın alınabilecek makine ve teçhizattır.

Analist çoğu kez bütün gereksinimleri karşılayacak bir sistem tasarlamaya çalışır. Ancak bazı durumlarda bu tasarımın maliyeti beklenenden fazla olur. Bu durum sistem analistinin birden fazla öneri getirmesinin nedenlerinden biridir. Yönetim daha sonra bu seçeneklerden hangisinin organizasyonun kaynakları ölçüsünde gereksinimleri karşılayan en iyi öneri olduğuna karar verir.

5.3.5. Yeni Bir Model Geliştirme

Analist bu aşamada, gerek analiz aşamasında topladığı bilgiler ve gerekse tasarım aşamasında belirlediği amaç ve kısıtlar doğrultusunda sistemin ana bileşenlerini içeren genel bir model geliştirmeye çalışır. Bu model analistin yeni amaçlar doğrultusunda sistemi daha iyi tanımasını ve anlamasını olanaklandırır.

5.3.6. Girdi ve Çıktı Gereksinimlerinin Belirlenmesi

Girdi gereksinimlerinin ne olduğuna karar vermek için önce arzulanan çıktının ne olduğuna karar vermek gerekir. Daha sonra buradan hareketle arzulanan çıktıyı üretecek girdinin nasıl olabileceği belirlenir.

Bu aşama süresince analist, sistemden yararlananlarla yakın ilişki içinde olmalıdır. Analist bu ilişkiler aracılığı ile şu sorulara cevap bulmaya çalışır:

- İstenilen raporların üretimi için hangi bilgiye gereksinim vardır?

- Bu bilgiyi sağlayacak raporların düzeni (şekli) nasıl olmalıdır?

Analist sistemin üreteceği çeşitli raporlara bir öncelik sırası vermelidir. Şüphesiz ki, sistemin amaçlarına ulaşması açısından büyük önem taşıyan çıktılara (raporlara) yüksek öncelik derecesi verilmelidir.

5.3.7. Her Bir Seçeneğe İlişkin Maliyet-Fayda Analiz Raporunun Hazırlanması

Sistem tasarımında bir sonraki aşama, her önerilen sistemin gerçek yararını ortaya koymak üzere onun fayda ve maliyetinin belirlenmesidir. Hangi seçeneğin tercih edileceğine ilişkin büyük olasılıkla bir ekonomik esasa bağlı olacaktır. Bu nedenle yeni sistemin hem faydası hem de maliyeti dikkatli bir biçimde belirlenmeye çalışılmalıdır. Ancak bu belirleme, doğrudan hesaplanamayan fayda (intangible benefits) açısından büyük zorluk arz eder. Bununla beraber bazı yaklaşımlar yaparak bu tip faydayı da bir ölçüde hesaplamak mümkündür. Yeni bir bilişim sisteminin sağlayacağı yararlar, yeni bir sistem kurmuş olan kuruluşların belirlediği önem sırasına göre aşağıdaki gibi belirtilebilir:

- Yeni sistem kurulmadan önce elde edilemeyen raporların elde edilmeye

başlanması

- Bilgi ve raporların tam, doğru ve zamanında sağlanması

- İşletmenin ana faaliyet alanındaki durumunun iyileşmesi

- Sekreterlik masraflarının azalması

- Yönetimin verdiği kararların etkinleşmesi

- Para birimi ile ölçülemeyen diğer yararlar (Endüstride liderlik, müşteri

memnuniyetinin yükselmesi ve yönetime duyulan güvenin artması gibi).

Yeni bir bilişim sistemine geçişle ilgili maliyetleri şöyle sıralamak mümkündür:

Doğrudan Maliyetler

- Geliştirilmekte olan yeni bilişim sistemi için satın alınacak sistem veya diğer

donanım masrafları

- Bu donanımın kurulmasına ilişkin masraflar

- Bilgi toplamak ve onu değerlendirmek için katlanılan masraflar

- Eski sistemden yeni sisteme geçiş için katlanılan diğer masraflar vb. gibi...

Dolaylı Maliyetler

- Bu iş ile tam veya kısmen ilgili yönetim kadrosunun aldığı maaşın ilgili bölümü

- Sigorta masrafları

- Vergiler vb. gibi...

Bu seçeneklerin değerlenmesinde analist, örnekleme ve benzeri gibi kantitatif yöntemler yanında yargı, sezgi ve tecrübe gibi niteliksel faktörlerden de yararlanmalıdır. Herhangi bir seçeneğin seçimi, yukarıda sayılan fayda ve maliyet değerlerine göre yapılır.

5.3.8. Tasarlanan Sisteme İlişkin Öneriler

Sistem tasarımının son aşamasında tepe yönetimine gerek en iyi seçenek ve gerekse onun işletmeye adaptasyonuna ilişkin önerilerde bulunmak gerekir. Herhangi bir seçeneğin belirlenmesi, eğer her bir seçeneğe ilişkin iyi bir maliyet-fayda analizi yapılmışsa bir sorun yaratmaz. Çünkü bu durumda analist en karlı seçeneği önererek yönetimin de bir ölçüde dileğinin yerine getirmiş olur.

Yeni sisteme ilişkin bir öneride bulunulduğunda analist, bu sistemin işletmeye adaptasyonuna ilişkin bir plan da önermelidir. Bu plan, personel ve teçhizat açısından gerekli kaynak miktarını da içermelidir. Yine bu plan yeni sistemin işletmeye adaptasyonu aşamalarına ilişkin bir zaman tablosunu da içermelidir. Bu tabloda sistemin işletmeye adaptasyonuna ilişkin test, personel eğitimi ve sistem kontrolü gibi tüm faaliyetler zaman boyutunu da içerecek şekilde ayrıntılı bir biçimde ele alınmalıdır.

5.3.9. Yeni Sistemin İşletmeye Adaptasyonu

Yeni bir bilgi iletişim sisteminin geliştirilmesi ve işletmede uygulamaya konmasının son aşaması yeni sistemin adaptasyonudur. Adaptasyon aşaması şu faaliyetlerden oluşur:

1) Personel Eğitimi

2) Sistemin Testi

3) Yeni Sisteme Geçiş Süreci

4) Sistemin Kontrolü

5) Sistemin İzlenmesi; gerekli düzeltmelerin yapılması ve sürekliliğin sağlanması

Bu aşamanın temel amacı, önerilen yeni sistemin tamamen hatalardan arınmış ve kullanıcılar tarafından kabul edilmiş olduğundan emin olmaktır. Bu faaliyetleri yakından görelim.

5.3.9.1. Personel Eğitimi

Sistemle ilişki içinde olan iki grup personel vardır. Birinci grup personel sistemi geliştirir, işletir ve sürekliliğini sağlar. İlişki içinde olan ikinci grup personel ise, kendi kararlarına destek olmak amacıyla sistemden yararlananlardır. Her iki grup da sistemden neler bekleyebileceklerini ve düzenli işletim için sorumluluklarının ne olacağını bilmelidirler. Analistin temel sorumluluklarından biri, sistemle ilişki içinde olanların gerekli temel eğitime sahip olmalarını sağlamaktır.

Kullanıcı grup çoğunlukla genel yönetim personeli, danışmanlar, alt kademe yöneticileri ve diğer işletim personelinden oluşur. Bazı durumlarda işletmenin müşterilerini ve işletmenin ilişki içinde bulunduğu diğer kuruluşları da kullanıcı gruba dahil etmek gerekebilir. Tüm kullanıcılara, sistemden neler bekleyebilecekleri ve bunun için kendilerinden beklenen girdi bilgilerinin neler olacağı açıkça (mümkünse yazılı belgelerle) açıklanmalıdır.

Sistemi işleten personelin girdi bilgilerinin hazırlanması, girdi bilgileri için işletmenin yapısına uygun girdi düzeninin belirlenmesi, yardımcı bellek ünitelerinin yüklenmesi, işletimi, boşaltılması ve işlem süreci sırasında ortaya çıkan sorunlara çare bulma konularında iyi eğitim görmüş olması, işletmenin yeni sistemden etkin yararlanabilmesinin temel öğesidir.

Gerekli öğretim ve eğitim; seminerler veya klasik derslerle sağlanabilir. İkinci yöntemde bir uzman yardımıyla konu ele alınırken ilk yaklaşım daha çok uygulamaya yönelik iş başında yapılan bir eğitim yöntemidir. İş başı eğitiminde eğitilen kişilere kolaydan zora doğru çeşitli işler verilir. Her işin bitiminde eğitilene daha zor bir görev verilerek yapması istenir. Bu durum o kişi yetişinceye kadar sürer.

Personel eğitimi karmaşık ve pahalı bir faaliyettir. Ancak sistemin başarılı olması için mutlaka yapılması gereken bir faaliyettir.

5.3.9.2. Sistemin Testi

Yeni sistem faaliyete geçmeden onun test edilmesi ve hatalarından arındırılması gerekir. Test, sistemin farklı düzeylerinde yapılabilir. Böyle bir sistemde en alt düzey programlamadır. Testler çoğu kez bu düzeyden başlatılır. Bu nedenle önce lojistik olarak birbirinden bağımsız program birimlerine uygulanan testler daha sonra bu birimlerin oluşturduğu bütüne (sisteme) uygulanır. Bu uygulama sırasında her program birimine ilişkin olarak tüm girdilerin dikkate alınıp alınmadığı, dosyaların zamanında güncelleştirilip güncelleştirilmediği ve istenilen raporların üretilip üretilmediği vb. gibi öğeler dikkate alınır. Ancak bütün program birimleri test edilip hatalarından arındırıldıktan sonra birimlerin oluşturduğu bütün dikkate alınarak test edilir.

Sistem testi aşamasında tüm uygulama programları, elle bilgi biriktirme, bilgi işleme, bilgi depolama ve canlandırma süreçleri test edilir. Sistem testinde iki yöntemden söz edilebilir:

- Masa başı testi

- Sistemde test bilgisi işleyerek test etmek.

İlk yöntemde herhangi bir kaydın doğruluğunu belirlemek üzere onun işlem süreci mantıksal olarak izlenir. Daha ucuz olmakla birlikte çok güvenilir bir yöntem değildir. İkinci yöntemde, sistemin işlemesi gereken tipte, gerçek bir veri hazırlanarak sistemin bu verileri işlemesi sağlanır. Eğer çıkan sonuç önceden belirlenen sonuca uygunsa sistem fonksiyonunu yerine getirmektedir. Aksi takdirde farklılığın nedenleri araştırılmalıdır.

5.3.9.3. Yeni Sisteme Geçiş

Yeni sistem tamamen test edildikten sonra eski sistemden yeni sisteme geçilir. Bu geçiş sonunda sadece bilgi işleme düzeninde değil; fakat kullanılan donanım ve teçhizatta ve/veya personelde de değişiklikler söz konusu olabilir. Bu nedenle sistemden sisteme geçiş yeni sistemin başarısı hakkında önemli bir etkendir.

5.3.9.4. Sistemin Kontrolü

Geçiş süreci tamamlandıktan sonra yeni sistem izlenmeli ve kontrol edilmelidir. Bu aşamada; sistemin önceden belirtilen amaçları gerçekleştirip gerçekleştirmediği analiz edilir. Bu değerleme sırasında cevaplandırılması gereken soruları şöyle sıralayabiliriz:

§ Sistem planlandığı şekilde işlemekte midir ve tahmin edilen yararları sağlamakta mıdır? Sistem önceden belirtilen amaçları gerçekleştiriyor mu? Sistemin sağladığı fayda umulanın altında ise maliyet/fayda oranını iyileştirmek için neler yapılabilir?

