ZAMAN YÖNETİMİ

Daha çok çalışmak veya serbest zamanımızdan çalmak demek değildir. Sadece zamanımızı daha iyi değerlendirerek oradan kazandığımız zamanı kendimiz, kendimizi geliştirmek veya ailemiz ile daha çok beraber olmak demektir.

Zamanı yönetemeyiz ancak kendimizi zamana göre yönetebiliriz. Bunun içinde organizasyon ve plan gerekir. Herkesin günde tam 24 saat veya 1440 dakika ile güne başlar. Bir gün içinde arttırabileceğimiz 60 dakika ile şunları elde edebilirim;

· Gelecek 10 yılda bir yüksek okul diploması almamızı sağlar,

· Kendimizi geliştirme,

· Hayatımızı başkaları ile paylaşma,

· Bütün yeteneklerimizi kullanma,

· Daha ayrıntılı planlama yapma

· Becerilerinizi geliştirme

· Kişisel ilgi alanlarımızı geliştirmede

· Yeni fikirler yaratma ve yeni projeler başlatmada

Peki zaman yönetimi kurallarına gelin sabah kalkmamız ile bilrlikte başlayalım. Yapılabilecek en iyi iş saat çalar çalmaz uyanmak ve yataktan fırlamaktır. Çünkü burada daha fazla debelenecek olursak en azından 30-45 dakika daha zaman kaybedeceğiz. Aksine bu uyku ve dinlenme olmayacak aksine ızdırap olacaktır. Birde işimize geç kalacak bu stresimizi bir kat daha arttıracaktır.

· Güne erken başlayın.

· Giyeceklerinizi, çamaşırlarınızı geceden hazırlayın

· Sabah mutlaka kahvaltı yapın ve bu arada o günün planını yapın,

· Günleri uzatmanın en iyi yolu zamanı gecelerden çalmaktır,

· Uyumak kaçmak demektir, uyku sarj edilemez,

· Bende bu nedenle sabahları erken kalkıyor ve hastaneye erken saatlerde geliyorum,

· Banyoda ve tuvalette zamanıınızı iyi değerlendiriyor musunuz? Sabahları burada TV da haberleri ve gazete başlıklarını dinleyebilir veya o günün veya bir gün öncesinin gazetesini, haftalık dergileri okumak vs..

· Hergün kullandığın traş takımı, havlular ön taraftamı altta çekmecede mi?

· Kat kaloriferi kullanıyorsan timer varmı? Sen kalkmadan önce su ısınıyormu? Yoksa sonradan 45 dk ısınacak diye bekliyormusun?

· Her aile bireyi için ayrı raf var mı?

· Önce tıraş olunuz sonra banyonuzu yapınız böylece durulama zamanından kurtulmuş olursunuz,

· Fırça ve köpük kullanarak değilde özellikle sarjlı traş makineleri kulanmak daha avantajlıdır. Traş olurken dolaşır, gazete okur veya diğer işlerinizide yapabilirsiniz. Hatta işinize giderken bile arabada traş olabilirsiniz tabii eğer şöför kullanıyorsanız,

· Banyodada bir telefon bulundurmanız, hatta evde telsiz tlf olması önerilen bir metottur,

· Yatak odanızda çabuk kaybolabilecek eşyaları koyabileceğiniz bir kutu bulundurun ve gece geldiğinizde cüzdan, kolye, yüzük, kol düğmeleri, küpeleri içine koyun ki sabah ranak için zaman kaybetmeyiniz,

· Kahvaltı masanızı akşamdan hazırlayınız,

· Mikrodalga fırın gibi imkanlardan yararlanınız,

· Arabanızı akşamdan henmen hareket edebilecek şekilde düz park ediniz

Artık güne başladığımıza göre ofise gidip öncelikler konusunda konuşabiliriz. Günlük zamanımızı verimli kullanma, zaman arttırma için ilk yapmamız gereken iş planlamadır.

Planlama;

Planlama gerçekten gereklimi? Evet evin bir planı olmadan siz onun yapımına başlarmısınız? Uzun bir yola çıkacaksınız? Haritaya bakmadan yola çıkmak ister misiniz?

