YÖNEYLEM ARAŞTIRMASI

1. Giriş

Yöneylem Araştırması sibernetik, sistem mühendisliği, iletişim bilimleri, çevre bilimleri ve sistem bilimleri gibi İkinci Dünya savaşından sonra gelişen disiplinlerarası bir bilimdir. (Esin, 1981, s.1) Diğer tüm bilim dallarında olduğu gibi yöneylem araştırmalarının ortaya çıkışı da bir ihtiyaç yüzünden olmuştur. Belirli bir sorunu bilimsel teknikler, araçlar ve metodlarla çözmek zorunda olduğumuz halde elimizdekiler yeterli kalmayınca yeni bir teknik geliştirmek, insanoğlunun her zaman başvurduğu yöntem olmuştur. Yöneylem araştırmaları da benzer bir yoldan geçmiştir.

Yöneylem araştırmaları diğer bilimsel metodlara göre oldukça yeni sayılabilir. Çünkü 2. Dünya savaşında kullanılmaya başlanmış bir yöntemdir. Önce İngiltere’de ortaya çıkmış ve daha sonra Birleşik Devletler tarafından geliştirilmiştir. Bilindiği gibi 2.Dünya savaşı büyük yıkımlara neden olmakla birlikte, savaşı kazanmak isteyen tarafların inanılmaz derecede bilgi birikimi ve buluş yapmasını da sağlamıştır. Bu yöntem yönetim, endüstri ve iş alanında oldukça etkili kullanılmakta olan bir metoddur. İngiltere’de Birleşik Devletlere göre daha yaygın bir kullanım düzeyinde olmasına rağmen endüstri alanındaki uygulamaların geliştirilmesi ile birlikte yeni dünyadaki uygulumalarda da hızlı bir artış olmuştur. (Keys, 1991)

Yöneylem araştırmalarının sağlamak istediği en önemli yarar, tüm bir organizasyon için imkanlar dahilindeki en iyi sonuç verecek kararları bulmaktır. Örnek vermek gerekirse, yöneylem araştırmaları aşağıdaki problemlere ve benzerilerine çözüm arar.

1- Bir süpermarkette kaç tane kasiyer çalışmalıdır ki, hem müşteriler çok fazla beklemek zorunda kalmasın, ancak personel giderleri de makul ölçüler içinde kalsın.

2- Yeni kurulacak bir hastane şehrin hangi noktasına yapılmalıdır ki, en fazla insanın en kısa sürede yararlanması sağlansın?

3- Bir fabrikadan satış mağazalarına ürün yollamanın en ekonomik yolu nedir? (French, Hartley, Thomas & White, 1986)

Bu örnekler doğaldır ki çok sayıda çoğaltılabilir. Ancak genel olarak gözlenen durum, yöneylem araştırmalarının imkanlar dahilinde en iyi sonucu almak için kullanılan bir yöntem olduğudur.

2. Tarihçe

Yöneylem araştırması çalışmalarına ilk olarak II. Dünya Savaşı sırasında başlanmıştır. Savaşın ortalarında İngiltere’yi bombalayan Alman uçaklarının verdiği zarar yüzünden bir önlem almak isteyen İngiliz Genel Kurmayı çareyi bilim adamlarına danışmakta bulmuştur.

Bu dönemde, İngiliz Genel Kurmay Başkanlığı, Fizikçi Prof. Plackett’in de bulunduğu farklı disiplinlerden bilim adamlarına danışmıştır. Sorun sınırlı sayıdaki radar ve avcı uçaklarıyla Almanlara karşı nasıl bir ulusal savunma kurulabileceğidir. Araştırma grubunun başkanı olan Prof. Plackett’de eldeki askeri bilgilere ihtiyaç olacağını ve bu bilgilerin tamamının kendilerine verilmesi durumunda bir çözüm üretebileceklerini bildirmiştir. Bundan sonra araştırma ekibinin Alman hava hücumlarının dağılımını olasılık kurallarına göre hesaplayarak eldeki olanaklarla oluşturduğu hava savunma sistemi beklenenin çok üstünde bir başarıya ulaşmıştır. Uçak sayısı bakımından oldukça üstün durumda bulunan Alman hava kuvvetlerinin hemen her hücumu bu hava savunma sistemi sayesinde İngiliz avcı uçaklarıyla karşılanmış ve böylece Almanlar etkili bir hava baskını yapamamıştır.