§ Yeni sisteme geçiş süresi ve kullanılan kaynaklar plana uygun mudur?

§ Sistemden elde edilen tüm raporlar kullanılmakta mıdır?

§ Tüm eski sistem kaldırılıp yeni sisteme tamamen geçilebilmiş midir?

§ Girdi, işlem ve çıktı için ne tip kontroller yapılmaktadır ve bunlar uygun mudur?

§ Yeni sistemden yararlanan kullanıcılar eğitildiler mi? Onlar yeni üretilen raporlara

§ güveniyorlar mı?

§ İşlem sürecinin süresi tatminkar mıdır? Eğer gecikmeler varsa bunun sıklığı ve nedeni nedir?

Yeni sisteme geçiş sırasında etkilenen bütün personel bir kontrolün söz konusu olacağından haberdar olmalıdır. Önceden bilinen kontrol faaliyetleri özendirici bir niteliğe sahiptir.

5.3.9.5. Sistemin İzlenmesi, Gerekli Düzeltmelerin Yapılması ve Sürekliliğin Sağlanması

Çok defa yönetim, yeni sisteme geçildikten ve onun işlemesinden sonra yapılacak bir şey olmadığını zanneder. Bu doğru değildir. Zira tüm sistemlerde, onu sürekli geliştirecek bir düzen kurulmasına mutlaka gereksinim vardır. Sistemin izlenip geliştirilmesinin ana amacı, sürecin işlemesi sırasında ortaya çıkacak hataların mümkün olduğunca erken belirlenmesi ve düzeltici önlemlerin alınmasıdır. Bunun yanında bir diğer önemli amaç ise, çevrede oluşan değişikliklere zamanında ve uygun tepkide bulunmaktır.

Bu aşamada analistin en önemli görevlerinden biri, tüm sistem kontrollerinin tasarlandığı biçimde işleyip işlemediğini araştırmaktır. Eski sisteme ilişkin tüm süreç ve programlar bu aşamada tamamen ortadan kalkmış olmalıdır. Sistem analisti açısından en fazla sorun adaptasyon aşamasında ortaya çıkar.

Ancak gerekli düzeltmeleri zamanında yapılan ve sürekli izlenerek bakımı yapılan sistemlerin sürekli etkinliğe sahip olacakları ve sık sık büyük sistem değişikliklerine gerek bırakmayacağı açıktır.

6. YBS BAŞARI VE BAŞARISIZLİK ETMENLERİ

6.1. YBS’nde Başarı Koşulları

En önde gelen birkaç kural aşağıda özetlenmektedir.

§ Bütün örgütler ve işletmelerin sorunlarını çözecek tek bir YBS yapısı mevcut değildir. Buna karşılık bir YBS’nin verimli olarak çalışabilmesi için işletmenin yapısından, karmaşıklığından veya seçilen bilgisayar sisteminden bağımsız bazı temel kurallar bulunmaktadır. En önde gelen birkaç kural aşağıda özetlenmektedir

§ YBS stratejik karalar alan ve uygulamalar yapan yöneticilere yardımcı olmalıdır.

§ Stratejik yöneticiler ve YBS yöneticileri arasında yakın bir işbirliği içinde gerçekleştirilmelidir.

§ YBS çıktıları stratejik karar vermeye en uygun formatlarda sunulmalı gereksiz ayrıntılardan kaçınılmalıdır.

§ Bir YBS projesi için iyi bir başlangıç noktası işletmedeki mevcut bilgi sistemini ve bunun etkinliğini incelemektir.

§ İyi bir YBS işletme ortamındaki iç ve dış değişimlere uyum sağlayacak şekilde esnek olmalıdır.

§ Sistemden yararlanacak olan her düzeydeki yöneticinin isteği, kararlılığı, katkısı ve inanması gerekmektedir. İnsanlar kendi yarattıkları düzen ve prosedürleri, başkaları tarafından yararlananlardan daha kolay kabul eder ve kullanırlar.

§ Sistem bir çeşit erken uyarı sinyalleri verebilmelidir. Yönetim anlamlı değişimlerden bunlar oluşurken haberdar olmalıdır. Böylece bu değişimler kalıcı zararlı etkiler yapmadan bunları önlemek olanağı olmalıdır.

§ Sistem esnek ve gelişmeye açık olmalıdır. Kayıt terminallerinin sayısı ve yeri, dosyalar içindeki yeri veri elementlerinin tipi, yapısı ve sayısı, raporların sıklığı ve kapsam istenildiğinde değişebilmelidir.

§ Sistem anlamlı sonuçları çabuk yürütebilmelidir. Bu genel olarak dönemsel check-up raporları veya sorgulamalara karşı formatlı reaksiyon anlamına gelmektedir. Bunlar geleneksel kronolojik muhasebe raporlarını dinine etmemekte sadece bunların yol gösterici raporlarla desteklenmesi gerektiğini göstermektedir.

§ Sistemde bulunan data, işletmenin günlük işlemlerinden doğan iç ve dış verilerine ek olarak işletmenin yer aldığı dünyanın verilerini de kapsamalıdır.

§ Bilgisayar kaynakları ve çıktıları üst bir düzeyde konsolide edilmelidir. İşletmenin farklı bölümlerinde çalışan bilgisayar sistemlerinin mevcut bulunması halinde bunların fonksiyonlarını homojenleştirecek bir düzen geliştirebilmelidir.

§ İdeal bir YBS, iki önemli fonksiyon arasında uygun bir dengenin sağlanması ile elde edilir. Bilgisayarın en iyi yapacağı işlemleri bilgisayara bırakmak ve yöneticiyi sadece kendisinin yapabileceği alanlarda değerlendirmek. Her birinin diğerinin sahasına fazlaca girmesi sistemi zayıflatacaktır.

§ Yöneticiyi, insanların rakipsiz olduğu yorum ve değerlendirmeler için serbest bırakacaktır.

Yetersiz bir YBS yapısının göstergeleri

Stratejik kontrol sürecinin başarısı büyük ölçüde geçerli ve güvenilir örgütsel performans değerlerine bağlı olduğundan, yöneticiler sürekli olarak YBS yapılarının stratejik kontrol amaçları için yeterli düzeyde bilgi sağlayabildiğini test etmelidir. Böyle bir yetersizlik gözlendiğinde yöneticiler sistemdeki yetersizlikleri yok edecek önlemleri acil olarak almalıdırlar. Enformasyon sistemlerindeki boşlukların kapatılması bazı hallerde olağanüstü zor ve hatta olanaksız olabilmektedir.

6.2. Sorunlar ve Direnmeler

6.2.1. Bilişim Sistemlerini Kurarken ve İşletirken Yöneticilerin Başa Çıkması Gereken Zorluklar

Stratejik İş Zorluğu: Firmalar rekabetçi ve etkin organizasyonlar kurmak için bilişim teknolojilerini nasıl kullanabilirler?

Büyük boyulu hizmet firmalarının çoğunda bilişim teknolojisine yapılacak yatırım, bu firmaların yıllık kapital harcamalarının yarısından fazla tutar. Teknik değişim, insanların ve kuruluşların değişiminden daha hızlı cereyan etmektedir. Bilgisayar donanımının ve yazılımının gücü,kuruluşların b teknolojiyi uygulama ve kullanma yeteneklerinden daha hızlı gelişmiştir. Birçok organizasyon,rekabetçi kalabilmek için gerçekten yeniden yapılanmak zorundadır. İletişimi ve koordinasyonu basitleştirmek ,gereksiz işleri elemek ve modası geçmiş örgüt yapılarını ortadan kaldırmak için bilişim teknolojisini kullanmaya ihtiyaçları vardır. Kuruluşların mal ve hizmetleri tasarlama ,üretme , taşıma ve koruma şekillerini yeniden düşünmeye ve baştan tasarlamaya ihtiyaçları vardır.

Küreselleşme Zorluğu: Firmalar küresel ekonomik çevrenin iş ve sistem gereklerini nasıl anlayabilirler?

Uluslararası ticaretin ve küresel ekonominin baskıları , birçok farklı ülkede hem üretim hem de satış yapma etkinliğini destekleyebilecek bilişim sistemlerine ihtiyaç yaratmaktadır. Çok uluslu entegre bilişim sistemleri geliştirmek için firmalar küresel donanım,yazılım ve iletişim standartları oluşturmak ve her kültürde işe yarayan muhasebe ve raporlama yapıları yaratmak zorundadırlar.

Bilişim Mimarisi Zorluğu: Organizasyonlar iş amaçlarını destekleyecek bir bilişim mimarisini nasıl geliştirebilirler?

Bilişim sistemleri her ne kadar yeni iş yapma yolları önerebiliyorsa da firmalar kendi iş amaçları ve bu amaçlara hizmet edebilecek bilişim sistemleri konusunda açık fikirlere sahip olmalıdırlar. Birçok organizasyon,dağınık ve birbiriyle uyumlu olmayan donanım ,yazılım,telekomünikasyon ağları ve bilişim sistemleri yüzünden felce uğradıklarından hedeflerine ulaşamazlar.

Bilişim sistemlerine yatırım yapma zorluğu: Organizasyonlar bilişim sistemlerinin iş değerini nasıl belirleyebiliyorlar?

Güçlü ucuz bilgisayarların geliştirilmesi bir teknoloji sorunundan çok bir yönetim sorunu doğurmuştur. Yeni ürünler tasarlamak,üretmek,taşımak ve korumak olayın, bir başka cephesi,bunları yaparak para kazanmak ise başka bir cephesini oluşturmuştur. Bir kuruluşu stratejik olarak konumlandırma ümidiyle yapılan muazzam örgüt ve sistem değişiklikleri karmaşık ve pahalıdır.

Sorumluluk ve denetim zorluğu: Organizasyonlar, insanların denetleyip anlayabilecekleri sistemleri nasıl tasarlayabilirler? Organizasyonlar bilişim sistemlerinin ahlaki ve sosyal sorumluluk anlayışı içinde kullanıldığından nasıl emin olabilirler?

Bilişim sistemleri,iş hayatında,devlette ve günlük hayatta o kadar gereklidir ki hassas,güvenilir ve güvenli olduklarından emin olmak için kuruluşlar özel adımlar atmalıdırlar. Hata yapan ya da kötü işletilen otomatik ya da yarı otomatik sistemler son derece büyük zararlara neden olabilirler. Bilişim sistemleri,istenilen şekilde çalışabilecek ve insanların işlemi denetleyebileceği şekilde tasarlanmalıdırlar. Bilişim sistemleri kurulurken ve kullanılırken kuruluşun ticari amaçları yanında sağlık,güvenlik,iş güvenliği ve sosyal gereklilikler de gözetilmelidirler.

Genel olarak sorunlar;

Q Bazı yöneticiler görünüşü son derece parlak fakat, basarı şansı düşük olan bir projenin sorumluluğunu yüklenmek istemiyorlar. Donanım ve yazılımla ilgili bazı firmaların büyük vaatlerine karşılık yaşadıkları hayal kırıklıkları bir çoğunun konuya doğal olarak temkinli yaklaşmasına yol açtı.

Q Bir çok uygulama sadece fınansal bilgi üzerinde yoğunlaştı. Geçmiş deneyimden kaynaklanan bu tür bilgi, geleceğe dönük aktif karar vermede sinirli bir değere sahip.