Zaman yönetiminin ilk önemli aşaması yakın ve uzak vadedeki amaçlarınızı ortaya koymaktır. Çünkü bu sayede uygun bir yolda ilerlememiz mümkün olabilecektir. Evlenmek, askere gitmek, yurt dışına gitmek, doçent veya uzman olmak gibi. Bundan sonrada işlerimizi 3’e ayırmamız gerekir;

· Öncelikli,

· Ertelenebilir,

· Vazgeçilebilir

· Bazı insanlar yapacakları herşeyi hatırladıklarını söylerler. Hasta vizitleri gibi. Randevularını, eve alınacakları, toplantılarını, projelerini, özel günlerini vs. halbuki bunların yarısını unuturlar. Veya bunları akıllarında tutabilmek için çok miktarda zaman ve enerji harcarlar. Bu tip insanlar kendilerine bir yapılacaklar listesi hazırlarlar. Ama bu listede bir sıralama ve düzen olmadığı için hiç bir işe yaramayacaktır. Sıralama ve aralarında bir düzen yoktur çünkü.

· Zamanımızı kontrol altına almak istiyorsak önce kendimizi kontrol altına almamız gerekir. Bu nedenle güne, o gün ne iş yapacağınızı yazarak başlamamız gerekiyor.

· Yapılacaklar listemizi önceliklere göre sıralamamız gerekiyor. Bunun içinde tek bir organizer kullanmamız ve bunu günün değişik saatlerinde gözden geçirmemiz gerekiyor.

· Planlamaya hergün zaman ayırınız, çünkü günümüzün en anlamlı üretken zamanı planlamaya ayırdığımız zamandır. Yapılacak olan en önemli iş en önemli işi en önce yapmaktır. Bazı işler önemli olmasına rağmen sürekli olarak ertelenirler. Buda işin dahada ertelenmesinden ve can sıkıntısı olamktan başka bir işe yaramaz. Mesela bunun için PC’ler, databanklar veya palm PC ler son derece elverişlidirler.

· İşleri önceliklerine göre sıralarken A, B, C kuralınıda kullanabiliriz. A halledilmeden asla B’ye geçilmez.

Rutin İşler;

Günlük hayatımıza baktığımız zaman birçok işi tekrar ettiğimizi görürüz. Bunları kısaltacak olann yöntemler çok önemlidir. Bunda etkili olabilmek için;

a. İşi basitleştirme ve,

Her işi yapmanın daha kolay bir yolu vardır,

b. Görevlendirme (Fwd etme)

En Etkin Saatlerimizi Nasıl Kullanıyoruz:

En erken saatleri en iyi işlerimiz için ayırmamız gerekir. Günün ilerliyen saatlerinde ise daha az önemli işlerimizi yapmamız gerekitr. Halbuki çoğumuz rutin işler ile o kadar haşır neşir oluruz ve günün en verimli saatlerini bunlar için ayırırız ki geri kalan verimsiz saatlerde ise daha önemli işlerimizi halletmek için kullanırız.

Verimliliğin Tepe Noktasını En İyi Nasıl Kullanabiliriz?

· Sevimsiz ve zor işlere optimal zaman ayırın.

· Bu işleri mutlaka hemen halledin, ertelemeyin, bu işi dahada sevimsiz hale gelmesine ve zorlaşmasına neden olur

· En zor işleri P.Tesi veya Salı günlerine koyun çünkü enerjiniz o zamanlar daha fazladır. Bu sıkıcı işi hafta başında tamamlamanız kamburdan kurtulmanız nedeniyle size bir canlılık verecektir,

Orta verimlilikteki saatlerinizde şu işleri yapabilirsinizz;

· Gereken kişiler ile bilgi alış verişinde bulunun,

· Rutin mektuplarınızı okuyun, yazılarınızı yazın veya yazdırın,

· Daha sonraki işlerinizi planlayın, programlayın,

Düşük verimlilikteki zamanlarınızda ise;

· Gelen mektuplar üzerinde çalışın,

· Tlf konuşmalarınızı yapın,

· Ziyaretçilerinizi kabul edin

Erteleme; (Ders Hazırlamak, Tez Konusun Bulmak)

· Erteleme genellikle kendimizi aldatmaktan başka birşey değildir. Bugün bu işi yapmamak için o kadar çok nedenimiz olabilirki. Hiçbirşey yapmamak veya önemsiz ama zevk verici işleri yapmak bize sadece kısa süreli bir zevk verir. Bunun dışında yapılması gereken önemli işler bir dağ gibi önümüzde yığılır kalır. Kendi yarattığımız bu yığın altında ve zaman içinde psikolojil olarak eziliriz. Kendimize olan güveni kaybeder, bir kısır döngüye gireriz.