Yöneylem araştırmalarının savaş sırasında sağladıkları bu büyük başarı karşısında, savaş sonrasında bu bilimsel yaklaşıma kayıtsız kalınamadı. İngiliz hükümeti büyük bir yıkımla çıktığı savaş sonrasında, ekonomi, sanayi ve yönetimin yeniden gözden geçirilmesine karar vermişti. Büyük bir savaş sonrasında yapılması gereken değişiklikler belirlenmek zorundaydı. Bu çalışmalarda savaş sırasında yetkinliğini ispatlamış olan yöneylem araştırması yönteminden fazlasıyla yararlanıldı. 1950’lerde itibaren Amerika Birleşik Devletlerinde birçok alanda kullanılmaya başlanmıştı. (Keys, 1991).

3. Yöneylem Araştırmasının Tanımı

Yöneylem araştırması iş, devlet ve askeri alanlarda insan,makine, materyal ve para yönetiminde oluşan problemleri çözmek için kullanılan bilimsel bir metoddur. Şans ve risk gibi çeşitli faktörleri de gözönüne alarak, alternatif kararlar ve stratejiler üreterek sistemin bilimsel bir modelini ortaya çıkarmaya çalışır. Amaç, yönetimin vermesi gereken kararlara bilimsel bir şekilde yardımcı olmaktır.(Churcman, Ackoff, Arnoff, 1957)

Bir diğer yöneylem araştırması tanım da, “kısıtlı kaynaklarla en iyi (optimum) çözümün elde edilmesine yarayan bilimsel bir yaklaşım” şeklindedir.(Taha, 1987, p.1)

4. Özellikleri

4.1 Sistem Yaklaşımı Özelliği

Çözümü aranan sorunlarla ilgili olan ve çözüm sonuçlarını ihmal edilemeyecek biçimde etkileyecek olan, problemin ilişkin olduğu örgütün içindeki veya dışındaki tüm etkenlerin gözönüne alınması sistem yaklaşımının gereğidir. (Esin, 1981)

Ele alınan sistemlerin çeşitli bölümlerinin amaçları birbiri ile çelişkili durumda olabilir. Bu nedenle yöneylem araştırması bir sistemle ilgili probleme çözüm ararken, sistemin tümüne en uygun çözümü bulmaya çalışır. Dolayısıyla, yöneylem araştırmasının sistemin belirli bir alt bölümü için bulduğu en uygun çözüm, tüm sistem için en uygun çözüm olmayabilir.

Bu yöntem ilk olarak askeri alanda kullanılmış olmasına rağmen, asıl gelişimi endüstriyel kurumlarda kullanılması ile olmuştur. Endüstri devriminden önce, çok küçük olan işletmeler, genellikle bir kişinin çalışmaları ile yürütülmekteydi. Bu insan genelde işletmenin patronu sıfatınını taşırdı ve planlama, satın alma, ürün geliştirme, pazarlama, eleman seçme gibi işletme ile ilgili tüm kararları tek başına almak zorunda kalırdı. Ancak endüstri devriminden sonra büyüyen ve kontrol edilmesi zorlaşan şirketler bu işleri çeşitli bölümlere ayırmış ve daha küçük parçalara bölmüştür.

Bu bölünmeler sonucunda bir şirket içinde birden fazla ve birbiriyle çelişebilen amaçlar ve bu amaçlara ulaşmak için hedefler belirlenmiştir. Örneğin, şirketin üretim bölümü en ucuz şekilde en fazla üretim yapmak istemektedir. Pazarlama bölümü en az masrafla en fazla satışı yapmak arzusundadır. Finans bölümü şirket sermayesini en verimli şekilde kullanmak için çaba sarfederken, insan kaynakları ise kaliteli personeli en düşük ücretten çalıştırmayı istemektedir. Bu amaçlar genellikle bir birleri ile tutarlı olmadıkları gibi, sık sık birbirleri ile çatışmaktadır.