Q Yönetim ile bilgi işlem personeli arasında bir haberleşme uçurumu oluştu. Programcıların ve tasarımcıların kullandıkları bilgisayar dili YBS’in potansiyel kullanıcılarının cesaretini yok etti.

Q Sistemde izlenecek olan enformasyon yöneticiler yerine tasarımcılar tarafından belirlendi. Bunun kısmen nedeni yöneticilerin ne istediklerini dile getirmede isteksizliği veya yetersizliği oldu.

Q Kurulan sistemler özel enformasyon taleplerine karşı veya değişen durumlara duyarsız ve katı olarak kuruldu.

Q Manuel olarak daha iyi çözümlenecek durumlar için bile bilgisayar uygulamaları geliştirildi.

Q İşletmenin mevcut bilgi alanındaki yetersizlikleri YBS gelişimini de engelledi. Özellikle aralarında işbirliği, ortaklaşa dil, standart prosedürler, oluşmamış bölümler arasındaki uyumsuzluklar YBS’ne yansıdı.

Q Bazı personel YBS’nin genel performansını değerlendirmede ve katkıda bulunmak üzere uzmanlık alanlarının etkisinden ve optiğinden kurtulamadı.

Q Data birimlerinin isimlendirilmesinde standart oluşturulmadı. Böylece aynı data birimi beş farklı bölümde, beş farklı isme sahip oldu.

Q Kullanıcılar direnç gösterdiler ve isteksiz davrandılar. Genel olarak kendilerine danışılmadığı ve sistemin gelişmesine katkıları olmadığı için, başarısı için de katkılarını esirgediler.

Q Maliyetler genel olarak tahminleri büyük ölçüde aştı. Bazı projelerde ekipler gerçekten kullanılan veya kullanılabilir bir uygulama üretemeden dört yıl süren çalışmalar yaptılar. Bilgisayar imalatçıları temel donanım ve yazılım dışında bir YBS için destek vermediler. İmalatçının kapsamlı desteğince oluşmuş olan bazı kullanıcılar kendi sistemlerini geliştirmeye cesaret edemediler veya imkan bulamadılar.

Q İşletme yapılarındaki ölçek ve karmaşıklığın büyümesi ara yönetim kademelerinde büyük bir artışa ve yönetim sorumluluklarında dağılmaya yol açtı. Çok kademeli bir yönetimin ihtiyaçlarına cevap verebilecek YBS tasarımı giderek güç ve karmaşık hale geldi.

Q Yenilik heyecanı geçince bazı yöneticiler ofislerine bağlanan terminalleri kullanmaya özen göstermediler. Klavye kullanmayı kendi statü ve saygınlıklarını gölgeleyen bir sekreterlik görevi gibi gördüler. Bazı durumlarda enformasyon alacakları veya girecekleri rutinleri kavrayamadılar.

6.2.2. Kullanım Sorunları

On-line kullanıma açık bir network olarak kullanılan YBS’de bazı sorunlar gözlenebilmektedir.

Q Bir sorgulama sırasında ortaya ne kadar bilgi çıkacağı önceden belirlenememektedir. Buna göre bir terminal bir sorgulanma sonucunda yüzlerce sayfa print-out veya bir dosya şeklinde olmayacağını önceden belirlemek yararlı olabilir. Oluşturulan sonuç dosyası bir başka terminale gönderilerek ekran formu veya print-out olarak okunabilir.

Q İkinci problem On-Line terminallerin sayısını belirlemektir. Sistemi maksimum sayıdaki kullanıcıya açmak arzu edilebilir, fakat kullanıcı sayısının artması sistemde darboğazlar yaratacak ve bazı kullanıcılar kaçınılmaz olarak terminal başında beklemek durumunda kalacaklardır. Bekleme süresi arttıkça kullanıcının sistemi kullanma isteği azalacaktır. Bir süre sonra işlem bekleyen kuyruklar azalacak fakat bunun anlamı talep olmadığı değil talebin sitemi kullanmaktan vazgeçmesi olacaktır.

Q Uygun çevre birimleri seçilememesi halinde sisteme sorgulamalar ve çıktılar verimli bir hızda yapılamayacaktır. Özellikle data disklerinin kapasitesi ve erişim hızı, sistemin genel performansını etkilemektedir. Printer hızları ile Print-Out sürelerini ve beklemeleri etkiler.

Bir enformasyon sistemi geliştirmenin uygun yolu, onu dilimler halinde gerçekleştirmektir. Rutin uygulamalara öncelik verilirse günlük işlemler düzgün bir şekilde yürürlüğe girer ve projenin başarısına güveni arttırır. Bir uygulama tarafından üretilen veriler, daha sonraki bir üst uygulamanın girdisini oluştururlar.

Bu sürece devam ederek yönetimin beklentilerine uygun bir YBS ortaya konabilir. Bir uygulama serisi birbiri ile ilişkilendirilerek bir entegre sistem yaratılabilir. Meydana gelen database üzerinde sorgulama ve analiz yapma olanakları veren algoritmalar geliştirilebilir. Bazı tahmin yöntemleri geliştirilerek gerçek uygulamalar ve tahminler arasındaki sapmaları indirgeyecek tasarım şekli belirlenebilir

Bu süreç sonunda yönetimin amaçlarına uygun bir YBS giderek ortaya çıkar. Acaba tam bir YBS gerçekleştirilebilir mi?

Yöneticilere karar vermeleri için gerekli her şeyi sağlayan bir YBS oluşturmak mümkün mü?

Hayal gücü, önyargı, irade, sezgi, inatçılık gibi otomasyona giremeyecek insan özelliklerini gereksiz sayabilir miyiz?

Bunların şimdiki cevabı hayırdır. Bir makine makine, insan ise insandır. Her birinin yeri ve önemi bulunmaktadır. Her birinin gücü ve zaafları bulunmaktadır. Verimli sistem, makinenin hız ve güvenliliğinden yararlanarak insanın kendi gücü alanına giren konulara konsantre olmasını sağlayarak elde edilecektir. Bu iş bölümü giderek bir şekil almaktadır. 2000’li yıllarda insan yöneticiler tarafından gerçekleştirilen kontrol giderek bilgisayarlara geçecek fakat stratejik ve taktik kararlar daima insanlar tarafından verilecektir.

7. YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN DİĞER SİSTEMLERLE İLİŞKİSİ

7.1. Bilişim ve Ofis Otomasyonu

Ofis otomasyonu; kelime işlemcisi, tablolama, elektronik posta programları gibi yazlımlar ile yazıcı, tarayıcı, sunum araçları gibi donanımlar ile ofis çalışanlarının verimini arttırmaya yönelik yapılan çalışmaların tümüdür. YBS, ofis otomasyonunun tanımından bile anlaşılabileceği gibi önemli bir etkiye sahiptir. YBS verimli bir ofis ortamı oluşturmanın temel aracıdır. Video konferans, elektronik posta, görüntülü telefonlar, groupware (Lotus Notes veya MS Office gibi) yazılımları gibi karmaşık ve yüksek teknolojili ürünler coğrafi mekandan bağımsız olarak beraber çalışmayı ve grup çalışmasını mümkün kılmışlardır Günümüzde asenkron iletişim imkanları daha fazla bilgiyi paylaşma imkanı sunmaktadır. (Parker, 1994)*

7.1.1. Ofis Otomasyonu İlişkileri

Hemen hemen tüm ofis otomasyonu kavramı bilişim sistemi kavramı dahilindedir. Ofis çalışanlarının yaratıcılık ve etkinliğini arttırmak, yazım, tasarım kolaylığı sağlamak, şablon ve sunum pratikliği kazandırmak için sabit/optik diskler, klavye, tarayıcı, faks ve yazıcı gibi tüm araçları ile ofis otomasyonu destek olur. En önemli olanları depolama için kullanılanlarıdır, diğer araçlar tamamen kullanım kolaylığına yöneliktir ve ofis otomasyonu - YBS iletişimini sağlarlar.

Bilişim Sistemlerinin getirdiği yenilikleri sadece ofis boyutunda değil sistemin çevresiyle olan ilişkileri yönünden de ele almak gerekir. Ofis otomasyonu günümüzde kağıtsız ofis kavramı ile güçlerini göstermektedirler. Elektronik posta yöntemi ve diğer iletişim teknolojileri sayesinde kağıtsız ofis çalışmaları mümkün olacaktır.

Bu araçlardan yeni ve önemli olan ikisi üzerinde daha detaylı durmak yerinde olacaktır:

OLAP

OLAP araçları kullanıcıların veri ambarları üzerinde karmaşık sorguları hızlı ve interaktif olarak yapmalarını sağlayan yazılımlardır. OLAP yazılımlarını diğer sorgu araçlarından ayıran önemli bir özellik what if ve neden analizlerine olanak sağlamasıdır. OLAP ham veriyi organizasyonun gerçek boyutları içerisinde kullanıcıya sunar. OLAP sorguları çoğu zaman kompleks modelleme veya zaman serisi işlemleri gerektirecek kadar karmaşık olur ve çok büyük miktarda veri kullanırlar, bazen ise sadece veriler arasında dolaşmayı gerektirecek kadar basittirler.

OLAP sorgularını tipik özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

• Çok büyük miktarlarda veriye ulaşılır.

• Birçok iş elemanın arasındaki ilişkilerin incelenmesi gerekir.(çok boyutluluk)

• Toplanmış veriyle çalışılması gerekir. (satış hacimleri, harcamalar gibi)

• Toplanmış verinin zamansal dönemler cinsinden karşılaştırılması gerekir.

• Toplanmış verilerden geriye detaylara gidilmesi de gerekir. (bölgelerde satışlar, ürünlere göre satışlar gibi)

• Veri elemanları arasında karmaşık hesaplamalar yapmak gerekir.

• Kullanıcının analitik düşünce akışının bozulmaması için kullanıcıya çok hızlı cevap vermeleri gerekir.

OLAP araçları ve veri ambarları birbirlerini tamamlarlar. Veri ambarı OLAP araçlarının ihtiyaç duyduğu veriyi depolar ve istek üzerine OLAP sunum birimine gönderir. Genellikle istenilen performansı elde edebilmek için veri tabanı yöneticisi ve OLAP sunum birimi farklı bilgisayarlarla kurulurlar. Yani kullanıcı sorgu isteğini OLAP hizmetçisine gönderir. OLAP hizmetçisi başka bir sunum bilgisayarı üzerindeki veri ambarından gerekli veriyi veri tabanı yöneticisi aracılığıyla alır ve veri üzerine gerekli analizi yaparak sonuçlarını sorguyu gönderen bilgisayara gönderir. Analizlerin sistem birimleri üzerine, yani kişisel bilgisayarlarda yapılmaları, incelenmesi gereken veri miktarının büyüklüğü nedeni ile mümkün olmamaktadır. Veri tabanı ile OLAP hizmet birimlerinin de aynı bilgisayar üzerinde kurulmuş olması yine işlenmesi gereken veri miktarının büyüklüğü nedeni ile tercih edilmemektedir. Ancak günümüzde gelişmiş veri tabanlarında OLAP artık veri tabanı teknolojisine dahil edilmiştir. Tipik bir karar destek sisteminde aynı anda 50 yöneticinin sorgu yapmaları beklemektedir.

OLAP organizasyonun birçok bölümü tarafından kullanılabilir. Finans bölümü OLAP’ ı ABC (faaliyet tabanlı maliyetlendirme; activity based costing), bütçeleme, finansal performans analizi ve fınansal modelleme için kullanılabilir. Satış departmanları satış analizi ve tahmini için OLAP’ a ihtiyaç duyacaklardır. Pazarlama ise pazar analizi, satış tahmini, müşteri analizi gibi konularda OLAP’ a ihtiyaç duyar. Üretim bölümlerinde ise OLAP üretim planlama ve hata analizi için çoklukla kullanılmaktadır.