Artık Ertelemecilik O Kadar Moda Olduki Dünyada Artık Bu Artan Sayı İle Ertelemeciler Klübü Kuruldu Ama Yönetim Kurulu Toplantısı Bir Türlü Yapılamıyor Çünkü Toplantı Tarihi Sürekli Erteleniyor J))))))

Neden Erteleriz;

· Alışkanlıktır,

· Hep zor ve sevimsiz işleri erteleriz (Nöbet ve rotasyon çizelgeleri, ders hazırlama gibi…)

KURTULMANIN YOLLARI:

· Hoşlanmadığınız işleri önce yapın,

· Ertelenmesi muhtemel işleri parçalara ayırın,

· Bir bitirme tarihi tesbirt edin ve bu konuda birisi ile bahse girin,

· İşi bitirince kendini ödüllendir,

· Bu sıkıcı ve sevimsiz görevi birisine devretmeyi düşünün,

· Elinizde ne var ise onunla yetinerek yola çıkın. Daha fazla kaynak bulacam diye vakit kaybetmeyin. Mesela ben bu ders içinde bazı kitaplar aldım ama okumaya bile fırsatım kalmadı J

Her zaman kendimize şu soruyu sormalıyız. Ne yapmak istiyorum yerine neyi yapmalıyım? Neyi yapmam daha önemli diye.

Masamızın Organizasyonu;

Masamızı mutlaka amaçlarımıza uygun, etkin kullanabilecek halde tutmamız zaman yönetimi açısından çok önemlidir. Bu yığın içinde kendimizi sıklıkla kaybederiz. Uygunsa masanız mutlaka bol çekmeceli olmalıdır. Burayı evimiz kadar iyi düzenlemeliyiz. Çalışma masamız hemen kapının karşısında olmamalıdır, yoksa gelip geçen herkese bakmak zorunda kalırız, unutmayın ki masamızda manzara seyretmek için oturmuyoruz

Masanın Düzeni Nasıl Olmalı:

Masada yerde, kanepede, her yerde yığın yığın kağıtlar, dosyalar, okunacak degiler, mektuplar, kağıtlar vs. vs. Sorsanız hepsi lazımdır. Hepsi çalışılacaktır. Böyle bir ortamda üretken olabilmek mümkün değildir. Peki ne gibi zararları olabilecektir?

· İş üzerindeki kontrolümüzü kaybederiz,

· Üretkenliğimiz azalır,

· Hergün hakkından gelinememiş o yığınları gördükçe moralimiz bozulur ve yine sıkıntıya düşeriz,

· Arkadaşalarımız arasında prestijimiz azalır

Bozuk Masa Düzeninden Kurtulmanın Yolları:

1. Bu masayı düzenlemek için kendine bir zaman dilimi ayır,

2. Dağınıklık had safhada ise salam tekniğini kullan, yani önce üstünü, sonra çekmecelerini kısım kısım temizle,

3. Çok gerekli olmayan şeyleri ayırın. Kalemler, notluklar, fotoraflar bunların msaasa üzerinde yeri yoktur, belki bir gün kullanılır umuduyla masa üzerinde birşey tutmayın,

4. Masanızın arkasına pahalı olmayan raflar koyun, herşeyi oralara düzenleyin,

5. Bütün sahipsiz kağıtları tek bir dosyada toplayın. GENEL KURAL OLARAK ŞÜPHEDE İSENİZ ATIN. Eğer YASAL VE VERGİ EVRAKI DEĞİL İSE. MÜMKÜN OLDUĞUNCA ÇOK KAĞIT ATIN.

6. Gelen bir mail veya mektubu üç gün içinde okuyup cevaplayamadınız ise onu çöpe atın. Zaten artık süresi geçmiştir. Kıymeti kalmamıştır.