İşte bir kurum içinde de, bölümlerin kararları ancak toplamda uygun bir çözüme ulaşacaksa kabul edilebilir. Yöneylem araştırmaları işte bu noktada hem her bülüm için en uygun kararın alınmasında yardımcı olacak, hem de bu kararların işletmenin genel amaçlarına uygun olmasını sağlayacaktır. Bu çalışma prensibi aynı zamanda “sistem yaklaşımı” “system approach” olarak adlandırılmaktadır. (Churcman et al., 1957)

4.2 Disiplinlerarası Yaklaşım Özelliği

Herhangi bir sorunu yöneylem araştırması yöntemiyle çözümleyebilmek için bir araştırma ekibinin oluşturulması gerekmektedir. Yöneylem araştırmasının temel özelliklerinden birisi de disiplinler arası ekip çalışması biçiminde olmasıdır. Çünkü, problemi her yönüyle görebilmek, dolayısıyla doğru bir çözüme ulaşabilmek için, yöneylem araştırmalarında çeşitli bilim dallarından gelen uzman araştırmacılardan yararlanılır. Bu nedenle, yöneylem araştırması projelerini yürütecek araştırmacı ekiplerin değişik branşlardaki kişilerden oluşması arzulanır. (Esin,1981)

Disiplinlerarası yaklaşımın sağladığı iki önemli avantaj vardır. Birincisi bir problemin çözümü için varolduğu düşünülen çözümlerden daha fazlasını ortaya çıkarmasıdır. Bir kişinin tüm çözümleri görebilmesi olanaksız olmasa bile, bir takım çalışmasına göre daha düşük olasılıklıdır. Yani “akıl akıldan üstündür”. Diğer avantajı ise, sistem içindeki farklı bilimlerin bir arada olduğu gerçeğinde ortaya çıkmaktadır. Aynı sistem içinde fizik, sosyoloji, psikoloji, ekonomi, mühendislik alanlarının buluşması, sorun çözmede bu alanların temsilcilerinin de katkıda bulunmasını zorunlu kılmıştır. (Churcman et al., 1957)

4.3 Bilimsel yöntemlerle Yaklaşım özelliği

Yöneylem araştırmasının probleme yaklaşım bakımından en önemli katkısı, sistemin ögelerini ve aralarındaki ilişkileri temsil eden modeller kurabilmesi ve modeldeki parametrelerin veya karar değişkenlerinin bir diğerine olan etkisini kolayca etüd edebilmesidir.

Yöneylem araştırmaları genel olarak birbirini izleyen şu adımlardan oluşur:

a) Problemin belirlenmesi

b) Model geliştirilmesi

c) Modelin çözümü

d) Modelin ve çözümün test edilmesi

e) Sonuçların yeniden kontrol edilmesi

f) Çözümün yerleştirilmesi (Churcman et al., 1957)

4.3.1 Problemin belirlenmesi

Bir organizasyona ait sorunun çözümü için öncelikle sorunun doğru olarak belirlenmesi gerekmektedir. Bunu sağlamak için de sistemin tanınması gereklidir. Çünkü, araştırma grubunca, işletmenin amaç ve hedeflerinin bilinmesi, soruna bir bütün olarak bakılması sorunu belirlemede çok yardımcı olacaktır. Sistemi tanımanın bir diğer avantajı da, sorunu sistemin içinde bir bütün olarak görülmesini sağlar. Yani, ele alıncak sorun bir bölümün değil aslında tüm sistemin bir parçasıdır. O halde sistemin tamamının nasıl işlediği net bir şekilde belirlenmelidir.(Keys)

Problemin belirlenmesi evresinde araştırma ekibinin bazı bilgilere sahip olması gerekir. Bu aşamadaki önemli ögeler şunlardır:

	Karar verici
	Karar vericinin amaçları
	Karar değişkenleri(Kontrol edilebilen değişkenler)

X_j, j = 1,2,3,....,n;

Bu tür değişkenler karar vericinin kontrolünde olan ve işletmenin stratejisini etkileyen değişkenlerdir. Diğer bir deyişle, değerleri karar verici tarafından saptanıp gerçekleştirilebilen örneğin yatırım kararlarında kurulacak herhangi bir tesisin yeri, kapasitesi v.b. gibi değişkenlerdir.

Parametreler (Kontrol edilemeyen değişkenler)

Y₁ j = 1,2,3,....,n;

Bu tür değişkenler karar vericinin kontrolünde olmayan yani kontrol edilemeyen ve ortamdan gelen değişkenlerdir. Diğer bir deyişle, sistemin işleyişini etkileyen fakat değerleri karar verici tarafından tarafından saptanamayan değişkenlerdir. Örneğin, birim başına maliyet, talep, v.b. gibi.