İlk olarak geliştirilen OLAP araçları çok boyutlu OLAP’tılar. Bir iş modelinde işin davranışını belirleyen modeller her zaman için birden fazla olacaktır. Bu nedenle bir iş modeli ancak çok boyutlu görüntülerle temsil edilebilir. Bir OLAP aracının mutlaka çok boyutlu analizi yapılabilmeli bunu için de veriyi çok boyutlu olarak yani diziler halinde depolarlar. Bunun için de veri ambarından alınan yerinin ayrı birçok boyutlu veri tabanında analizden önce depolanması gerekir. Ancak çok boyutlu veri tabanlarının bazı sorunları vardır:

• Yedekleme ve yeniden kurma konusunda yüksek performans gösteremezler.

• Başka veri tabanlarına bağlanarak veri paylaşmalarında bazı sorunları vardır.

• Ancak kendileri için geliştirilmiş özel araçlar ile erişilebilirle bu nedenle esnek değillerdir.

• Kullanıcıların veri tabanına erişiminde güncelleme sorunları vardır.

• 20-50 GB’den daha büyük olduklarında kullanım verimleri çok düşer.

Bu nedenlerden dolayı ilişkisel OLAP araçları daha popülerdir. Bunlar ilişkisel veriyi kullanarak çok boyutlu analiz yapabilen araçlardır. Böylelikle araya özel birçok boyutlu veri tabanı kurulması gerekmez. İlişkisel OLAP teknolojisinin avantajları:

• İlişkisel veri tabanı yönetim sistemlerinin çok büyük veri tabanları konusundaki yetkinliklerini kullanırlar.

• Karar destek sisteminin bakım maliyeti azalır.

• Bir çok platformda desteklenebilir.

• Güvenlik, paralel işlem gibi birçok konuda ilişkisel veri tabanı yönetim sistemlerinin yeteneklerine sahip olurlar.

Veri Madenciliği

Organizasyonlar, başarılı olabilmek için durmadan kendileri hakkında bilgi edinmelidirler. Veri madenciliği organizasyonların sahip oldukları büyük veri kaynakları içinden farkında olunmayan gizli bilgileri çıkartmak için kullanılan bir yöntemdir. Yapay zeka algoritmalarına dayanır.

Veri madenciliği teknikleri geliştirilmeden önce yöneticiler veriden anlam çıkartabilmek için bir hipotez öne sürer, bunu bir sorguya dönüştürür ve elde edilen sonucu yorumlarlardı. Bu yöntem doğrulamaya dayanan bir yöntemdir.

Veri madenciliği uygulamaları ise keşfetmeye dayanır. Örneğin bir bankanın veri tabanındaki ilişkiler incelenerek öğrencilere düşük kredili kredi kartları verilebileceği, emekli çiftçilere düşük riskli ortak yatırım hesapları önerilebileceği ortaya çıkartılabilir. Bu tür promosyonların neler olacağını saptamanın yanı sıra veri madenciliği sistemleri hangi müşteri gruplarının bir promosyon için uygun olacağını da bulabilir.

Veri madenciliği uygulamalarının bir sonraki nesli ise hem doğrulamaya hem de keşfetmeye dayalı uygulamalar olacaktır. Hem yöneticiler kendi hipotezlerini doğrulayabilecek hem de yeni hipotezler sistem tarafından geliştirilebilecektir.

Veri madenciliği 4 aşamada uygulanır:

1. Seçim : Üzerinde analiz yapılacak olan veri grupları amaca uygun olarak seçilirler, bir dükkanda neler satılması gerektiğini öğrenmek istiyorsak pazarlama veri tabanında sadece müşteri demografikleri ve satış grafikleri bizi ilgilendirir.

2. Dönüştürme: Verilerin birlikte analiz edilebilmesi için gerekebilir. Tüm veriler sayısal değere dönüştürülebilir.

3. Madencilik: Veri madencilik modellerine göre incelenir.

4. Yorumlama: Analiz çalışmasının sonuçları amaçlara göre yorumlanır ve ‘en iyi bilgi’ karar vericiye sunulur. Yorumlama hem veriyi görsel olarak sunar hem de filtre eder.

7.2. Değişim Mühendisliği ve Bilişim Sistemi İlişkisi

Değişim Mühendisliği, maliyet kalite, hizmet ve hız gibi çağımızın en önemli performans ölçütlerinde geliştirmeler yapmak için iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanmasıdır.

Değişim mühendisliğinde iş adamları şirketleri ve işleyiş tarzlarını sorgulayarak varsayımları ve kuralları gözden geçirirler. Çoğunlukla bunların çağ dışı ve kuralsız olduğu görülmektedir.

Değişim mühendisliğinde varsayım ve sabit değer yoktur dahası değişim mühendisliğini uygulayan şirketler çoğu sürecin içinde var olan varsayımlara karşı korunaklı olmalıdırlar. Öncelik şirketin amaçlarının belirlenmesindedir ardından amaçlara nasıl ulaşılacağı belirlenir. Tüm analiz tamamen baştan ve elde hiç bilgi yokmuşçasına yapılır. Radikal yeniden tasarım tüm varolan prosedür ve süreçleri göz ardı edip yeni yollar yaratır. Değişim mühendisliği işin yeniden icat edilmesidir; işin geliştirilmesi, iyileştirilmesi ya da değiştirilmesi değildir.

Değişim mühendisliği marjinal ve ya da aşamalı geliştirmeler yapmak değil performansta önemli sıçramalar gerçekleştirmek demektir. Bu ancak büyük bir patlamaya gerek duyulduğunda uygulanmalıdır. Marjinal geliştirme bazı ayarlamalar yapılmasını gerektirir. Çarpıcı geliştirmede ise eskiyi çöpe atıp yerine yenisini getirme söz konusudur.

Değişim mühendisliği zor anlarda başvurulması gereken bir kavramdır. YBS değişim mühendisliği için bir araç olabilir. YBS başlatılan değişim çalışmalarının bir alt çalışmasıdır.

7.3. Süreç Yönetimi ve Bilişim Sistemleri İlişkisi

Süreç bir iç veya dış müşteriye çıktı veren tanımlanabilir, tekrarlanabilir ve ölçülebilir görevler topluluğudur. Bir diğer tanım ise; girdilerden daha değerli çıktılar sağlayan ve sınırları belli olan ve birbirleriyle ilişkili faaliyetler grubudur. Kısaca bir işi yapma yöntemidir.

Süreçteki elemanlar dönüşüm geri besleme ve tekrarlanabilirlik olarak sıralanabilir. Bir süreç girdilerden bir veya daha fazla dönüşüm sonucu daha değerli çıktılar sağlayan ve birbirleriyle ilişkili ve belirli sınırları olan işlemler grubu olarak tanımlanabilir. Geri besleme ise çıktının belirli özelliklerini geliştirmek amacıyla dönüşüm işlemlerinin değiştirilmesini ve güncelleştirilmesini içerir. Verimli bir süreçte çıktıyı düzenlemek için geri besleme sağlanmalıdır. Tekrarlanabilirlik ise sürecin birçok defa aynı şekilde işlemesi demektir. Bazı süreçler sürekli olmasına rağmen bazıları kesikli veya devirseldir.

Klasik olarak süreçlerde birbiriyle ilişkili ve fonksiyonel olarak gruplanmış birçok faaliyet vardır. Yönetim, fonksiyonel temelli grup çalışmasının avantajlarını özel bir çalışma alanı veya faaliyet ile fark eder. Fonksiyonel gruplaşma kaynaklarının organizasyondaki farklı faaliyetlerde kullanılmasına örnek verir, uzmanlaşmayı ilerletir ve benzer özellikteki personelin verimli bir şekilde yönetilmesini sağlar.

Bu avantajlara rağmen, fonksiyonel yapının doğal bazı zayıflıkları vardır. Bu tip organizasyonlarda, yetiştirme ve uzmanlaşmayı destekleme önemlidir. Yönetim ve çalışanlar organizasyondaki anlamlarını tespit etmeliler. Bu alt optimizasyon olarak adlandırılabilir.

YBS’nin süreç yönetimi ile ilişkisi süreç yönetiminin kendisinden kaynaklanabilir. Bunun sebebi ciddi bir bilişim sistemi çalışmasını süreç yönetimi kavramını kapsamasından ileri gelmektedir. Süreç yönetimi YBS tasarım ve uygulama aşamalarında süreçlerin daha şeffaf olarak uygulayıcının önüne sermekte yardımcı olur.

7.4. Toplam Kalite Yönetimi ve Bilişim Sistemleri İlişkisi

Kalite kavramı, günümüzde sadece teknik bir yöntem değil alıcıları memnun etme ve işletme içerisinde tüm birimlerin optimizasyonunu sağlamaya yönelik bir işletme yönetimi aracı kabul edilmektedir. Kalite istenen özelliklere uygunluk olarak tanımlanabilir.

Kalite güvencesinde temel prensip kontrol etmek yerine önlem almaktır. Şirketin çalışma tarzı buna uygun olduğu sürece şirket kalitesinden söz edilebilir. Bilgisayar ve on-line sistemler yardımıyla uzak birimler arasında hızlı ve etkin bir bilgi akışı sağlanarak planlama faaliyetleri bir bütün halinde yürütülür. Şirket çapında bir takım oyunu olarak nitelendirilebilen bu faaliyetlerin desteklenmesi ancak uygun bir şirket kültürü ile mümkündür.

Kalite kavramı, YBS ile istenilen tasarımın doğru olarak tespitinden müşteriye ulaştırılmasına kadar tüm aşamalarda geçerli ve iç içedir. Bununla beraber günümüzde Kalite Bilişim Sistemleri adı verdiğimiz sistemler sayesinde kalite yönetimi ve bilişimin bir arada tutulduğu sistemler tasarlanmaktadır. Bilgi işlem personelinin kalite faaliyetlerini yürütmesi ve yardımcı olması oldukça yaygındır ve önem kazanmıştır.

8. TÜRKİYE’ DE YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ

Türkiye, tüm bilişim teknolojisi üreticileri tarafından gelişmekte olan pazarlar kategorisinde öncelikli olarak dikkate alman bir pazar konumundadır. 1995 yılında 645 milyon dolar seviyesindeki pazar hızlı bir büyüme ile 1998 yılı sonunda 1.5 milyar dolar seviyesine ulaşmıştır. IDC Türkiye tarafından yapılan araştırmaya göre önümüzdeki yıllarda kuruluşların networking, yazılım ve diğer bilişim teknolojilerine yapacağı yatırım artışı daha hızlı olacaktır.

Bilişim Sistemi yatırımları ülkemizde çoğunlukla yeni uygulamalara geçmek, bilişim sistemi kulanım alanının genişlemesi, mevcut yapının en iyi kullanılması ve geliştirilmesi konularında yapılmaktadır. Outsourcing de ülkemizde bilhassa bilişim sistemi konusunda hızla ilerleyen bir kullanım alanı bulmaktadır.

Aşağıdaki grafikler bilişim sistemlerinin hangi amaçlarla ve ne düzeyde kullanıldığını özetlemektedir :

Şekil 8.1. Türkiye’de Bilişim Sistemleri Hangi Amaçla Ne Düzeyde Kullanılmaktadır?