7. Kağıt parçaları ile olan duygusal bağınızı mümkün olduğunca azaltın. Masaya hakim oldukça kendinize olan güveniniz artacaktır. Birçok kişi bu kağıtların hepsinin lazım olduğunu kullanacağını ve veya unutmamak için oraya koyduğunu ifade etmektedir. Ama o yığın arasından seçebilmek için kaybedeceği zamanı hiç düşündünüz mü?

8. Çalıştığın konu dışında hiç birşey masa üzerinde bulunmamalıdr,

9. Gelen bir evrak okunmalı, gereği yapılmalı, ya cevaplanmalı, ya çöpe atılmalı

10. Evraklar için AHİD sistemi kullan;

· A: At gitsin,

· H: başkasına havale et,

· İ: İlgilen,

· D: daha sonra kullanmak üzere dosyala

Mektuplar;

· Hemen okunarak cevaplanmalıdır,

· Eğer üzerinde antet yoksa okumadan çöpe at,

· Fazladan gelen spam e mailler ile pazarlama şirketlerinden gelen mektupları kesmeniz gerekir

Ofis Asistanları:

İyi bir sekreter sadece sıkıcı işleri paylaşmaz, ayni zamanda bilgi ve yetenekleri sayesinde bizi birçok detaydan kurtarır.

Telesekreter;

Zaman yönetimi için çok önemli bir aracıdır. Buradaki mesaj şu anda size cevap veremiyoru (z) şeklinde olmamalıdır. Ersoy ailesi için notunuzu bırakırmısınız? Veya saat 13’e kadar dersteyim gibi kısa ve öz notlar olmalıdır.

Görevlendirme

Görevlendirdiğimiz kişi yük atı olmak istemiyecektir. Eğer görevlendirdiğinde önemli olduklarını anlayacak olurlarsa çok iyi performans göstereceklerdir.

Şu soruları kendimize sormamız gerekir:

1. Şu anda tarafımdan yapılmamaması gereken hangi işleri yapıyorum?

2. Benimle ayni seviyedeki arkadaşların yapabileceği hangi işleri aptalca halen ben yapıyorum?

İşte bu işleri mutlaka başkasına devredin, onu motive edin ve iş bitimindede hemen ödüllendirin…

Çalışmalarınızın Engellenmesi;

· Çalışmanızın ani ziyaretle, tlf ile engellenmesini engelleyin,

· Astlarınıza işi devredin, çok iyi anlatın ve aranızda sık sık soru sorulmasını engelelyin.

· Yardımcılarınız ile günün belirli saatlerinde veya haftanın belirli günlerinde beraber olunuz, hean değil, öçm tez çalışmaları gibi,

· Misafir trafiğini mutlaka engellenmeniz gerekir

· Sandalyenin kenarında oturarak,

· Kişiyi kapıda ayakta karşılayarak,

· Ayağa kalk, konuşma sırası sana gelince ona doğru yürü, teşekkür et,

· Resmi bir tavırla konuşun,

· Çay ısmarlamayın,

· Onun ve sizin görebileceğiniz bir yerde saat bulundurun

· Özet olarak, ziyaretiniz için tşk. ederim gibi sözler kullanın,

· Eğer davetsiz ve randevusuz bir misafir ise ya sonrası için randevu verin ya da başka birisi ile görüşmesini sağlayın

Telefon

Tlf açmadan önce gerekliliğini tartışın, konuşacaklarınızı not alın,

· Karşınıza kum saati koyun,

· 3 dk. kesici koyun,

· Telesekreter kullanın,

· Düofonlu tlf kullanın o arada başka şeyler yazabilir veya okuyabilirsiniz,

· Doğrudan konuya girin, geyiği bırakın,

· Telefonunuza hemen ulaşabilecek mesafede bulundurun evde telsiz tlf kullanın,

· Trafik sıkıştığı zaman GSM tlf kullanarak zamanınızı değerlendirin,

Bilgi Toplama, Özümseme Ve Uygulama

Çağımız enformasyon çağı. Tlf, mailler, internet, faz, dergiler, text booklar heryerden bilgi yapıyor. Bunları okuyabilmelk mümkün değil mutlaka elememiz gerekiyor. Bilgi miktarı her 4 yılda bir ikiye katlanıyor. Bunun içinde;