Kısıtlayıcılar

Sonucu etkileyen ve sorun yaratan bir öğedir. Örneğin, bütçe kısıtı, talep ve girdi kısıtı v.b. gibi. (Esin, 1981)

4.3.2 Model geliştirilmesi

Problem belirlendikten sonra yapılacak iş, problemi en iyi bir biçimde temsil edebilecek bir modelin kurulmasıdır. Model, gerçek yaşamın bir takım varsayımlarla basitleştirilmiş bir biçimidir. Diğer bir ifadeyle, gerçeğin gösterimi veya gerçek durumun bir özeti olarak tanımlanabilir.

Model geliştirme, sistem yaklaşımını zorladığı gibi problemin öğeleri arasındaki ilişkilere ışık tutar ve karar vericiye seçenekleri göstermede yardımcı olur.

Bir matematiksel model genel olarak;

M = f (X_j,Y_j)

Şeklinde ifade edilir. Matematiksel modelde;

X_j : Kontrol edilebilen değişken

Y_j : Kontrol edilemeyen değişken

f : X_j ile Y_j arasındaki matemetiksel ilişkiyi ifade eder.

Bir yöneylem araştırma probleminin çözümü, genel olarak M değerini eniyi (optimum) yapan X_j değerinin bulunması demektir. Eniyi kelimesinin anlamı, belli bir ölçüte göre mevcut koşullar içinde amaç fonksiyonunun enbüyük (maksimum) veya enküçük (minimum) değerinin bulunmasıdır.

4.3.3 Modelin Çözümü

Bu aşamada problem içinde kullanılacak değişkenlerin belirlenerek modelin çözümün elde edilmesidir. Çözüm aşamasında değişik yöntemler kullanılmakla birlikte genel olarak iki ayrı çözüm elde edilebilir.

	Optimal çözüm: Bu çözüm var olan çözümlerin en iyisidir. Fakat, bazen gerçekçi olmayabilir.
	Optimuma en yakın çözüm: Bu çözüm simulasyon v.b. tekniklerin uygulanmasıyla elde edilen çözümlerdir.

4.3.4 Modelin ve çözümün test edilmesi

Problemin belirlenmesi ve çözümünün elde edilmesi yeterli değildir. Kurulan modelin ve elde edilen çözümün gerçeğe uygunluğunun denenmesi gerekir. Eğer çözümler gerçekteki durumlarla bağdaşmıyorsa bunun nedenleri aranmalıdır. Aramaya olumlu sonuç elde edilinceye kadar dek devam edilmelidir.

Genellikle yapılan hatalar aşağıdaki nedenlerden olabilir.

	Model, probleme etkisi omayan bazı değişkenleri kapsayabilir.
	Model, problem için önemli olan bazı değişkenleri dikkate almamıştır.
	Bazı karar değişkenleri yeteri derecede doğru olarak hesaplanmamıştır.
	Modelin yapısı hatalıdır.

4.3.5 Sonuçların yeniden kontrol edilmesi

Bu aşama, kontrol sonucunda ortaya çıkacak olası hataların düzeltilmesi ve yeni sonucun uygunlaması sürecini kapsar.

4.3.6 Çözümün yerleştirilmesi

Model denenip sonuçları değerlendirildikten ve uygulama safhasına konulabileceği karar verildikten sonra, karar vericiye anlatılır ve düşünceleri alınır. Bu aşamada da yöneylem ekibine iş düşmektedir. Geliştirilen modelin uygulamaya konulması için karar vericinin söz konusu modelin sağlayacağı yararları görmesi ve inanması gerekir. Model uygulamaya konulduğunda yöneylem arştırma ekibi görevine bu devrede de devam eder. Bazı durumlarda gerekli kontroller ile modelde düzeltme yapılabilir.

5. Yöneylem araştırmasında kullanılan modeller

Yöneylem araştırmalarında problem tanımlandıktan sonra, problemin durumuna göre çözüm için eldeki modellerden birisi seçilmek zorundadır. Doğaldır ki seçilecek model çözüm için en uygun model olmak zorundadır. Bu modeller aşağıda sıralanmıştır.

1. Doğrusal programlama (Linear Programming)
2. Kuyruk teorisi (Queuening theory)
3. Stok modelleri
4. Oyunlar teorisi (Game theory)
5. Benzetim (Simulation)
6. Markov tekniği (Markov chains)
7. Olasılık teorisi (Probality theory)
8. İstatiksel karar teorisi (Statistical decision theory)
9. Network analizi
10. Doğrusal olmayan programlama
11. Dinamik programlama(Taha, 1987)

Bu modeller arasında, kütüphanecilik alanında en fazla yararlanılan modeller, doğrusal programlama ve kuyruk teorisidir.