9. UYGULAMA

9.1. Pazarlama Bilgi Sistemi

SİSTEM KAVRAMLARININ PAZARLAMAYA UYGULANMASI:

Pazarlama bilgi sistemleri, temel olarak yönetim için bir iskelet oluşturmaktadır. Her bir bilgi sistemi kendi ikili karakterine sahiptir: Bilgi sistemi sadece bilginin yönetilmesi için bir mekanizma değil, aynı zamanda da yönetim kontrolünün uygulanması için bir araçtır. Üst yönetim, bir organizasyona yön veren politika ve hedefleri belirgin hale getirir. Güvenilir gibi görülen politikalar, içinde bulunulan durum ile politika arasındaki farkın yetersiz biçimde algılanması ve organizasyonun ardışık seviyeleri tarafından yetersiz bir biçimde yorumlanması nedeniyle, çoğunlukla başarısızlığa uğramaktadır.

Örnek olarak, müşteriyle yakın irtibatın muhafaza edilmesi ve yüksek düzeyde bir müşteri servisi politikası, geniş çaplı bir yorumlama gerektirmektedir. Uygulanabilmesi için, satış operasyonlarının belirli hedefleri ile ilgili bilgi yığını ve raporlama yapısına gerek duyulmaktadır, bu ise üretim hattındaki her bir ürün için alınacak yaklaşım, teslimatta gerek duyulan hız ve eksiksizlik ve geri iadelerle şikayetlerin tekrar oranıdır. Bununla beraber, periyodik olarak bu politikayla ilgili maliyetlerin gözden geçirilmesinin ve performansın, rakiplerin performansı ile karşılaştırılmasının yöntemleri de bulunmalıdır.

Benzer şekilde, satış veya bütçeleme kontrolü çabaları başarısız olduğunda, bunu sebebi çoğunlukla hesapların hazırlanması, planların yürütülmesi, performans verilerinin toplanması ve bilginin faaliyetlerle ilişkilendirilmesi ile ilgili pratikteki idarî ve işletme problemlerinin yeterli bir biçimde göz önüne alınmamasından kaynaklanmaktadır.

Kısaca, etkili yönetim kontrolü, bir taraftan üst seviye direktiflerin faaliyet programları oluşturulmak üzere yorumlanması, diğer taraftan da sonuçlar için beklentiler ile hem programların yürütülmesi hem de sonuçların kavranması konusunda eksiksiz bilgi geri beslemesi için organize edilmiş bir süreç gerektirmektedir.

1. Bilgi Sistemleri Ne Şekilde ve Nerede Kullanılır

Bilgi sistemlerinin oynadığı rolün anlaşılması için, (dış kaynaklardan akan bilgi ve içeride meydana getirilen plan, çizelge, bütçe ve tahminler de dahil olmak üzere) bilgi ile başlayıp; kullanılmak üzere bilgiyi hazırlayan sistemlere, onu kullanan kişilere, kişilerin bilgiyi uyguladığı fonksiyon veya amaçlara ve nihaî olarak da sonuçlara ulaşan beş halkalı mantıksal bir zincir (Şekil 8) göz önüne alınabilir. Sonuçta, çevrimi tamamlamak üzere bilgi ortaya çıkmaktadır.

Şekil 8: Bilgi Sistemlerinin Rolü.

1.1. Organizasyonla İlgili Bilgi İhtiyaçları:

Şekil 9’daki organizasyon şeması belirli bir firmayı temsil etmemektedir, ancak orta ölçekle büyük ölçekli pazarlama organizasyonlarının fonksiyonel incelemesinin temsilî bir gösterimini vermektedir. Daha karmaşık bir organizasyonun birkaç farklı ürün kısmı veya satış kısmı bulunabilir. Daha küçük veya basit bir işletme ise, bir ticaret kanalı uzmanı, müşteri servisi yöneticisi veya reklam ve promosyon yöneticisi gibi kesin konum veya fonksiyonlara ihtiyaç duymayabilir, ya da bunlardan bir kısmını veya diğer fonksiyonları tek bir konumda birleştirebilir.

Şekil 9, organizasyonda geniş kapsamlı üç alan veya seviyeyi göstererek üç kullanıcı grubu tanımlamaktadır. Orta yönetim seviyesi (gösterilen en alt seviye) pazarlama bilgilerinin temel kullanıcılarını temsil etmektedir. Bu seviyede planlar geliştirilir ve gerçekleştirilir, kriterler belirlenir ve uygulanır, performans raporlanır ve yönetilir. Tasarlama sistemlerinde bu kullanıcı grubunun her bir ihtiyacı üzerinde durulacaktır. Bunun nedeni ise, diğerleri tarafından kullanılan bilgilerin çoğunun bu seviyeden kaynaklanmasıdır.

Şekil : Satış ve Pazarlama Fonksiyonunun Organizasyonu

Uygulamada başkan veya başkan yardımcısı (senior vice president) seviyesini de çoğunlukla kapsayan pazarlama üst (senior) yönetiminin bilgi ihtiyaçları aşağıda belirtilenlerle ilgilidir:

1. Hedeflerin ortaya konulması.

2. Uzun vadeli plan ve bütçelerin formülasyonu.

3. Performans ve compensation’un gözden geçirilmesi.

4. Organizasyonel ve personel değişimleri.

5. Temel veya kritik olayların çabuk bir biçimde rapor edilmesi.

Normal olarak, bu seviyede sağlanan bilgi orta yönetim raporlarının özetlenmiş bir örneğini temsil etmektedir. Bu nedenden dolayı üst yönetim raporlarının tasarımı genellikle dayandıkları daha ayrıntılı iş seviyesi gereksinimlerinin geliştirilmesini izler. Daha anlamlı olması için, hedef ve performans ile ilgili istatistiksel verilerin karşılaştırılması, temel fark veya değişimler için olan nedenlerin yazılı kararları tarafından desteklenmektedir.

Şekil 9’da belirtilen geniş kapsamlı üçüncü alan, pazarlama tarafından sağlanan bilgilere yoğun bir şekilde bağımlı olan ve üretim planlama, çizelgeleme ile (satın alınan malzemeleri de kapsamak üzere) envanter kontrolü; depolama ve taşıma kontrolünün planlanması ve çizelgelenmesi; ürün gelişimi ve harcama ve nakit akışının bütçelenmesi ile kar planlaması ile ilgili kritik bilgiler sağlayan pazarlama fonksiyonunun dışındaki operasyonları (temel olarak üretim, ürün gelişimi ve finans) kapsamaktadır.

Söz konusu temel üç pazarlama bilgisi kullanıcıları grubunun (üst düzey pazarlama, orta seviye pazarlama ve pazarlama dışı yönetim) ihtiyaçları tabiî olarak eksiksiz bir biçimde göz önünde bulundurulmalıdır. Ancak şu anda bilgi yönetiminin asıl yükünü taşıyan orta seviye pazarlama yönetimi grubu üzerinde durulacaktır.

2. Pazarlama Bilgi Sisteminin Bileşenleri:

Her bir hat (line) yöneticisi, pazarlama faaliyetlerinin yönetildiği bir dizi temel faaliyet veya fonksiyona dahildir. Temel olarak bunlar:

1. Uzun vadeli planlama ve ürün planlama.

2. Güncel hedeflerin ve tahminlerin geliştirilmesi.

3. Güncel hedeflerin gerçekleştirilmesi amaçlı operasyon planlama.

4. Giderlerin bütçelenmesi ve kontrolü.

5. Bilgi veya emirlerin dağıtılması vasıtasıyla dahilî olarak uygulama.

6. Faaliyet raporlaması.

7. Performans raporlaması.

Bu faaliyetler her bir alanda eşit öneme sahip değildir ve her biri işin yapısına bağlı olarak (yani bir tüketim ürünleri operasyonu ile mi, ekonominin özel sektörüne endüstriyel satışla mı, ordu ya da devlet temsilciliklerine veya kişisel hizmetlere pazarlama yapılması ile mi, vb. uğraşıldığına bağlı olarak) oldukça farklı davranışlar görecektir. Ancak her biri bir pazarlama operasyonundaki bütün alanlarda bir miktara kadar gerçekleşmektedir ve her biri bir dereceye kadar sistem desteğine ihtiyaç duymaktadır.

Örnek olarak, daha genel bir başlık olan operasyon planlamanın kapsamındaki temel faaliyetlerden biri olan satış planlama göz önüne alınsın. İhtiyaç duyulan bilgiler normal olarak aşağıda belirtilenlerle ilgili önemli detayları içermektedir:

1. Her bir müşterini satış geçmişi, bölgesi.

2. Temel pazarlar, müşteri kategorileri ile her bir müşteri ve rakiplerin faaliyetleri hakkında geçmiş bilgileri.

3. Raporlar, müşteri atamaları ve müşteri sınıfı tarafından yapılan görüşmelerin sayı ve tipi üzerine olan satış faaliyetleri.

4. Gelir ve kâr ile ilgili toplamdaki ve müşteri sınıfına göre satış operasyonlarının maliyetleri.6

5. Yeni ürünlerin tanıtımı, promosyonlar veya satış kapsamının genişletilmesi ile ilgili planlar.

6. Satış memurlarının işe alınması ve elde tutulması ile; tecrübe ve yetenek seviyesine, konumuna göre personelin mevcudiyeti ile ilgili personel istatistikleri.

Bu bilginin toplanması ve analiz edilmesi, satış organizasyonundaki çeşitli seviyelere yönlendirilmesi, ve call assignments’in ve performans hedeflerinin, belirleyen bir satış planının hazırlanması, uygun prosedürlerle koordine edilmeli ve bütünleştirilmelidir. Söz konusu prosedürler çoğu pazarlama bilgi sisteminde temel öğelerden biri olan satış planlama alt sistemini temsil etmektedir.

Her bir fonksiyonun, pazarlama operasyonlarının önemli tüm alanlarında bir bilgi alt sistemi tarafından desteklendiği düşünülebilir. Söz konusu alt sistem, yönetim tarafından kullanılmak üzere bilginin hazırlanmasını ve yönetim çabalarının her bir alandaki ürününü temsil eden plan, emir ve raporların yayılmasını sağlar. Bu prosedürlerin gözden geçirildiği, düzenlendiği ve resmileştirildiği kapsam organizasyondan organizasyona çeşitlilik göstermektedir.

3. Fonksiyonların Sistemler Vasıtasıyla Entegrasyonu:

Pazarlama bilgi sistemlerinin fonksiyonel kavramı her bir fonksiyon veya iş kendi ayrık sistemi tarafından desteklendiği biçiminde ele alındığı sürüce bölümlere ayrılmış bir yaklaşımı temsil eder. Sistemler gerçek uygulamalarda bütünleşik bir biçimde tasarlanmalı ve kurulmalıdır. Sistemler özelleşmiş ayrık fonksiyonları yerine getirmezler. Birbiri arasında ilişkili planlama ve raporlama fonksiyonları için ortak bir esas sağlamak üzere tasarlandıklarında etkili olurlar.

Bu bağlamda, tüm bir sistem yapısının yapıtaşlarını oluşturan her bir alt sistem gerçekleştirdikleri görevlere (örnek olarak geçmiş dönemlere ait raporlama, tahminler veya maliyet analizleri) göre yeniden tanımlanmalıdır.

Bunun ardından sistemler ve prosedürler, daha geniş olan pazarlama fonksiyonlarından farklı olarak gerçekleştirdikleri görevlere göre sınıflandırılabilir.