· Gerçekten hangi bilgilere ihtiyazcımız var onları bilmemiz gerekir,

· Seçerek okuyun,

· Tek bir gazete üzerine yoğunlaşın,

· Hızlı okuma yöntemlerini öğrenin,

· Okuyamadığınız dergilerin aboneliğini iptal ettirin,

· Amerikayı tekrar keşfetmek içn uğraşmayın, direkt onunla ilgili kaynaklara uzanın. Bizim afet planlaması gibi,

Okuma ve Daha Hızlı Okuma

· Okuyacağınız öncelikli kitaplarınız elinizin altında olsun. Mesela WC’de…

· Yolculuklarda mutlaka birşeyler okuyun,

· Beklerken mutlaka okuyun. Randevulara ve toplantılara giderken mutlaka yanınızda okunacak birşeyler bulundurun,

· Yatmadan önce okuyun,

· Amaçsızca değil amaca yönelik okuyun,

· Kelime kelime okumayın,

· Dudaklarınızı oynatmayın,

· Kitabı çizin,

Sıkıcı Günlük İşler

Banka:

· Su, elektrik gibi ödemeleriniz için mutlaka ödeme talimatı veriniz,

· Üzerinde isim soyad ve adresinizin olduğu bir kaşe yapın ki sık sık bunları yazmak zorunda kalmayasınız,

· En fazla bir adet kredi kartı kullanın,

· Evinize veya işinize en yakın banka ile çalışın (Bizde Pamuknabank veya Y. Kredi gibi…),

· Banka dekont ve faturalarını mutlaka hemen dosyalayın

Daha İyi Uyuyun

Zamanı en iyi değerlendirebilen 2 adet yöntem vardır;

· Uykudan çalmak çünkü uyumak kaçmak demektir,

· İyi ve yeterince uyumak daha zinde olmamızı ve ertesi gün daha rahat etmemizi sağlar. Bu nedenle yorgan altında çok iyi dinlenebilme becerimizi geliştirmemiz gerekir

· Gündüz şekerlemeleri çok iyidir. 15 dk’lık bir uyku gecenin 3 saatlik uykusuna bedeldir.

Einstein günün yarısında uyurken, Edison sadece 4 saat uyuyordu.

İşimiz bitti tekrar eve geldik;

· Banyoda sabah beklemeleri engelleyebilmek için aile bireylerinin ayrı saatlerde kalkmasını sağlayın,

· Evde sık kulanılan eşyalarınızı yedeklerin (Cola, sigara, tuvalet kağıdı gibi),

· Eşyalarınızı bulabileceğiniz bir yere koyun,

· Dolaplarınızı düzenleyin, evdeki dağınıklığı engelleyin,

· Benzer aletleri beraber koyun (alet çantası gibi)

· Yedek anahtarlarınızı belirli bir yerde toparlayın,

· Tamir belgeleri, kullanma rehberleri, sigorta ile ilgili belgeleri ayni çekmecede tutun,

· Aileniz ile ilgili olarak tüm kimlikler, tapular, kredi kartı ve ehliyet gibi belgelerin birer fotokopisini çektirin ki kayıp ederseniz zorlanmayın,

Sonuç;

· Önce önceliği olan iş, ayni anda 10 tane önceliği olan işiniz olamaz,

· Masanızı mutlaka düzenleyin,

· Hayır demeyi öğrenininiz,

· Toplantılara gündem ile gidiniz, yanınızda okunacak birşeyler bulundurunuz,

· Mükemmeliyetçilik tuzağından kurtulun,

· En önemli anahtarlar: Önce önceliği olan iş ve planlama

· Mutlaka yakın ve uzak vadede hedefleriniz olmalı,

· Yapılacak işlerde daima A ile başla, B ile değil,

Sonuç olarak şunları unutmamamız Gerekiyor:

1. Önce önceliği olan işler…

2. Kariyerinize sarılıpta uyuyamayız, öncelikli olarak eşimizi ve ailemizi unutmamalıyız,

3. Çalışmak için mi yaşıyoruz, yaşamak için mi çalışıyoruz? Cevabını hala bulamadığım bir soru…

Kaynaklar:

1. Time management for the academiic emergency physicians. Steven PARRİLLO. Http://www.emedicine.com

2. Zamanı doğru kullanma. Kate KEENAN.

3. Kişisel zaman yönetimi. Marion E. HAYNES.

4. Zaman yönetimi. Ray JOSEPHS