5.1 Doğrusal Programlama:

Doğrusal planlama belli doğrusal eşitliklerin veya eşitsizliklerin kısıtlayıcı koşulları altında doğrusal bir amaç fonksiyonunu optimumlaştırmak biçinde tanımlanır. Optimumlaştırmak, belli bir amaca enküçük masrafla ulaşmak veya belli kaynaklarla enbüyük ürünü sağlamak anlamına gelir.Doğrusal planlamada problemin amacını ve niteliklerini belirleyen matematiksel bir model kullanılır. Çünkü, doğrusal planlama faaliyetlerin amaçlara eniyi (optimal) olan kararların neler olduğunu bütün geçerli seçenekler arasından matematiksel model aracılığıyla elde etmemize olanak sağlar.

Doğrusal Programlama, doğrusal bir amaç fonksiyonunu belirli eşitlik veya eşitsizlik şeklindeki kısıtlayıcı koşullar altında “eniyilemek” biçiminde tanımlanır. Bu yöntemle çözülebilen başlıca problem türleri:

	Ulaştırma problemleri
	Bütçe problemleri
	Üretim planlaması
	Envanter problemleri
	Yer seçimi
	Yatırım planlaması (Esin, 1981)

5.2 Kuyruk teorisi:

Servis olanaklarının eniyi sayısının saptanması ve eniyi giriş veya çıkış sürelerinin ayrı ayrı veya ikisinin aynı süreçte belirlenmesini inceler. Örnek olarak;

	Şehir içi veya dışı nakliyatın düzenlenmesi
	Hizmet yerlerinde en uygun servis sistemi tesisi
	Telefon hatlarından maksimum yararlanama
	Limanlarda giren, boşalan, yüklenen gemilerin düzenlenmesi (Esin, 1981)

6. Yöneylem araştırmaları ile çözülmüş kütüphanecilik problemlerine bir bakış

Kütüphanecilik alanında günümüze kadar yapılmış yöneylem araştırması uygulamalarında görünen önemli bir gerçek, bu uygulamaların araştırma metodunun doğasına uygun olarak, takım çalışması halinde yürütüldüğüdür. Çünkü kütüphaneclilik alanındaki bir problemin ortaya konması için, meslekten gelen bir kişinin sistemi daha yakından tanıması dolayısıyla yararlı olacağı aşikardır. Yine sistemin çalışmasını ortaya koyacak bir sistem analisti, soruna ait modeli oluşturacak ve çözecek bir yöneylem araştırmacısı ki bu kişi matematik, fizik ya da mühendislik kökenli olabilir, bu grubun içinde olması gereken insanlardır. Ayrıca problemin özelliğine göre daha farklı alanlardan da kişiler bulunabilir. Örneğin sorun bir binanın nasıl en verimli kullanılabileceği ise bu çalışma grubunda bir mimarın da bulunması hiçbir zaman yadırganmayacaktır. (Busha & Harter, 1980)

Kütüphanecilik alanında bütçe yönetimi ile ilgili bir problemin nasıl çözümlendiğini geniş olarak anlatmadan önce, bu yöntemle çözülebilecek diğer kütüphanecilik problemlerinden kısaca bahsetmek gerekirse;

· Kütüphane koleksiyonunun belirli bir sürede ne kadar büyüyebileceğini tahmin etmekte (Busha & Harter, 1980),

· Ödünç verme servisinde bekleme süresini en aza indirmek için yapılacak çalışmalarda (Busha & Harter, 1980),

· Bir yayının ne süre ile ödünç verilmesinin kullanıcı açısından en uygun ve memnuniyet verici olacağının hesaplanmasında (Goyal,1970),

· Kütüphaneler arası ödünç verme siseminde harcamaları en alt düzeye indirmek için yapılması gerekenleri saptamakta kullanılabilir (MacDougall, Wheelhouse & Wilson, 1990).