Veri toplama ve özümleme sistemleri

1. Dış kaynaklardan (endüstri istatistikleri, sayımlar, pazar araştırmaları, reklam ortamı).

2. Pazarlama ve satış organizasyonu tarafından dahilî bir biçimde toplanan (müşteri profili, rekabet faaliyetleri, telefon görüşmeleri raporlamaları).

3. Dahilî satış ve envanter istatistikleri.

4. Muhasebe ve maliyet verileri.

Araştırma ve eleme sistemleri

1. O anki müşterilerin satın alma yapılarına bağlı olarak artan satışların fırsatları.

2. Mevcut olan ve yeni pazarlardaki potansiyel müşteriler.

3. Müşteriler tarafından kullanılan ancak şirket tarafından pazarlanmayan ürünlerin veya yeni ürünlerin fırsatları.

4. Yeni ürünler, fiyat değişiklikleri, promosyonlar ve teslimat performansı da dahil olmak üzere rekabet faaliyetleri.

Tahmin ve gösterim sistemleri

1. İstatistiksel gösterimler.

2. Modeller ve simülasyonlar.

3. Ekonomik analizler (kısa ve uzun vadeli).

4. Yönetim hedeflerinin geliştirilmesi ve yayımı.

Maliyet analizleri ve bütçe planlama sistemleri.

Operasyon ve faaliyet planlama sistemleri

1. Yeni ürün sunumları.

2. Promosyon faaliyetleri.

3. Satış operasyonları.

4. Reklam ve medya faaliyetleri.

5. Stoklama ve müşteri servisi faaliyetleri.

Raporlama sistemleri

1. Satış ve promosyon faaliyetleri.

2. Dağıtım faaliyetleri.

3. Satış ve kâr performansı

4. Müşteri servisi performansı.

5. Maliyet ve finanssal performans.

PAZARLAMA YÖNETİM FONKSİYONU	BİLGİ SİSTEMLERİ
	Veri toplama	Araştırma ve eleme	Tahmin ve (projection)	Maliyet analizleri ve bütçe planlama	Operasyon ve faaliyet planlaması	Faaliyet ve performans raporlaması
Uzun vadeli ve yeni ürün planlama Hedef belirleme ve tahmin Operasyon planlaması · Satış · Reklam ve promosyon · Dağıtım Bütçe planlaması Uygulama
Raporlama · Satış reklam ve promosyon faaliyetleri · Satış performansı · Müşteri servisi performansı · Bütçe performansı

Şekil 11. Birden Fazla Fonksiyonlu Sistemler.

Örnek olarak tahmin operasyonun hemen hemen her alanından istatistiksel veri ve genelleştirilmiş bilgi çeker ve tüm alanlara planlama ve kontrol için temel oluşturmak üzere sağlar. Aynı şekilde maliyet analizleri ve bütçeleme prosedürleri ile değişen derecelerde diğer sistemlerin tümü de yine bunu sağlar. Koordinasyon, her bir alandan kaynaklanan bilginin organize bir biçimde gözden geçirilmesi, yeniden denetlenmesi ve dağıtılmasını gerektirir. Şekil 10’da temel pazarlama fonksiyonları ve sistem fonksiyonları arasındaki ilişkiyi geniş bir kapsam içerisinde göstermektedir.

4. Pazarlama Bilgi Sistemleri Neden Gereklidir?

Çoğu şirkette haberleşme prosesinin boyutları, ürünlerin, müşterilerin, satış personelinin ve pazarlama faaliyetlerinin durumlarının çokluğu ile ölçülmektedir. Bu nedenden dolayı ..

Tüm kurumlardaki (üretim, ticaret ve hizmet organizasyonlarındaki) pazarlama operasyonlarının boyut ve karmaşıklığı müşteri ihtiyaçlarının ve ürün hatlarının (product line) çeşitliliğinin artması, dağıtım kanallarının çokluğu ve operasyonların denizaşırı olduğu gibi yerel olarak da yayılması nedeniyle büyümektedir. Şirket kaynaklarının ve çabalarının satış, promosyon, reklam veya teslimata nerede uygulanması gerektiği, veya ürün hatları ve fiyatlandırma kararlarının ne şekilde üstesinden gelineceği hakkındaki sorular, daha detaylı bilgi ve daha fazla kişiyi gerektirdiğinden zorlaşmaktadır.

Karmaşıklığın bir başka nedeni ise, pazarlama fonksiyonları arsındaki (ürün yönetimi ve satış operasyonları arasındaki, markalar ve ticaret kanalları arasındaki, reklam, promosyon ve araştırma arasındaki) sorumluluğun özelleşmesi ve tanımlanması eğiliminin artmasıdır.

Entegre bir pazarlama bilgi sistemi operasyonların koordinasyonu ve

5. Daha Büyük ve Daha İyi Sistemler İhtiyaç mı, Lüks mü?

Var olan pazarlama fonksiyonunu yerine getiren çoğu bilgi sistemi temel olarak, sipariş yönetimi, faturalandırma ve muhasebe operasyonlarının yan ürünü olarak mevcut bulunan bilgiye dayanmaktadır. Bu tabiî olarak alınan siparişler, nakliyat ve faturalandırmalar, tahsiller, satış gelirleri, çeşitli satış ve pazarlama unsurları, brüt ve net kâr ve bütçeler ile maliyet varyansları gibi istatistikleri de kapsamaktadır.

Yan ürün sistemlerinin pazarlama konusundaki dikkat çekicilikleri, muhasebe için toplanan bilgileri kullanmalarından dolayı çok az bir maliyetleri olması veya hiç olmaması görüşünden kaynaklanmaktadır. Bu görüşte bazı güçlükler bulunmaktadır:

1. Pazarlama amaçları için yararlı veya gerekli olan bilgiler özel hazırlıklar yapılmadığı sürece sipariş girişi, faturalandırma ve muhasebe proseslerinde elde edilememektedir. Örnek olarak, müşteri ve ürün kimlikleri ile ilgili unsurlar çoğu zaman ihmal edilir, çünkü beyanname, kredi, ödenek, nakliyat ve indirimlerin muhasebeleştirilme özetlerinde bunlara gerek duyulmamaktadır. Bu ise, her bir müşteri veya ürün kategorisi için rapor edilen satış hacmi ve kâr katkılarının ortalamasının alınmasıyla sonuçlanabilir.

2. Belirli müşteri ve ürün grupları için olan özel satış ve kâr pazarlama analiz ve çizelgelemeleri, sistem içinde gerekli kodlamalar için özel hazırlıklar yapılmadığı sürece çoğunlukla mümkün olmaz. Bu hazırlıklar yapılsa bile, çıktı formatları ve bilgisayar programları hazırlanmadıkça uygun bir zaman içinde elde edilemeyebilirler.

3. İstek üzerine raporlama, olası istekler beklenmediği ve bu nedenden dolayı da bir kerede bir defa olmak üzere programlanması gerektiği durumlarda yavaş, kullanışsız ve pahalı kalır.

Kısaca, etkili sistemler, yan ürün esaslı muhasebe operasyonlarından gelen ortak girdi bilgisinin kullanılması fırsatının bulunduğu durumlarda bile maliyetsiz değildir. Pazarlama bilgi sistemleri belli bir maliyetle özelleşmiş bir biçimde pazarlama ihtiyaçlarını karşılamak üzere planlanmalı, tasarlanmalı ve uygulanmalıdır. Ancak, en iyi yan ürün sistemleri bile modern bir pazarlama organizasyonunun geniş çaplı bilgi ihtiyacı karakteristiklerinin üstesinden gelememektedir. Satış ve pazarlama operasyonları, doğal olarak muhasebe ve sipariş yönetiminden farklıdır ve kendilerine özgü bilgi ihtiyaçları bulunmaktadır.

Her bir işletmedeki pazarlama ve satış fonksiyonlarının önemi göz önüne alındığında, ihtiyaçlarını karşılamak üzere özel olarak tasarlanmış bir bilgi sistemini ne kuracaktır sorusu ortaya çıkar.

Söz konusu soru, sadece belirli bir işletmeden bahsedildiğinde cevaplanabilir. Bu, daha önce belirtilen çeşitli bilgi sistemlerindeki fark edilen ihtiyacın kapsamına bağlıdır. Yan ürün sistemleri genel olarak veri toplanması, maliyet analizleri ve performans raporlamasının dahilî aşamaları ile sınırlanmıştır. Söz konusu sistemler, haricî pazar merkezli bilgiler, araştırma, eleme, tahmin ile faaliyet planlama ve raporlama konusunda eksiklik çekmektedir.

5.1. Maliyet-Fayda Etmenleri:

Her bir sistem, gelişimini doğrulamak için maliyetlerini dengelemektense, doğrudan veya dolaylı olarak ekonomik faydalar sağlamalıdır. Bu faydalar, şirketin pazardaki konumunu ve rekabet durumunu uzun vadede güçlendirecek ek satışlar, daha kârlı satışlar, azaltılmış maliyetler veya iyileştirilmiş müşteri hizmet ve ilişkileri şeklinde olabilir.

Daha önce de belirtildiği gibi, sistemler çaba ve dikkatleri örnek olarak potansiyelinden daha az satın alan, satın aldıkları kâr getirmeyecek ürünlerden oluşan veya rekabetle karşılaştırıldığında yetersiz servis alan müşterilere yönlendirerek satış veya kârlara katkıda bulunur. Daha sonra da bahsedilebileceği gibi, sistemler bazı durumlarda satış veya promosyon faaliyetleri gibi belirli doğrultular sağlamak veya uygun olduğu durumda faaliyetin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin belirlenmesi için faaliyetleri takip etmek üzere kapsamı genişletilebilir.

Bu verilerden her bir üretici tarafından sağlanan her bir ürünün yenilenme çevrimi ve tahmin edilen yıllık kullanımı belirlenmiştir. Bu ise, pazar payının, uzun vadeli eğilimlerin ve yeni teknoloji gelişimlerinin muhtemel etkilerinin tahmin edilmesi ile her bir satıcının hedef ve programlarının ortaya konması için bir temel oluşturmaktadır.

6. Pazarlama Bilgi Sistemlerinde Bilgisayarların Kullanılması:

Burada açıklanan sistem uygulamalarının çoğu, bilgisayarların kitlesel veri yönetim imkanlarının etkili bir biçimde kullanılmasını sağlayacaktır; bazıları ise, özellikle büyük organizasyonlarda olmak üzere bilgisayarların kullanımına dayanmaktadır. Bilgisayarların etkili bir biçimde kullanılması, pazarlama ihtiyaçlarına özel dikkat gösterilmesini gerektirmektedir.

Yan ürün sistemlerinin sınırlı yapısı içinde dahi, bilginin daha erişilebilir ve kullanışlı kılınması için çoğunlukla birçok şey yapılabilir. Temel iki teknik, dikkati bu noktaya çekmektedir: Bunlar düzenli periyodik raporlama ile birlikte uygun kodlama ve istek üzerine raporlama için hazırlıktır yapılmasıdır.

Özel kodlamaya dikkat edilmesi, müşterilerin ticaret kanalları, coğrafya, satış departmanı sorumluluğu, endüstri sınıflandırılmasına veya ürünlerin kaynak ve kullanımına bağlı olarak gruplandırılmasını mümkün kılmaktadır. Kodlama siparişlere veya faturalara doğrudan uygulanabilir, veya bir referans veya araştırma prosedürü vasıtasıyla bir veri işleme sistemine dahil edilebilir.