6.1 Bir uygulama: Bütçe yönetimi

Kütüphanelerin varolmasından günümüze dek çözmek zorunda oldukları birçok sorunla karşılaştıkları bilinen bir gerçektir. Zaten yaşayan bir organizmanın devamlılığını sağlaması bu koşula bağlıdır. Sorunlarını çözemeyen varlıklar yaşam sürelerini doldurmuşlar demektir. Kütüphaneler içinde en sık rastlanan sorun, belki de bütçe ile ilgili olanlardır. Çünkü sahip olduğu bütçe ne kadar büyük olursa olsun, istekler her zaman daha fazladır. Kullanıcı açısından bakılırsa, istediği her kaynağın kütüphanede olması gereklidir. Ancak ,genellikle, eldeki imkanlar buna olanak vermez. Dolayısıyla kütüphaneciler, özellikle de satın alma bölümü çalışanları, sahip oldukları bütçeyi harcarlarken belirli kriterlere dikkat etmek zorundadırlar. Örneğin bir üniversitede bulunan bölümler, kendi branşlarına ait yayınların kütüphanede bulunması için istekte bulunurlar. Ancak olanaklar çoğunlukla, bu istekleri karşılayacak düzeyde olmaz. Bu durumda çeşitli sorunlar ortaya çıkmaktadır: “Bütçenin ne kadar bir kısmı satın alma için kullanılmalı”, “Herhangi bir bölümün isteklerine öncelik tanınmalı mı?”, “Eğer öncelik tanınacaksa, seçim nasıl yapılmalı?”, “Bir derginin ya da kitabın birden çok kopyasını satın almaya hangi durumlarda onay verilmeli” v.b. Bu sorular bir üniversite kütüphanesinde bu şekilde olabileceği gibi, örneğin bir kurum kütüphanesinde farklı bölümler için geçerli olacaktır. Ancak sonuçta benzer sorunlar hep yaşanmaktadır ve yaşanacaktır. Bu ve benzeri problemlerin çözümü için yöneylem araştırma yönteminden yararlanılabilir. Doğrusal prgramlama (linear programming) modeli ile nasıl çözüme ulaşılacağı aşağıda açıklanacaktır.

6.1.1 Satın alma bütçesinin dağıtımında gözönüne alınması gerekenler

1) Kitap ve süreli yayın alınacak bölüm sayısı: n;

2) Satın alma için ayrılmış toplam bütçe: M;

3) i = 1,2,3,...,n olmak üzere bölümler için ayrılan bütçe: X_i;

4) i = 1,2,3,...,n olmak üzere bölümün önemi: C_i;

5) Bir bölüm için belirlenmiş enyüksek ve endüşük limitler: (U_i), (L_i);

Genel formülasyon şu şekilde oluşmaktadır:

Z = C_i.X_i (1) (Amaç Fonksiyonu)

X_i L_i (2) (Alt limit sınırlaması)

X_i U_i (3) (Üst limit sınırlaması)

X_i M (4) (Toplam bütçe sınırlaması)

X_i 0 (5) (Negatiflik sınırlaması)

6.1.2 Grupsal Kısıtlamalar

Yukarda belirtilen kısıtlamalar her bir bölüm için ayrı ayrı tanımlanmıştır. Ancak birden çok bölümün aynı bütçeden yararlanılacağı düşünülerek grupsal kısıtlamalar da yapılmak zorundadır. Örneğin A ve B bölümlerine ayrılacak bütçenin toplamı bunların enyüksek limitlerinin toplamından fazla olamaz. Başka bir örnek ise, A, B ve C bölümleri için harcanacak bütçenin toplamı bunların endüşük limitlerinin toplamından daha az olmamalıdır. Bu eşitlikleri şu şekilde gösterebiliriz:

A + B U_AB

A + B + C L_ABC

6.1.3 Araştırmanın mantıksal adımları

1) Satın alınması düşünülen kitap ve süreli yayınlar hakkında bölümlerin önerilerini almak üzere doldurulması istenen bir form hazırlanması gereklidir. Bu formda 3 ayrı kategoriye bölünmelidir.

a) Bölümün en fazla ihtiyaç duyacağı, “olmazsa olmaz” derecede önemli kitap ve süreli yayınlar.( Bu, bölüm için harcanacak endüşük L_i limiti gösterir.)

b) Alınması arzu edilen ancak yukarıdaki kitap ve süreli yayınlardan daha az önem arzeden yayınlar.

c) Bütçe yeterli olduğu takdirde bölümün sahip olmak istediği kitap ve süreli yayınlar.