7. İstek Üzerine Raporlama Sistemleri:

Pazarlama yaklaşım ve kavramlarının bir değişim şekli bulunmaktadır ve sonuç olarak da pazarlama yönetimi sürekli yeni bir özetleme, çapraz tablolama veya analiz tipi arama eğilimindedir. Bu olguyu yakın zamanlarda incelemekte olanlar için, bu olgunun periyodik olarak kullanılan veya kullanım dışına çıkan belirli yaklaşımları olan çevrimsel bir karakteri olduğu açıktır. Yeni kavramların ortaya çıkışı en azından deneyimli organizasyonlarda sık olmamaktadır. Buna karşın, bilginin farklı kombinasyonları ve tablolanmaları için olan ihtiyaçlar büyüktür.

İstek üzerine raporlama, her biri belirsiz bir biçimde tekrarlayan büyük miktarlarda üretilen raporların artmasını sınırlandırmaktadır. Sadece belli sayıda rapor ve analizler düzenli aralıklı bir biçimde dağıtılmaktadır. Geri kalanları ise, ihtiyaç duyulduklarında, belirsiz bir zamanda (normal olarak birkaç günde veya bazen geceleyin) elde edilebilmektedir. Bu tip bir sistemden beklenen temel fayda, istenen bir durum olmasına rağmen çoğunlukla gereksiz kağıtların elenmesi değil, geniş çaplı bir bilgi ihtiyacına olan beklenti ve hazırlıktır. Bir başka deyişle, istek üzerine raporlama kavramı belirli bir zamanda elde bulunan rapor hacmini azaltır, ancak beklenen tüm rapor biçimlerini, büro talimatlarını veya bilgisayar programlarının bulundurulması ihtiyacını ya da imkanını ortadan kaldırmaz. Aslında, düzenli periyodik raporları, rutin bir biçimde kullanılanlarla sınırlandırmayı mümkün kılan; istek üzerine yapılan raporlardan herhangi birini hızlı bir biçimde üretme imkanına tamamen sahip olan bir sistemin muhafaza edilmesidir.

Bilgisayar sisteminden kaynaklanan istek üzerine raporlamaya ait yeni iki özellik büyük bir uygulama alanı bulmaya başlamıştır. Bunlardan ilki, pazarlama alanlarında bulunan girdi-çıktı klavyeleri sağlayan on-line ulaşılabilirliktir. Klavyeler, seçilen veri dosyalarını sürekli ve çabuk bir biçimde elde edilebilir halde tutan bir bilgisayara telefon hatları vasıtasıyla doğrudan bağlantılıdır. Yazılan basit bir talimat istenilen raporu birkaç dakikada üretmektedir.

İkinci yeni özellik ise, kişiselleştirilmiş raporlamadır. Yetkili kullanıcı, burada kendi raporunu tasarlayabilir ve daha ileri düzeydeki sistemlerle ise sadece listelerin ve tabloların çağrılması değil, aynı zamanda basit oranların hesaplanması, kümülatif toplamlar, vb. konularda da önemli esneklik sahibi olmaktadır. Bu özellikler açık bir şekilde mekanize sistemlerin maliyetini arttırmaktadır ve ekonomik uygulanabilirlikleri de henüz tam olarak test edilmemiştir.

Sağlanacak pazarlama merkezli özelliklerin temel bir karakter göstermesine bağlı olmaksızın, görevin sipariş yönetimi ve muhasebe sistemlerinin değişmesi veya yeniden tasarımı ile birlikte gerçekleştirilmesi ile bunların sağlanmasının maliyeti minimum olmaktadır. Bu ise, yönetim bilgi sistemlerinin daha ayrıntılı biçimde uygulanması veya yeni bir bilgisayar düzenlemesi getirmenin bir parçasıdır. Sadece bir pazarlama bakış açısına göre ihtiyaç duyulan birtakım ek unsurların sağlanması amacıyla çalışmakta olan bir sistemin değiştirilmesi de mümkündür, anacak bu var olan sistemin temel kısımlarının yeniden tasarım ve programlanmasını da kapsayabilir.

8. Pazarlamada Kontrol Kavramları:

Pazarlama bilgi sistemleri bazı durumlarda pazarlama faaliyetine doğrudan kılavuzlar sağlamaktadır. Bu durum, muhtemel bir dizi faaliyetten hangisinin belirli koşullarda daha uygun olduğuna karar verilmesi için kriterlerin tanımlandığı zaman mümkün olmaktadır. Satışa alanındaki geniş çaplı potansiyele sahip bir uygulamaya örnek olarak, önemli müşterileri tarafından siparişlerin konumlandırılması arasındaki normalde izin verilen süreyi göz önüne alarak kriterler ortaya koyan ulusal bir besin üreticisi ve dağıtıcısı verilebilir. Bu kriterler markadan markaya uygulanmıştır.

Bu sistemin başka bir özelliği ise, aranan etkileri (örneğin siparişlerin bulunduğu hesapların sayısındaki artışlar, siparişlerin zamanlamasında ilerleme kaydedilmesi veya siparişlerin büyüklüklerindeki değişiklikleri) doğrulamak amacıyla promosyon periyotları boyunca satışların haftalık özel izlenmesini kapsamaktadır. Söz konusu hedeflerle ilgili farklı promosyonların göreli başarıları doğrudan gözlemlenebilir. Mevsimsel veya büyük miktarda promosyon yapılmış ürünler için, hedeflerin veya faaliyet planlarının uyum göstermesi için faaliyet kriterlerinin her gün düzenlenmesiyle birlikte kritik olan mevsimsel veya promosyon periyodu boyunca günlük gözden geçirmelerin yapılması gerekli olabilir.

Yönetim raporlama sistemlerinde faaliyet limitlerinin dahil edilmesi fikri yeni değildir. Bu durum, aslında istisnai raporlamanın bir biçiminden veya performans istatistikleri ile daha önceden ortaya konulmuş norm ya da performans standartlarının karşılaştırılmasından başka bir şey değildir. Söz konusu normların faydalı olmaları için gerçekçi olmalı ve anlamlı kavramlar üzerinde temellendirilmelidir.

İstisnai raporlama finanssal ve bütçeleme raporlamasında ve hedefler ve kotalar ile karşılaştırılması için satış raporlamasında geniş çaplı bir biçimde uygulanmıştır. Ancak, istisnai raporlama günümüzde birçok durumda temel olarak gerçek ve standart arasındaki farklılıkların veya ayrılıkların açıklamalarının ya da nedenlerinin ortaya çıkarılması için kullanılmaktadır ve faaliyetle doğrudan ilişkili değildir. Belirli bir pazarlama durumunda mümkün olan belirli alternatiflerin tanımlanmasını amaçlayarak istisnai raporlama ve faaliyet arasındaki daha direkt bağlantıların belirlenmesine dayanan eleme ve araştırma sistemleri fikrinin çekiciliği ve değeri bulunmaktadır. Pazarlama bilgi sistemlerinin tasarım ve kurulmasında artan bir uygulama bulmaktadır.

9. Bilgisayarların Tahmin ve Planlamada Kullanılması: Pazarlama Modelleri ve Simülasyon:

Pazarlamanın ilgi alanı, gelecek üzerinde, işletmenin değer tüm operasyon alanlarından daha fazla yoğunlaşmaktadır. Kavramlaştırmadan algılamaya kadar temel birçok pazarlama akımı ayları ve yılları kapsamaktadır. Özenli planlama çok önemlidir ve makul olan tüm yaklaşımların ve pazarda doğacak her bir tepkinin detaylı bir biçimde göz önüne alınmasını gerektirmektedir.

Pazarlama bilgisi kapsamında, pazarlamanın kendisini geleceğe yönlendirmesine yardımcı olacak üç veya dört temel referans noktası bulunmaktadır.

1. Satış düzeyi, pazar payı ve dağıtıma ayrılan pay kapsamındaki şirketin o günkü konumu; ve yeni eğilimler, araştırma raporları ve bölgesel satışları raporlarına dayanan güçlü veya zayıf olunduğu gizli noktalar.

2. Toplam büyüme, ekonomik faktörler veya belirli ürün kategorilerine olan ya da bu kategorilerden sapmalar kapsamındaki pazar eğilimi.

3. Şirket satışlarının geçmiş eğilimlerinin sürekliliğini yansıtan istatistiksel tahminler.

4. Pazarlama faaliyetlerini desteklemek üzere ne çeşit kazançlara ihtiyaç olduğunu ve hangi fonların mevcut olduğunu tanımlayan finanssal hedefler veya beklentiler.

Bunlar, rakiplerin faaliyetleri, devletle ilgili veya düzenleme amaçlı faaliyet ya da teklifler ve teknolojik gelişmeler hakkındaki bilgilerle arttırılır.

Belirli fiyatlandırma, promosyon, reklam, ürün tanıtımı veya satış faaliyetleri ile ilişkilendirmek ve pazarlama plan ve programlarının ortaya konması için sonuçların öngörülmesi amacıyla büyük miktardaki bu bilgilerin birleştirilmesi ve değerlendirilmesi pazarlama yönetiminin görevidir. Tek bir birey veya grubun bunu tam anlamıyla yürütmeye başlaması, yani ilişkili olmayan tüm bu etmenlerin mevcut olan zaman aralığında sayısal olarak takip edilmesi mümkün değildir. Bu nedenden dolayı, neyin işe yarayıp neyin yaramayacağı hakkındaki tecrübenin bireysel bir biçimde toplanması olan pazarlama karar boşlukları kapatmalıdır.

Bilgisayarların gücü ile birlikte (yöneylem ve pazarlama araştırmaları başlığı altındaki) organize edilmiş mantıksal tekniklerin pazarlama yöneticisinin kararını destekleyerek bu analizlerin en azından bir kısmını belirgin ve hızlı bir biçimde yürütülmesini mümkün kıldığına dair kanıtlar artmaktadır.

“Modeller” terimi, teklif edilen planların ve varsayımların bunların muhtemel sonuçlarının gösterimlerine dönüştürülmesi amaçlı söz konusu (elle de yürütülebilecek olan, ancak daha çok uygulanmak üzere bilgisayar tarafından programlanan) mantıksal, analitik prosedürleri kastetmek için kullanılmaktadır. Simülasyon ise, bilinen gerçekler ve tecrübelerle hangi kabullerin daha tutarlı olduğunu veya belirli bir dizi kabulle hangi plan veya faaliyet sırasının en iyi sonucu verdiğinin belirlenmesi amacı ile her bir defasında farklı bir dizi plan ve varsayımların kullanıldığı, belli bir analizin birkaç defa tekrar yürütülmesi prosesidir.

İlk bir faaliyete başlanmasında, fiyat değişiklikleri, ürün tanıtımı ve reklam kampanyaları gibi her bir pazarlama faaliyeti arasındaki ilişkilerle ve pazardaki markalar veya boyutlar arasındaki ilişkilerle ilgili ayrıntılı bir modelin geliştirilmesi pratik olmayacaktır. Bir defada bir alanla uğraşan modüler bir yapıtaşı yaklaşımı genellikle daha etkili olarak kabul görmüştür. Her bir model arasında en sonda bağlantı kurulabilir. Söz konusu durum, yeniden programlamayı gerektirebilir, ancak günümüzde kullanılmakta olan çoğu modelin deneysel ve ön hazırlık niteliğindeki doğası nedeniyle bunun umulması veya bundan kaçınılması çok zordur. Her bir modüler analitik program veya model ekonomi açısından bilgi sisteminin diğer unsurlarında da olduğu gibi, kendi kendini destekleyen bir hale daha çabuk getirilebilir

Her bir pazar veya pazarlama organizasyonu bu kavramların uygulanması için farklı seçenekler sunmaktadır, ve çok az şirket kenti tam kapasitelerini keşfetmeye başlamıştır. Pazarlama bilgi sistemlerinin faydalarının kavranması, ileri seviyeli kontrol kavramları veya modellerinin uygulanması ile arttırılabilir, ancak bunlara bağlı değildir; ayrıca daha temel veri yığınlarının, analizlerin ve raporlama sistemlerinin uygulanması ise daha ileri sistemlerin uygulanması için gerekli bir önkoşul oluşturmaktadır.