Bu form sayesinde bölümlerin istedikleri yayınlardan kaçar kopyaya ihtiyaç duydukları da belirlenecektir. Birden fazla kopyası istenen yayınlar b kategorisinde ele alınacaktır. a ve b kategorilerinin toplamı o bölüme ait enyüksek limiti (U_i)oluşturur. Bazı durumlarda c kategorisi de bu enyüksek limite eklenebilir.

2) Endüşük limitlerin toplamı (L_i) genel bütçeden fazla olmamalıdır ya da enyüksek limitlerin toplamı (U_i) genel bütçeden daha az olmalıdır. Eğer endüşük limitlerin toplamı (L_i) genel bütçeden fazla olursa, problemin çözümü imkansızlaşır. Bu durumda bölümlerden istedikleri yayınların sayısında bir kesinti yapmaları istenmelidir.

3) Hangi bölüme öncelik verileceğini belirlemek için, isteklerin geldiği bölümün önemini belirlememiz gerekecektir. Herhangi bölümün önemini belirlemek için şu fonksiyonu kurabiliriz:

Ci = f( S_i, T_i, O_i ) = O_i

C_i = Bölümün önemi

S_i = Toplumun bölüme verdiği önem

T_i = Üniversitenin bölüme verdiği önem

O_i = Bölümün büyüklüğüne bağlı önemi. Bu öğrenci ve öğretim üyesi sayısına bağlıdır.

Formülde görüldüğü gibi, eğer O_i değeri sıfırsa sonuç alınamayacaktır.

Herbir bölümün önemini (C_i) belirlemek için şu faktörler dikkate alınmalıdır:

a) Bölüme ait konuların sosyal önemi

b) Diğer bölümlere verdiği destek

c) Üniversitenin bölüme verdiği önem

d) Sahip olduğu öğrenci sayısı

e) Sahip olduğu öğretim görevlisi sayısı

Burada belirlenmesi istenen değişkenleri kolayca elde etmek mümkün olmayabilir. Bu sorunu aşmak için, bazı koşulları önceden kabul etmek işimizi kolaylaştıracaktır. Örneğin toplumun ve üniversitenin bölüme verdiği önem, o bölümün büyüklüğü (öğrenci ve öğretim görevlisi sayısı) ile doğru orantılıdır şeklinde bir öngörü sayesinde, bölümün önemini sadece o bölümün büyüklüğüne bakarak karar verebiliriz.

Eğer bölümün büyüklüğünü hesaplamak istersek aşağıdaki tablodan yararlanabiliriz.

	Sayı	Etki derecesi	Toplam etki
Öğrenciler
Lisans	Ri	Ui	RiUi
Lisansüstü	Pi	Vi	PiVi
Araştırma görevlisi	Di	Wi	DiWi
Öğretim Üyeleri
Tam zamanlı	Ei	Ki	EiKi
Yarı zamanlı	Fi	Li	FiLi
Toplam=Oi

Bu tabloda “Sayı” sütunundaki bilgileri sağlamak çok kolay olacaktır. Sonuca ulaşmadaki zorluk, hangi tip öğrenci ya da öğretim üyesi grubuna ne büyüklükte etki derecesi verileceği sorunudur. Bu konuda hem öğrencilerin hem de öğretim üyelerininin katılacağı bir anket çalışması sağlıklı sonuç verebilecektir.

4) Problemin çözümü için alternatif bir yol izlemek istenirse, şu yöntem geçerli olabilir:

Önce tüm bölümlerin endüşük limitleri (L_i) toplanır ve genel bütçeden (M) çıkarılır. . Kalan miktar, en fazla öneme sahip (max.C_i) bölümden başlayarak, o bölüme ait enyüksek limit ile endüşük limitin farkı (U_i – L_i ) bulunarak, dağıtılır. Bütçenin tamamı bitinceye dek bu işlem sürdürülür.