10. Kitlesel Veri Geri Kazanımı Sistemleri

Planlama sırasında bazen kavranması gereken istatistiklerin büyük bir oranı, en iyi biçimde ulusal reklamcılar ve onlara hizmet veren reklam ajanslarının pazarlama ve medya planlama faaliyetleri ile açıklanabilir.

Tüketim ürünlerinin rekabetçi pazarlarda kitlesel dağıtımı, üreticinin en iyi tüketiciye satış mesajını hem etkili, hem de ekonomik bir şekilde ulaştıracağı bir yöntem bulmasını gerektirmektedir. Üreticinin elinde bulunan reklam araçları, özellikle doğrudan mektuplaşma, gazeteler, kataloglar, dergiler, radyo ve televizyon yayınları ve tabelalar da dahil edildiğinde çok çeşitlidir. Bu alandaki marka harcamaları kar marjlarını arttırabilir ve üretim maliyetlerini de aşabilir. Bu nedenden dolayı, yönetim halen reklam çabaları ve bütçelerinin tahsis edilmesi için alternatif araç ve yöntemler arasından daha iyi yollar aramaktadır.

Problem, belli bir derecede çakışan ve farklı araçlarla, farklı zamanlarda, farklı maliyetlerdeki farklı mesajlar vasıtasıyla ulaşılabilecek yüzlerce veya binlerce farklı izleyici kesimi arasından seçim yapmaktır. Eğer görev ile sistematik bir biçimde uğraşılacaksa, bu durum karmaşık bir biçimde ilişkili önemli miktardaki sayısal verinin analiz edilmesini gerektirecektir.

Büyük ajanslar ve bireysel büyük reklamcılar, bazen matematiksel modellerin kullanımını da dahil ederek, elle veya bilgisayar tabanlı planlama prosedürlerine destek amacıyla, ileri seviyede veri yönetimi ve geri kazanımı sistemlerinin gelişimine önemli fonlar tahsis etmiştir. Örnek olarak, bir marka için coğrafî strateji önce nüfusun özellikleri hakkında bir veri dosyasının oluşturulmasıyla geliştirilebilir.

Sendikalaşmış bir dizi servis markaların perakendeci ve toptancı hareketleri hakkında bilgi toplamaktadır. Bu servisler, raporlarının şehir grupları hakkında bilgi bulundurmasına rağmen, söz konusu şehri temel coğrafik birim olarak almışlardır. Tüketici mamulleri şirketleri bu bilgileri satın aldığında, kendileri veya ajansları perakendeci hareketi raporlarını dahili satış hacmi raporlarıyla ilişkilendirebilirler. Sonuçtaki bilgi dosyası, aynı zamanda coğrafik bir temelde olmak üzere bir markanın gerçek satışlarını ve o markanın toplam pazar satışlarındaki payının tahminlerini içerir.

İzleyici karakteristikleri ve bireysel medya aracı maliyetleri ile ilgili benzer kitlesel dosyalar muhafaza edilmektedir. İzleyicilerle müşteri özelliklerinin ve medya maliyetleriyle tahsis edilen fonların bir dizi analitik adımda detaylı bir biçimde eşlenmesi ile bir medya planı geliştirilir. Bu alanda büyük ölçekli bilgisayarlar uygulamalarına olan ihtiyaç açıktır ve oldukça ileri düzeydedir.

11. Pazarlama Bilgi Sistemlerindeki İnsan Problemi:

Sistem gelişimi, normal olarak bir dizi farklı özelleşmiş yeteneği kapsamaktadır. Pazarlama bilgi sistemleri durumunda, başarı özellikle insanların faaliyetlerinin pazarlama ve sistem know-how’ı ile birleştirilmesine dayanmaktadır, ve bu ise her iki grubun birbirinden ayrı geçmişleri, yaklaşımları ve tavırları nedeniyle zor olabilmektedir.

Pazarlama ve satış yönetimindeki bireyler bir grup olarak, şirketteki herhangi bir grup kadar, belki de daha iyi organize olmuş ve kantitatif olarak yönlendirilmiştir. Şirketlerinin hizmet için olan taahhütlerinin ve mecburiyetlerinin tamamen yerine getirildiğini garantilemek ve kendi ve astlarının zamanlarını etkili bir biçimde kullanmak için müşterileriyle karmaşık iş düzenlemelerinin üstesinden gelmek zorundadırlar.

Buna karşın, bir işin en son ne şekilde yapılmış olduğuna dair belgelemenin yetersizliği nedeniyle her defasında yeni planlar ve programlar geliştirilmektedir. Ne çeşit veya (yönetimden kaynaklanan bir belirsizlik olan) ne biçimde bilginin istendiği konusunda kesinlik olmaması nedeniyle sıklıkla birkaç tekrar gerekmektedir. Rutin bir biçimde mevcut olması gereken bilgi için birçok gereksiz ve çoğu zaman da başarısız araştırmalar yapılmaktadır. Aynı ürünler için farklı tahminler veya gösterimler yapılmakta, ve ürün yönetimi, satışlar, üretim planlama ve bütçelemedeki farklı insanlar tarafından koordinasyonsuz bir biçimde ve bazen de karşılıklı olarak farkların ayırdına varılmadan kullanılmaktadır.

-

Pazarlamada bireycilik üzerinde önemli bir şekilde durulmaktadır. Satış yöneticilerinin büyük ve küçük miktarlardaki satış faaliyetlerini veya müşterilerle yeni beklentiler arasındaki çizelgeleme yöntemlerine kendi yaklaşımları bulunmaktadır. Ürün yöneticileri, promosyon ve reklam kampanyalarının planlanması ve yürütülmesine farklı bir biçimde yaklaşmaktadır. Söz konusu farklılıklar, genellikle sadece kişisel özelliklerin yansıması değil, aynı zamanda da üretim hattı, tesisler, pazarlama organizasyonu veya müşteri biçimindeki farklılıkların avantajı olarak kısmen ortaya çıkmaktadır. Her bir şirket, kendine özgü bir organizasyon olduğundan dolayı pazarlamaya karşı da kendine özgü yaklaşımı bulunmaktadır. Bu bireysel yaklaşım, daha iyi bir sistem iyileşme ve güçlenme için fırsatlar sağlamadığı sürece pazarlama bilgi sistemi tarafından gerçekleştirilmeli ancak değiştirilmemelidir.

12. Pazarlama Yöneticisinin Rolü:

İyi sistemlerin gelişimine cevap, kendi problemlerini anlamalarını çabuklaştıracak ve her bir bireyin ortaya çıkarabileceği özel becerileri birleştirecek olan pazarlama ve sistem çalışanlarının katılımını içeren proje takımlarının organizasyonunda yatmaktadır. Bu tür bir çabaya atanmış pazarlama personelinin sorumluluğu, bilginin sistem insanlarına aktarılması sorumluluğunun çok ötesindedir. Pazarlama bilgi sistemleri ürün satmamakta veya pazarlama kararları vermemektedir. Buna karşın, pazarlama organizasyonu içerisinde kararların ne şekilde verileceği konusunda önemli bir etkileri bulunmaktadır, çünkü geniş kapsamlı bir sistem, kurulmasının ardından bilginin akışını düzenleyecek ve yönlendirecektir. Tıpkı yüksek derecede karmaşık bir mekanizma veya makinenin endüstriyel kullanıcısının bir tedarik organizasyonunda kendi spesifikasyonlarını ortaya koymasında olduğu gibi, pazarlama yönetimi, bu durumda, sistem için detaylı spesifikasyonların kurulması konusunda önemli bir rol oynamaktadır. Sistem organizasyonları, pazarlama kullanıcısının kendi spesifikasyonlarına tam olarak bilgili bir biçimde ulaşabileceği şekilde mevcut alternatif ve seçeneklerin muhtemel maliyet ve performans özelliklerini sunarak yardımcı olabilir. Sistem çalışanları, etkili bir biçimde işlemeleri için detaylı tasarım ve uygulama amacıyla sistem spesifikasyonlarının gösterilmesi gereken biçimi de tanımlar.

Pazarlama faaliyetlerinin satışları ve performansının, şirketin çalıştığı diğer tüm fonksiyonların yapısını kurmasından dolayı, pazarlama bilgi sistemleri satış ve pazarlama alanlarının organizasyonel limitlerini aşmaktadır. Bu nedenle, hem teknik hem de üst düzey yönetim seviyelerinde, diğer temel fonksiyonel alanlarda yeterli bağlantının sağlanması da önemlidir.

Sistem yaklaşımı yönetim için yeni değildir. Bununla beraber, sistem yaklaşımının pazarlamaya uygulanması, var olan gerçek ihtiyaçlardan ve burada anlatılmak istenen fırsatlardan faydalanamamıştır. Çoğu pazarlama organizasyonunda, bilginin toplanması ve yönetimi, yavaş gelişen bir süreçtir. Burada tanımlanan pazarlama bilgi sistemleri yaklaşımları, daha doğrudan, ekonomik hususlarla ilgili, yönetim ihtiyaçlarının tam olarak karşılanması için çalışılmasının bir yöntemini göstermektedir.

---

* LAUDON, Kenneth C. ; Laudon, Jane Price; ‘Management Information Systems’; Macmillan Publishing, s. 202-209

* EMÖS Bildiriler Kitabı; ÇETİN Yusuf;Toplam Bilgi Yönetimi Bildirisi; 1997

* GORDON R. Steven, GORDON R. Judith; ‘Information Systems:A Management Approach With Activities and Readings’

* STRONG Earl P.; ‘Organizational Communication’; The Management of Business An Introduction; s:26-33;

* MERİH Kutlu , ‘Kuruluşlarda Enformasyon Sistemi Geliştirme Süreci’ , URL: www.merih.com

* KARAHOCA Dilek ,KARAHOCA Adem; ‘Yönetim Bilişim Sistemleri ve Uygulamaları’;1998

* LAUDON, Kenneth C. ; Laudon, Jane Price; ‘Management Information Systems’; Macmillan Publishing, s:168-172

* KROENEKE David, HATCH Richard; ‘Business Information Systems:An Introduction’

* KARAHOCA Dilek ,KARAHOCA Adem; ‘Yönetim Bilişim Sistemleri ve Uygulamaları’;1998

* SPRAGUE Ralph H.; ‘Management Information Systems in Practice’,s:49-46;1996

* KROENKE D.; ‘Management Information Systems’; s:45-56; 1993

* KARAHOCA Dilek, KARAHOCA Ahmet; ‘Yönetim Bilişim Sistemleri’; 1998

* WARD John, GRIFFITHS Pat; ‘Strategic Planning For Information Systems’; s:73-77;1996

* ROCHE Edward, ‘managing Information Technology in Multinational Corporations’ ; s:299-307;1992

* WARD John, GRIFFITHS Pat; ‘Strategic Planning For Information Systems’; s:146-151;1996

* PARKER C. S. ; ‘Management Information Systems’; s:420-423; 1989