Kütüphanler için büyük bir sorun olan satın alma, yöneylem araştırması sayesinde daha anlamlı bir şekilde çözülebilir. Böylece bütçe eniyi şekilde kullanılmış olur, az kullanılacak bir çok kitap ve süreli yayının alınması engellenir ve çok kullanılan yayınların daha fazla kopyası sağlanabilir. (Goyal, 1973)

Eğer bu örneği daha anlamlı hale getirmek istersek, sayısal veriler kullanarak problemi çözmek yararlı olacaktır:

M=12 (toplam bütçe)

n= 2 (bölüm sayısı)

C₁=2 (birinci bölümün önem katsayısı)

C₂=3 (ikinci bölümün önem katsayısı)

L₁= 2 (birinci bölümün alt limiti)

L₂= 4 (ikinci bölümün alt limiti)

U₁= 6 (birinci bölümün üst limiti)

U₂= 7 (ikinci bölümün üst limiti)

X₁+X₂ 12 (İki bölümün toplam limit kısıtlaması)

Şimdi bu veriler ışığında amaç fonksiyonunu ve eşitlikleri belirtirsek;

Z = C₁X₁+C₂X₂ (amaç fonksiyonu)

2X₁+3X₂0 için

X₁₌0 ise X₂= 0 ve X₁=1 ise X₂= - olur.

X₁2 ve X₁ 6,

X₂4 ve X27

X₁+X₂ 12

Bu işlemler sonucunda ekteki grafik üzerinde de görülebileceği gibi X₁(birinci bölüm bütçesi) 5 ve X₂ (ikinci bölüm bütçesi) 7 birim olarak bulunmuştur. Bu tür grafiksel çözümler aslında sadece matematiksel modelin nasıl meydana getirildiğini ve çözüldüğünü basitçe anlatmak için kullanılmaktadır. Çünkü bu problemde ikiden daha fazla bölüm olduğunu varsaydık, grafiksel çözüm uygulamamız mümkün olmayacaktı. Öte yandan bu tür problemlerin çözülmesi için kullanılmakta olan GAMS, LINDO, LINGO gibi yazılımlar bulunmaktadır. Bu sayede elimizde yeterince veri varsa, çözüme ulaşmak zor olmayacaktır.

Sonuç

Sistem analizi ile birçok yönden örtüşen yöneylem araştırması metodu, sisteme genel bir bakış açısı ile bakmayı, disiplinlerarası yaklaşımı ve sonuçta bir matematiksel model kurulmasını sağlayarak problemin çözümüne ulaşmayı hedefler. Sistemin parçaları ile ilgilenmekten çok sisitemin tamamı ile ilgilenir. Hedef tek tek parçaların değil, sistemin sorununu çözmektir.

Yöneylem araştırmaları, kütüphanecilik alanında birçok sorunun çözümünde yararlı olabilecek bir yöntem olarak karşımıza çıkmaktadır. Ancak yöntemin özelliği gereği, sorunun çözümünde kullanılacak verileri elde etmek sanıldığı kadar kolay olmayabilir. Hem kurumsal problemler, hem de kütüphanecilik alanın özelliği olarak insan davranışlarının öngörülememesi, veri toplama işinin ne denli zor olabileceği konusunda bize fikir verebilir. Öte yandan verilerin doğru olarak toplandığı varsayılırsa, çözüm bize çok uzakta olmayacaktır.

Kütüphanecilik alanında pek sık kullanılmamakla birlikte, belki de üzerinde durularak, kütüphanecilik alanına ait sorunları çözmekte daha etkin bir rol oynayabilecek bir yöntem olarak görülmesi yararlı olacaktır.

Kaynakça

Busha, Charles H. & Harter, P. Stephen (1980). Research methods in librarianship. Orlando: Academic Press.

Churcman, C.V., Ackoff, R. L., Arnoff, E. L. (1957). Introduction to operations research. New York: John Wiley.

Esin, Alptekin (1981). Yöneylem araştırmalarında yararlanılan karar yöntemleri. A.İ.T.İ.A Yayınları : Ankara

French, S. Hartley, R. Thomas, L. C. & D.J. White, (1986). Operational research techniques.

London: Department of Decision Theory University of Manchester

Goyal, S. K. (1970). Application of operational research to problem of determining appropriate loan period for periodicals. Libri, 20 (1-2), 94-100.

Goyal, S. K. (1973). Allocation of library funds to different departments of a university- an operational research approach. College&Research Libraries, 34 (3), 219-222

Keys, Paul (1991). Operational research and systems: The systemic nature of O.R. New York: Plenum Press.

MacDougall, A. F., Wheelhouse, H. & Wilson J. M. (1990) Effectiveness of a local inter-loan system for five academic libraries: an operational research approach. Journal of Documentation, 46 (4), 353-358.

Taha, Hamdy A. (1987). Operation research. New York:Macmillan Publishing Company